Как сравнить две книги Excel?

В Microsoft Excel есть действительно интересная функция, известная как «Сравнить файлы», которая позволяет сравнивать два конкретных файла или книги и помогает выделить эти изменения после сравнения. В этой статье мы объясним, как сравнить две книги Excel.

Зачем сравнивать таблицы Excel?

Есть много ситуаций, когда вам может понадобиться сравнить два листа Excel:

• У вас возникли проблемы с поиском обновлений, внесенных вашими коллегами в ваши книги Excel.
• Когда у вас есть две версии книги, например, предыдущая и текущая, иногда требуется продемонстрировать эти изменения вашему руководителю в компании.
• Возможно, вам придется проанализировать свой предыдущий рост. Для этого вам необходимо проверить изменения данных в текущем файле по сравнению с предыдущим файлом.

Проблема еще больше, когда несколько человек работают над одной книгой в Microsoft Excel и, следовательно, может быть несколько версий одного и того же файла. Во всех таких сценариях вы должны сравнить предыдущую и текущую книги, и это будет хорошей идеей, прежде чем продолжить.

Что можно сравнить в двух книгах Excel?

Функция сравнения фактически связана с различными функциями, с помощью которых она может дать нам правильные результаты. Всего существует 14 областей, в которых работает эта функция, и чаще вы можете выбирать по своему усмотрению. Вы можете установить или снять отметку с нужных опций. Ниже приведены области, в которых работает эта функция:

• Введенное значение

• Расчетные значения

• Формулы

• Формулы SysGen

• Ошибки формул SysGen

• Структурные

• Имена

• SysGen имена

• Ошибка имен SysGen

• Макросы

• Подключение для передачи данных

• Формат ячейки

• Защита клеток

• Защита листа / книги

В каждой из этих областей книга сравнения предоставляет вам действительно быстрый метод одновременного сравнения двух похожих книг.

Как сравнить две книги Excel?

Первый шаг в сравнении двух книг Excel для активации вкладки «Запрос» в Microsoft Excel. Если у вас этого нет прямо сейчас, просто выполните следующие действия:

Активация вкладки запроса в Microsoft Excel

1. Перейдите в меню «Файл> Параметры». Это откроет вам небольшое окно «Параметры Excel».
2. Теперь посетите раздел «Надстройки». Вы увидите раздел активных и неактивных надстроек приложений.
3. В разделе «Неактивные надстройки приложений» щелкните надстройку «Запросить» и активируйте ее.
4. Выберите надстройку «Запросить» и посмотрите в нижней части «Управление». В раскрывающемся списке выберите «Надстройки COM», нажмите кнопку «Перейти…», а затем нажмите «ОК».
5. Теперь на ленте появится вкладка «Запрос».

Включение вкладки "Запрос" в Excel

Шаги по сравнению двух книг Excel

Допустим, у нас есть две книги для сравнения их данных. Здесь мы используем «предыдущую» рабочую книгу и «текущую» рабочую книгу. В «Раннюю» рабочую книгу мы внесли некоторые изменения и сохранили ее под новым названием «Текущая» рабочая книга. Более ранняя рабочая книга содержит старые данные, а «Текущая» содержит некоторые измененные данные.

• Шаг 1. У нас есть более ранняя рабочая тетрадь, подобная этой:

Предыдущая рабочая тетрадь

• Шаг 2: Вот наша текущая рабочая книга, в которой, как вы можете видеть, есть некоторые измененные данные.

Текущая рабочая тетрадь

• Шаг 3: Теперь перейдите к любой из рабочих тетрадей. Щелкните вкладку «Запрос», а затем в разделе «Сравнение» щелкните «Сравнить файлы».

Выберите "Сравнить" на вкладке "Запрос".

• Шаг 4: Вы увидите окно сравнения, в котором вас попросят выбрать файл сравнения и с каким файлом вы хотите его сравнить. В нашем случае для более раннего файла используется опция «Сравнить », а для текущего файла – опция «Кому». Вы можете легко обменивать файлы, нажав на кнопку «Поменять файлы».

Выберите файлы для сравнения

• Шаг 5: Нажмите кнопку «Сравнить», и вы увидите новое окно, показывающее результаты сравнения. В нашем случае это статус «Нет в наличии» в более раннем файле, который изменился на «Есть в наличии» в текущем файле. Вы также можете увидеть подробное описание, приведенное ниже, например, «Введенное значение изменено».

Результаты сравнения двух файлов Excel

Когда у вас будет больше изменений, Excel сгруппирует изменения по разным категориям и перечислит все изменения между двумя сравниваемыми файлами.

Статьи по Теме:

• Как использовать ВПР и ГПР в Excel?

• Ярлыки для быстрого изменения формата ячеек в Excel

• Показывать заголовок таблицы на нескольких страницах в Excel и Word

• Как использовать слияние почты в Microsoft Word?

• Изменить ориентацию страницы в Microsoft Word

• • *

Что нельзя сравнивать?

В некоторых областях эта функция не будет работать напрямую. Эта функция, прежде всего, находит все листы в книге с одинаковыми именами и одинаковыми именами. Он сравнивает значение ячейки по ячейке на каждом листе. Проекты VBA, форматы ячеек, комментарии, диаграммы, объекты в этой функции не сравниваются.

Эта функция работает только с двумя книгами, не более того. Как вы видели выше, в окнах сравнения вы можете добавить только 2 книги. Итак, это могло быть ограничением этой функции. Если какая-либо книга защищена, эта функция не позволит сравнивать этот файл. Сначала вам нужно снять защиту, затем вы можете использовать его для сравнения.

Заключение

В приведенном выше руководстве мы поделились тем, что вы можете сравнивать, как сравнивать и что нельзя сравнивать с помощью функции сравнения Microsoft Excel. Теперь убедитесь, что вы сравниваете похожие файлы, чтобы получить правильный результат. Вы не сможете использовать объект, проект VBA и другие подобные вещи, как описано выше. Вы можете одновременно сравнивать только две книги.