TechBlogSD - Все для WordPress и WEB разработки
WEB и WordPress инструкции, новости, обзоры тем и плагинов

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

168

Большинство из нас используют Microsoft Outlook для отправки электронных писем и календарных встреч / встреч. Однако вы также можете использовать Outlook для создания задач и отслеживания прогресса до их завершения. Также можно назначать или делегировать задачи своим коллегам и членам команды. В этой статье мы объясним, как управлять задачами в Microsoft Outlook.

Связанный: Как исправить медленный Outlook и повысить производительность электронной почты?

В этой статье мы рассмотрим следующие разделы:

  • Создание новой задачи
  • Преобразование электронной почты в задачу
  • Редактирование задачи
  • Делегирование или назначение задачи

Как создавать задачи в Microsoft Outlook?

Следуйте инструкциям, чтобы создать новую задачу.

Outlook отобразит значки почты, календаря и задач в нижней части правой боковой панели. Это может отличаться в зависимости от ваших настроек. Если вы не видите опцию «Задачи», нажмите кнопку с тремя точками в нижней части боковой панели навигации и выберите опцию «Задачи».

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Открыть задачи в Outlook

Кроме того, вы можете использовать поле поиска в Outlook 2016 и более поздних версиях, чтобы найти для вас представление задач. Когда вы находитесь в представлении «Задачи», на ленте Outlook будут отображаться разные пункты меню .

По умолчанию вы можете просматривать все существующие задачи и список дел в режиме просмотра задач. В списке дел отображаются все задачи, а также все электронные письма, отмеченные для выполнения. Нажмите кнопку «Новая задача», чтобы создать новую задачу.

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Создание новых задач в Outlook

Введите тему новой задачи, которую Outlook будет отображать в списке задач.

Определение срока, статуса и приоритета

В отличие от встречи, редактирование задачи не привязано к фиксированному времени и продолжительности. Однако вы можете определить срок выполнения задач. Вы также можете создавать задачи без точного срока выполнения.

  • Щелкните значок «Календарь» в полях «Дата начала» и «Срок выполнения». Установите даты для вашей задачи в соответствии с вашими потребностями. Вы также можете ввести описания дат, такие как «Сегодня», «Завтра» или «Послезавтра», в поля даты начала и срока выполнения. Outlook автоматически преобразует их в соответствующие даты.
  • Теперь нажмите на поле «Статус». Здесь вы можете указать, насколько продвинулась работа над задачей.
  • Вы можете использовать поле «Приоритет», чтобы определить, насколько важна или срочна задача. По умолчанию приоритет задачи в Outlook определен как «Обычный».

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

  • В поле «% завершения» вы можете ввести процент завершения задачи, если это необходимо.
  • При желании Outlook может напоминать вам о завершении задачи.
  • В текстовой области вы можете ввести дополнительную информацию о задаче или вставить элементы, относящиеся к задаче.

По теме: Как повысить производительность при использовании Outlook?

Настройка задачи повторения

Если задействована серия повторяющихся задач, например задача, которую нужно выполнять еженедельно, включите кнопку «Повторение» на ленте. Затем вы можете определить шаблон повторения.

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Настройка повторяемости задач в Outlook

Просмотр созданных задач

Теперь, когда вы заполнили сведения о задаче, сохраните и закройте задачу. Вы можете просмотреть новую задачу в списке задач с соответствующей датой выполнения.

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Просмотр созданной задачи

Преобразование электронной почты в задачу

Создавать свои собственные новые задачи очень просто. Однако вам может потребоваться время от времени преобразовывать полученное электронное письмо в задачу. Вот как преобразовать полученное письмо в задачу.

  • Переключитесь на просмотр электронной почты в Outlook.
  • У вас есть несколько вариантов включения электронной почты в список задач. Для одного электронного письма у вас есть возможность пометить письмо для отслеживания. Такие электронные письма отображаются в списке текущих задач, но остаются сообщениями электронной почты. Вы можете сделать это, щелкнув сообщение правой кнопкой мыши и выбрав срок выполнения в меню «Последующие действия».

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Последующее письмо

  • Вы также можете полностью преобразовать электронное письмо в задачу. Используйте кнопку «Переместить» и выберите для этого папку «Задачи».

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Перемещение электронного письма в задачи

  • Теперь вы видите новое окно задачи с темой задачи, такой же, как и тема электронного письма. Outlook также прикрепляет исходное электронное письмо к текстовой области, которую при необходимости можно открыть двойным щелчком.

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Преобразовать электронную почту в задачу

У вас есть все варианты, доступные при создании новой задачи. После заполнения сведений сохраните задачу, а затем вернитесь в представление «Задача», чтобы увидеть новую задачу в списке задач. Помните, что Outlook удалит электронное письмо из папки «Входящие».

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Электронная почта перемещена в Задачи

Связанный: Как вставлять символы эмодзи в Outlook с помощью сочетаний клавиш?

Редактирование задач

Вы можете редактировать любую из ваших задач после создания. Чтобы отредактировать, сначала выберите задачу.

  • Допустим, вы хотите изменить срок выполнения задачи. Для этого щелкните задачу правой кнопкой мыши и выберите срок выполнения в меню «Последующие действия».
  • После завершения задачи щелкните либо поле «Завершено» перед задачей, либо флаг в правом столбце.
  • Вы также можете отметить задачу как выполненную, нажав соответствующую кнопку на ленте.
  • В Outlook все завершенные задачи будут зачеркнуты. Если вам больше не нужна задача в списке, нажмите кнопку «Удалить из списка», чтобы удалить ее из списка.

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Редактирование задач в Outlook

Делегирование задач

В Outlook вы также можете делегировать задачи другим людям. Вы можете назначать новые или существующие задачи другим людям. Если вы хотите назначить задачу другому человеку, вам просто нужно выбрать человека из своих контактов или ввести адрес электронной почты получателя.

  • При создании новой задачи вы можете нажать кнопку «Назначить задачу», чтобы передать ее другому человеку.
  • Если у вас есть уже созданная задача в вашем списке дел, щелкните задачу правой кнопкой мыши и выберите «Назначить задачу». Или дважды щелкните, чтобы открыть задачу в представлении задач, и вы можете найти кнопку для назначения задачи на ленте.
  • Используйте поле адреса в этом диалоговом окне, чтобы выбрать человека, который должен выполнить задачу.

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Делегирование или назначение задачи в Outlook

  • Также по умолчанию копия задачи остается в вашем списке дел для информации. Отключите это поле, если делегированная задача больше не будет отображаться в вашем списке дел.
  • По умолчанию вы получите уведомление, когда назначенная задача будет выполнена. Вы также можете отключить это уведомление.
  • После проверки деталей отправьте задание назначенному лицу.

Принятие или отклонение делегированных задач

  • Значок перед задачей сообщает вам, что задача была назначена другому человеку. Получатель теперь может принять или отклонить задачу.

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Принять или отклонить назначенную задачу

  • Outlook сообщит вам о принятом или отклоненном статусе. Также вы получите информацию о ходе выполнения задачи, как только получатель задачи введет соответствующую информацию.

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Проверить статус назначенных задач

Просмотр всех назначенных задач

Когда вы находитесь в представлении «Задачи», щелкните опцию представления «Назначено» в элементе списка. Теперь вы можете просматривать только те задачи, которые вы назначили другим людям.

Как управлять задачами в Microsoft Outlook?

Просмотр делегированных задач в Outlook

Вы можете просмотреть статус делегированных задач в виде отдельного столбца в представлениях «Подробный» и «Назначенные». В представлениях «Активно», «Следующие 7 дней» и «Просрочено» есть отдельные столбцы для статуса и прогресса. Вы также найдете всю необходимую информацию в заголовке окна задачи, когда открываете задачу.

Источник записи: www.webnots.com
Leave A Reply

Этот веб-сайт использует файлы cookie для улучшения вашего опыта. Мы предполагаем, что вы согласны с этим, но вы можете отказаться, если хотите. Принимаю Подробнее