10 Excel -tips for å forbedre produktiviteten din

De fleste organisasjoner over hele verden bruker Microsoft Excel til å utføre forskjellige oppgaver. Du kan gjøre enkel dataanalyse for komplekse oppgaver som å spore salg, administrere beholdning og generere notater med Excel. Det gir et rutenettgrensesnitt som lar brukerne organisere og behandle forskjellige typer data i sin egen stil og struktur. De fleste brukere forstår imidlertid Excel som bare et program for tall, men det er så mange Excel -funksjoner og triks som du kan bruke for å øke produktiviteten.

Her er de 10 beste tipsene for å forbedre produktiviteten din i Microsoft Excel.

1. Bruk Excel -maler
2. Prøv Excel -diagrammer
3. Gi Excel -celler et navn som referanse
4. Lag vakre Excel -tabeller
5. Enkel formatering
6. Prøv blitsfyll
7. Bruk listedata
8. Frys topptekst
9. Få en rask sum
10. Prøv hurtigtaster

Relatert: Konverter rader til kolonner i Excel.

1 Benytt deg av Excel -maler

Å utforme strukturen til informasjonen din kan være kjedelig og tidkrevende. Heldigvis tilbyr Excel en rekke ferdige maler for ulike oppgaver, og du trenger ikke lage et design fra bunnen av.

• For å bruke Excel-malene, åpne regnearket og velg deretter "Ny" på rullegardinmenyen "File".

Ny arbeidsbok

• Excel vil vise en liste over maler for ulike bruksområder som økonomistyring, planlegging, prosjektledelse, kalendere og så videre.

Excel -maleliste

• Velg ett av alternativene, si "Budsjett" og klikk på "Opprett" -ikonet på den resulterende popup-vinduet.

Lag fra mal

• Du kan nå tilpasse malen til dine behov.

Tilpass mal

Merk: Du kan også søke etter maler online når du er koblet til Internett.

2 Bruk Excel -diagrammer

Diagrammer er svært nyttige for å oppsummere enorme data til enkle illustrasjoner som er enkle å forstå og analysere. Å forstå noen få triks for diagrammer i Excel vil hjelpe deg med å lage mer meningsfulle diagrammer på kortere tid.

• Bruk "Anbefalt diagram" -funksjonen for å finne ut det mest passende diagrammet du kan lage basert på dataene dine.
• Klikk på hvilken som helst celle i dataområdet, og velg anbefalte data på "Sett inn" -fanen.
• Klikk på de forskjellige alternativene, forhåndsvis diagrammet, og når du har funnet det beste valget, klikk "OK" for å sette inn.

Anbefalte diagrammer

• Tilpass diagrammet ved hjelp av "Kartverktøy" som vises øverst på alle menyelementene.

Kartverktøy

• Du kan legge til flere data i tabellen, og Excel oppdaterer diagrammet automatisk. For å legge til en kolonne (Q4), skriver du “Q4" på cellen til høyre for “Q3” -overskriften.
• Skriv inn dataene for fjerde kvartal og merk at diagrammet automatisk viser data for den ekstra kolonnen.

Legg til data

Husk at når du vil konvertere datatabellen til et diagram, trykker du bare på "Alt + F1" -tastene. Excel vil automatisk konvertere den valgte tabellen til et elegant diagram.

3 Navngi Excel -celler for enkel referanse

Excel -navnboksen til venstre (bare) over cellene viser navnet på gjeldende valg (tabell, celle og så videre).

• Som standard tildeler programmet cellen navnet ved å kombinere kolonnebokstaven og radnummeret.

Navneboks

• Du kan tilordne et tilpasset navn til cellene, et område eller en tabell for å unngå forvirring og for å forbedre hastigheten når du refererer til en bestemt celle eller et bestemt område.
• Velg cellen eller området og høyreklikk på den. Velg "Definer navn" fra menylisten.

Definere navn

• Skriv inn et navn på cellen og velg omfang. Du kan legge til noen kommentarer for å beskrive cellen i tekstboksen "Kommentar" og deretter klikke "OK".

Skriv inn navn

• Du bruker det egendefinerte navnet i excel -formelen.

Egendefinerte navn

Relatert: Endre innebygd filnavn i Excel.

4 Konverter enkel tabell til vakre Excel -tabeller

Har du en enkel datatabell på Excel -arket? Du kan konvertere den enkle tabellen til en flott Excel -tabell med filter og alternative farger for rader. Bare klikk inne i tabellen og trykk på "Control + F1" -tastene for å konvertere den til en vakker Excel -tabell.

Lag vakre tabeller

5 Enkel formatering

Å legge inn enorme data i regneark er ikke bare kjedelig, men også utsatt for feil. En enkelt feil i dataene dine kan være kostbar, men med visse triks kan du minimere arbeidet og feilene.

• Den grunnleggende måten å kontrollere feil på er å formatere cellen din for en bestemt datatype. For å gjøre det, velg cellen (e) og utvid formatet "Nummer" i kategorien "Hjem".
• Velg datatypen du vil skrive inn i cellene. Velg kategorien på "Nummer" -kategorien, angi ønsket format på høyre panel og klikk "OK".

Nummerformat

Relatert: Løs sakte Excel -ark når du behandler dataene dine.

6 Prøv Flash Fill

• Når du arbeider med data med et bestemt mønster, bruker du "Flash Fill" for å fullføre oppføringen automatisk.
• Fyll ut de første eksemplene, velg den neste cellen og klikk "Flash Fill" på "Data" -fanen.

Blitsfyll

• Excel fyller ut resten av cellene.

Fylte celler

• Når du har en definert liste over oppføringer som produktkategorier, aldersgrupper og så videre, kan du spare tid og kontrollere dataregistrering med en liste over alternativer å velge mellom.

7 Bruk listedata

• Velg cellene, og gå til "Data" -fanen til "Datavalidering" -verktøyet.
• Velg "Liste" under "Tillat", og skriv deretter alternativene under kilden atskilt med et komma. Hvis du har listen i regnearket, velger du området og klikker "OK".

Sjekkliste

• Når du fyller ut dataene, vil det være raskere å velge fra listen det du vil skrive.

Listeoppføring

Relatert: Hvordan opprette avmerkingsboks og alternativknapper i Excel?

8 Frys Header

Det er vanskelig å huske overskriften på kolonnen når du jobber med lange og brede ark. Ikke bekymre deg, velg den andre linjen under overskriften din og klikk på "Frys ruter" -alternativet under "Vis> Frys ruter" -menyen. Dette vil fryse den første overskriftsraden og holde den flytende når du ruller innholdet. Dette vil enkelt hjelpe deg med å kontrollere overskriften når du ruller nedover arket.

I likhet med første rad kan du også fryse den første kolonnen i arket.

9 Hurtig sum, maks, min og gjennomsnitt

Når du har nummer i en kolonne, trykker du "Control + Shift + T" på Windows eller "Command + Shift + T" på Mac for å få en rask sum.

Rask sum, maks, min og gjennomsnitt

På filtrert Excel -tabell kan du se en rullegardinmeny på summen. Klikk på den for å få andre alternativer som maks, min, gjennomsnitt, telling, standardavvik, etc.

Relatert: Hvordan sammenligne to Excel -arbeidsbøker?

10 Bruk Excel -hurtigtaster

Å flytte på tvers av ark og forskjellige Excel -dokumenter kan være problematisk hvis du ikke vet riktige hurtigtaster. For eksempel, når du vil ha stor plass, trykker du på "Control + F1" for å skjule båndet.

Ta en titt på vår gratis Excel -hurtigtastguide for å bli ekspert.

Konklusjon

Målet for hver enkelt person eller virksomhet er å bli mer produktiv og effektiv, og Microsoft Excel hjelper til med å nå dette målet. For alle som bruker Excel til å fullføre ulike oppgaver, kan tipsene ovenfor øke datahåndteringshastigheten og -nøyaktigheten, noe som sparer tid og penger.