TechBlogSD - Alt for WordPress- og WEB -utvikling
WEB- og WordPress -instruksjoner, nyheter, anmeldelser av temaer og plugins

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

4

De fleste av oss bruker Microsoft Outlook til å sende e -post og kalendermøter/avtaler. Du kan imidlertid også bruke Outlook til å lage oppgaver og følge opp fremdriften til ferdigstillelse. Det er også mulig å tildele eller delegere oppgavene til dine kolleger og teammedlemmer. I denne artikkelen vil vi forklare hvordan du håndterer oppgaver i Microsoft Outlook.

Relatert: Hvordan fikse sakte Outlook og øke produktiviteten på e -post?

Vi vil dekke følgende seksjoner i denne artikkelen:

  • Opprette ny oppgave
  • Konvertering av e -post til en oppgave
  • Redigeringsoppgave
  • Delegere eller tildele oppgave

Hvordan lage oppgaver i Microsoft Outlook?

Følg instruksjonene for å opprette en ny oppgave.

Outlook viser ikonene for e -post, kalender og oppgaver nederst i høyre sidefelt. Dette kan variere avhengig av innstillingene dine. Hvis du ikke ser alternativet "Oppgaver", klikker du på de tre prikkene nederst i sidefeltnavigasjonen og velger "Oppgaver".

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Åpne oppgaver i Outlook

Alternativt kan du bruke søkeboksen i Outlook 2016 og fremover for å finne oppgaver for deg. Når du er i Oppgaver -visningen, vil Outlook ha forskjellige menyelementer på båndet.

Som standard kan du se alle dine eksisterende oppgaver og gjøremålsliste i oppgavevisningen. Gjøremålslisten viser alle oppgaver samt alle e-postmeldinger som er flagget for oppfølging. Klikk på "Ny oppgave" -knappen for å opprette en ny oppgave.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Opprette nye oppgaver i Outlook

Skriv inn emnet for den nye oppgaven som Outlook vil vise i oppgavelisten.

Definere forfallsdato, status og prioritet

I motsetning til en avtale er redigering av en oppgave ikke knyttet til en bestemt tid og varighet. Du kan imidlertid definere en forfallsdato for oppgaver. Du kan også opprette oppgaver uten en fast forfallsdato.

  • Klikk på "Kalender" -ikonet i feltene "Startdato" og "Forfallsdato". Sett opp datoene for oppgaven din etter behov. Du kan også skrive inn datobeskrivelser som I dag, i morgen eller i overmorgen i start- og forfallsdatofeltene. Outlook konverterer disse automatisk til de tilsvarende datoene.
  • Klikk nå på "Status" -feltet. Her kan du angi hvor langt arbeidet med oppgaven har kommet.
  • Du kan bruke "Prioritet" -feltet til å definere hvor viktig eller presserende en oppgave er. Som standard er prioriteten til en oppgave definert som "Normal" i Outlook.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

  • I feltet "% fullført" kan du angi prosentandelen av oppgaven som er fullført om nødvendig.
  • Hvis du vil, kan du få Outlook til å minne deg på å fullføre en oppgave.
  • I tekstområdet kan du legge inn tilleggsinformasjon om oppgaven eller sette inn elementer som er relatert til oppgaven.

Relatert: Hvordan forbedre produktiviteten når du bruker Outlook?

Sette opp gjentagelsesoppgave

Hvis en rekke gjentagende oppgaver er involvert, for eksempel en oppgave som skal fullføres på en ukentlig basis, aktiverer du "Gjentagelse" -knappen på båndet. Du kan deretter definere gjentagelsesmønsteret.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Angi oppgavegjenoppretting i Outlook

Visning av opprettede oppgaver

Nå som du har fylt ut oppgavedetaljene, lagrer og lukker du oppgaven. Du kan se den nye oppgaven i oppgavelisten med riktig forfallsdato.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Se opprettet oppgave

Konvertering av e -post til oppgave

Å lage dine egne nye oppgaver er veldig enkelt. Det kan imidlertid hende du må konvertere en mottatt e -post til en oppgave fra tid til annen. Slik konverterer du en mottatt post til en oppgave.

  • Bytt til e -postvisning i Outlook.
  • Du har flere alternativer for å inkludere en e -post i oppgavelisten. For én e -post har du muligheten til å flagge en e -post for oppfølging. Slike e-poster vises i oppgavelisten, men forblir e-postmeldinger. Du kan gjøre dette ved å høyreklikke på en melding og velge forfallsdato fra "Oppfølging" -menyen.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Oppfølging av e -post

  • Du kan også konvertere en e -post helt til en oppgave. Bruk "Flytt" -knappen og velg "Oppgaver" -mappen for å gjøre dette.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Flytte en e -post til oppgaver

  • Du ser nå det nye oppgavevinduet med oppgavens emne det samme som e -postemnet. Outlook legger også ved den originale e-posten til tekstområdet som du kan åpne med dobbeltklikk om nødvendig.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Konverter e -post til oppgave

Du har alle alternativene tilgjengelig som du gjør når du oppretter en ny oppgave. Etter at du har fylt ut detaljene, lagrer du oppgaven og bytter deretter tilbake til "Oppgave" -visningen for å se den nye oppgaven i oppgavelisten. Husk at Outlook vil fjerne e -posten fra innboksmappen.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

E -post flyttet til oppgaver

Relatert: Hvordan sette inn emoji -symboler i Outlook ved hjelp av hurtigtaster?

Redigere oppgaver

Du kan redigere alle oppgavene dine etter opprettelsen. For å redigere må du først velge en oppgave.

  • La oss si at du vil endre forfallsdatoen for en oppgave. For å gjøre dette, høyreklikk på oppgaven og velg forfallsdato fra "Oppfølging" -menyen.
  • Etter at du har fullført en oppgave, klikker du enten på "Fullført" -boksen foran oppgaven eller på flagget i kolonnen til høyre.
  • Du kan også merke en oppgave som fullført ved å klikke på den tilsvarende knappen på båndet.
  • Outlook viser alle fullførte oppgaver med strike out. Hvis du ikke lenger trenger en oppgave i listen, klikker du på "Fjern fra liste" -knappen for å slette fra listen.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Redigere oppgaver i Outlook

Delegering av oppgaver

I Outlook kan du også delegere oppgaver til andre personer. Du kan tildele nye eller eksisterende oppgaver til andre mennesker. Hvis du vil tilordne en oppgave til en annen person, må du bare velge personen fra kontaktene dine eller skrive inn e -postadressen til mottakeren.

  • Når du oppretter en ny oppgave, kan du klikke på "Tildel oppgave" -knappen for å delegere til en annen person.
  • Når du har en allerede opprettet oppgave på gjøremålslisten, høyreklikker du på oppgaven og velger "Tildel oppgave". Alternativt kan du dobbeltklikke for å åpne oppgaven i en oppgavevisning, og du kan finne en knapp for å tilordne en oppgave på båndet.
  • Bruk adressefeltet i dette dialogvinduet for å velge personen som skal utføre oppgaven.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Delegere eller tildele en oppgave i Outlook

  • Som standard forblir en kopi av oppgaven i gjøremålslisten din for informasjon. Deaktiver dette feltet hvis den delegerte oppgaven ikke lenger skal vises i gjøremålslisten.
  • Som standard vil du motta et varsel når den tildelte oppgaven er fullført. Du kan også deaktivere dette varselet.
  • Etter å ha sjekket detaljene, send oppgaven til den utpekte personen.

Godta eller avvise delegerte oppgaver

  • Ikonet foran oppgaven forteller deg at oppgaven er tildelt en annen person. Mottakeren har nå muligheten til å godta eller avvise oppgaven.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Godta eller avvis tildelt oppgave

  • Outlook vil varsle deg om godkjent eller avvist status. Du vil også få informasjon om fremdriften i å fullføre oppgaven så snart mottakeren av oppgaven legger inn relevant informasjon.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Sjekk status for tildelte oppgaver

Vise alle tildelte oppgaver

Når du er i oppgavevisningen, klikker du på visningen "Tildelt" fra listeelementet. Nå kan du bare se oppgavene du har tildelt andre mennesker.

Hvordan administrere oppgaver i Microsoft Outlook?

Se delegerte oppgaver i Outlook

Du kan se statusen til de delegerte oppgavene som en egen kolonne i visningene "Detaljert" og "Tilordnet". I visningene "Aktiv", "Neste syv dager" og "Forfalt" er det separate kolonner for status og fremgang. Du vil også finne all relevant informasjon i overskriften til oppgavevinduet når du åpner en oppgave.

Opptakskilde: www.webnots.com
Leave A Reply

Dette nettstedet bruker informasjonskapsler for å forbedre din opplevelse. Vi antar at du er ok med dette, men du kan velge bort det hvis du ønsker det. jeg aksepterer Mer informasjon