TechBlogSD - Alt for WordPress- og WEB -utvikling
WEB- og WordPress -instruksjoner, nyheter, anmeldelser av temaer og plugins

Hvordan arkiverer du e -post i Microsoft Outlook?

8

De fleste av oss bruker Microsoft Outlook som e -postklient i mange år. Over år vil størrelsen på postkassen din vokse og gjøre appen veldig treg. Administrering av gamle e -poster kan være en skremmende oppgave hvis du ikke organiserer dem ordentlig. For å få en rask og smidig Outlook -app, må du rydde opp i postkassen med jevne mellomrom. I denne artikkelen vil vi forklare hvordan du arkiverer e -post i Microsoft Outlook.

Hvorfor bør du arkivere e -post i Outlook?

I tillegg til hastighetsforbedring, er det mange andre grunner til at du bør gjøre rengjøring.

  • Vanligvis bruker organisasjoner Exchange Server til å sende og motta e -post. Når du har GB -er med e -post, vil utvekslingsserveren bli treg til å synkronisere e -postene mellom serveren og datamaskinen din. Derfor vil du ha begrenset lagringsplass for e -post. I dette tilfellet bør du slette eller arkivere e -post for å frigjøre plass.
  • Du endrer kanskje organisasjonen og vil migrere alle dine gamle e -postmeldinger som referanse.
  • Når du bytter datamaskin, kan det hende du må sikkerhetskopiere de gamle e -postene for å migrere til en ny datamaskin.

Se detaljer om lagringsplass i Outlook

Outlook har forskjellige mapper som innboks, sendte varer, kalendere, etc. Før du arkiverer, kan du se størrelsen på disse mappene for å få en ide om hvilket innhold som tar opp lagringen.

  • Start Outlook og naviger til "Fil> Info" -menyen.
  • I høyre rute, se etter knappen "Oppryddingsverktøy".

Hvordan arkiverer du e -post i Microsoft Outlook?

Opprydningsverktøy for Outlook Mail

  • Du kan se fremdriftslinjen som angir total postkassestørrelse og ledig ledig plass.
  • Klikk på "Oppryddingsverktøy" -knappen og velg "Rengjøring av postkasse …".

Hvordan arkiverer du e -post i Microsoft Outlook?

Opprydding av postboks i Outlook

  • Du kan se forskjellige alternativer for å få størrelsen på e -postdataene i "Postboksopprydding" -vinduet. Klikk på "AutoArchive" -knappen for å åpne "Mappestørrelse" -vinduet.

Hvordan arkiverer du e -post i Microsoft Outlook?

Se postkassestørrelse i Outlook

  • Du kan kontrollere datastørrelsen i forskjellige mapper under lokal lagring og serverlagring i "Mappestørrelse" -vinduet.

Noen ganger vil arkivering av innboksen ikke redusere størrelsen på postboksen din. Dette er et nyttig verktøy for å få en ide om hvilken mappe som inneholder store data. For eksempel kan du ha mange kalenderelementer med store vedlegg som opptar lagringsplassen.

Relatert: Hvordan sender jeg e -post til en bestemt mappe i Outlook automatisk?

Hvordan arkiverer du e -post i Microsoft Outlook?

Outlook tilbyr standardfunksjoner for å arkivere e -post til en mappe på datamaskinen. Du kan bruke denne arkiverte filen til å bruke den andre e -postdatoen på en hvilken som helst annen Outlook -konto. Det er to måter å arkivere e -post i Outlook – automatisk og manuelt.

Autoarkiver e -post i Outlook

Den enkle løsningen for å spare tid er å planlegge arkivering av e -post. For eksempel kan du arkivere e -postmeldinger hver 15. dag automatisk.

  • Gå til "Fil> Alternativer" -menyen og velg "Avansert" -fanen.

Hvordan arkiverer du e -post i Microsoft Outlook?

AutoArchive -innstillinger i Outlook

  • Klikk på "AutoArchive Settings …" -knappen under "AutoArchive" -delen.
  • Aktiver den første avmerkingsboksen "Kjør Autoarkiver hver dag" og velg antall dager mellom timeplanene.

Hvordan arkiverer du e -post i Microsoft Outlook?

Planlegge AutoArchive i Outlook

Du har mange andre alternativer for å tilpasse funksjonen for automatisk arkivering.

  • Få et varsel før Outlook kjører arkiveringen automatisk.
  • Vis eller skjul arkiverte elementer i delen "Arkiver" i postboksen.
  • Sett opp standardtiden for å rydde opp i e -postene i "Rydd ut elementer eldre enn …". For eksempel kan du angi 3 måneder, slik at Outlook automatisk arkiverer elementene eldre enn 3 måneder.
  • Merk av i boksen “Slett gamle elementer permanent" hvis du vil slette elementer som er eldre enn den angitte datoen permanent.
  • Endre standardplassen på datamaskinen din for å lagre den arkiverte filen.

Etter å ha gitt detaljene, klikker du på lagre -knappen for å planlegge AutoArchive.

Bue e -post manuelt i Outlook

Ett problem med AutoArchive er at det begynner å kjøre når du åpner Outlook på den planlagte dagen. Med mindre du har aktivert varselet, vil det forstyrre arbeidsplanen din. Det alternative alternativet er at du kan arkivere e -post manuelt når du har ledig tid.

  • Gå til "File> Info" -menyen.
  • Klikk på "Oppryddingsverktøy" -knappen og velg "Arkiv …" alternativet.
  • Velg popup -mappene du vil arkivere, og begynn å arkivere elementene.
  • Du kan se statuslinjen som viser fremdriften.

Relatert: Hvordan sette inn emojis i Outlook?

Planlegge AutoArchive for individuelle mapper

Planleggingsmetoden ovenfor vil arkivere alle elementene i innboksen, kalenderen, sendte elementer og andre mapper. Du kan se den samme mappestrukturen under "Arkiver" vist generelt under innboksen din.

Du kan imidlertid også ha en annen AutoArchive -plan for innboks, sendte varer og kalender.

  • La oss si at du vil konfigurere AutoArchive for mappen "Sendte varer". Høyreklikk på "Sendte varer" du vil konfigurere AutoArchive og velg "Egenskaper".
  • Velg alternativet "Arkiver denne mappen ved hjelp av disse innstillingene:" og sett opp timeplanen.

Hvordan arkiverer du e -post i Microsoft Outlook?

AutoArchive -mappe i Outlook

Viser arkiverte e -poster

Som nevnt kan du se de arkiverte e -postene i Outlook -appen som ligner på den vanlige innboksen din. Outlook lagrer de arkiverte e -postene som .pst- eller .ost -fil. PST står for Personal Storage Table og ost står for Off-line Storage Table. Du finner arkivfilen under mappen:

C: UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst

Hvis du har endret banen eller filnavnet i innstillingene, kan du se under den valgte mappen. Du kan kopiere og bruke denne PST -filen til bruk med alle Outlook -klienter. I tidligere versjoner av Outlook hadde Microsoft en størrelsesbegrensning på 2 GB for PST -filene. Grensen er imidlertid 50 GB fra Outlook 2010 på Windows og 10 GB i Outlook 2011 på Mac.

Når du endrer organisasjon eller datamaskin, kan du kopiere den gamle arkivfilen og koble til din nye Outlook -konto. Du vil se delen "Arkiver" under innboksen i sidefeltet. Dette vil hjelpe deg med å se de gamle e -postene, samt fortsette å arkivere de nye e -postene med den samme gamle pst -filen.

Opptakskilde: www.webnots.com
Leave A Reply

Dette nettstedet bruker informasjonskapsler for å forbedre din opplevelse. Vi antar at du er ok med dette, men du kan velge bort det hvis du ønsker det. jeg aksepterer Mer informasjon