Hvordan bruke Mail Merge i Word?

Mail flette er en Microsoft Word -funksjon som lar deg tilpasse en seksjon for hver kopi av et lignende dokument. Den lar deg bruke en liste over kontakter eller andre deler av et dokument som er lagret i en database (kan være en Word Mail Merge Lists, Excel -regneark, tilgang eller andre former for databaser). Med andre ord gjør e -fletting brukerne i stand til å lage et sett med dokumenter med lignende layout og innhold, men med forskjellig informasjon om enkelte deler.

Relatert: Hvordan endrer jeg det innebygde filnavnet i Office -dokumenter?

Når skal jeg bruke Mail Merge i Microsoft Word?

Denne funksjonen brukes hovedsakelig til å lage identiske bokstaver, etiketter eller e -postmeldinger for forskjellige mottakere. Du kan også bruke verktøyet til å tilpasse rapporter, nyhetsbrev eller andre dokumenter og e -post til forskjellige kontakter på adresselisten. Vanligvis kan postfletting være nyttig når du vil generere flere utskriftsdokumenter med noe fast innhold som brevhode og spesifikke deler med data som varierer avhengig av en bestemt datakilde.

Ulike komponenter i Mail Merge

• Hoveddokument – Word -dokument med innhold som vil være det samme for alle utdataene. Det kan være ren tekst, flettefelt som veileder tekst, selskapets brevhode og så videre.
• Datakilde – En database med en liste over data som varierer med hver utskriftsfletteutgang (for eksempel mottakere av ditt månedlige nyhetsbrev).
• Slå sammen dokument – Den resulterende utgangen når du slår sammen hoveddokumentet med datakilden.

I denne veiledningen viser vi deg hvordan du bruker funksjonen for sammenslåing av e -post i MS Word.

Bruke Mail Merge i Microsoft Word

• Åpne et nytt dokument, en mal eller et eksisterende hoveddokument i Word for å komme i gang.
• Gå til "Mailings" -menyen, og klikk på pilen "Start Mail Merge" på båndet for å utvide.
• Velg det siste alternativet "Trinn-for-trinn …" for å starte veiviseren for sammenslåing av e-post.

Start Mail Merge

• Dette åpner en veiviser for e -postfletting på høyre kant av dokumentet. Velg dokumenttypen du vil forberede, og klikk "Neste" nederst i veiviseren.

dokumenttype

Relatert: Hvordan e -bøker i Microsoft Word?

Velge hoveddokument

Her må du velge startdokumentet.

• Hvis det gjeldende dokumentet er hoveddokumentet, velger du det første alternativet og fortsetter å legge til mottakeren.
• I noen tilfeller kan du ha en mal du bruker til bokstavene dine. Hvis det er tilfelle, sjekk malalternativet og klikk deretter "Velg mal" for å velge fra de lagrede malene dine.

Velg mal

• Når du har hoveddokumentet klart, merker du av det eksisterende dokumentalternativet og klikker på "Åpne" -knappen for å velge den spesifikke filen på PC -lagringen.

Fra eksisterende dokument

Merk: Når du har valgt en mal eller en eksisterende fil, lastes dokumentet inn og alternativet bytter til "Bruk gjeldende dokument."

Legge til data (mottakere) i Mail Merge

MS Word gir deg tre alternativer for å legge til data fra kilden.

Velg Liste fra en eksisterende liste

• Du kan ha dataene dine i en database (excel, tilgang og så videre). Velg "Bruk en eksisterende liste", klikk på "Bla gjennom" -lenken for å angi listen du vil slå sammen.
• Velg datakilden og klikk "OK" for å legge til listen.

Bla gjennom liste

• Du kan legge til flere datakilder ved å klikke koblingen "Velg en annen liste". Ved å klikke på koblingen "Rediger …" kan du dessuten redigere listen for å velge bare dataene du er interessert i.

Rediger liste

Velg Liste fra Outlook -kontaktene dine

• Velg alternativet for å velge mottakerdata fra Outlook -postkontaktene dine.
• Klikk på "Velg mappe for kontakter", velg outlook -profilen din og klikk på "OK" -knappen.

Outlook -kontakter

Relatert: Hvordan legge til innholdsfortegnelse i Word?

Lag en liste i Word

• Det tredje alternativet lar deg lage en ny liste i MS Word for sammenslåing av e -post.
• Klikk på "Skriv inn en ny liste" og deretter på opprett -knappen i den nedre delen.
• Dette åpner en tabellvisning der du kan legge til og lagre listen over mottakere.
• Skriv inn mottakerens detaljer, og trykk "OK" og lagre dokumentet.

Ny liste

Redigering av hoveddokumentet

• Fortsett nå til neste side for å redigere hoveddokumentet.
• Hvis du valgte et tomt dokument, legger du til innholdet i dokumentet og angir stedet for sammenslåing av data.
• Klikk på koblingen "Adresseblokk" for å redigere rekkefølgen der du vil at mottakerens detaljer skal vises.
• Velg din foretrukne stil og klikk "OK" for å sette inn adressen.

Adresseblokk

• Under "Hilsenslinjer" velger du en hilsen og klikker "OK".

Hilsen

• Hvis du trenger å legge til flere detaljer, går du til "Flere elementer" og setter inn ekstra felt.
• Når du er ferdig, skal dokumentet ditt se slik ut.

Mail Merge Dok

Relatert: Hvordan fikse sakte Microsoft Word?

Forhåndsvis utdatadokumentene

• Klikk på neste for å gå til forhåndsvisningsveiviseren. Bruk venstre og høyre dobbelpil for å forhåndsvise de flere personlige dokumentene.

Forhåndsvis e -postfletting

• Du kan finne en funksjon for å lete etter en bestemt mottaker. Når du har bekreftet detaljene, klikker du på "Neste" for å fullføre sammenslåingen.

Tastaturgenveier for fletting av e -post

Her er noen av hurtigtastene når du bruker Mail Merge -funksjonen.

Snarvei	Beskrivelse
Alt + Shift + K	Forhåndsvis e -postfletting
Alt + Shift + N	Slå sammen dokument
Alt + Shift + M	Skriv ut sammenslått dokument
Alt + Shift + E	Rediger e -postflettingsdata
Alt + Shift + F	Sett inn flettefelt
Alt + Shift + D	Sett inn DATE -feltet
Alt + Control + L.	Sett inn LISTNUM -feltet
Alt + Shift + P	Sett inn SIDE -felt
Alt + Shift + T	Sett inn TIME -feltet
Kontroll + F9	Sett inn tomt felt
Kontroll + Skift + F7	Oppdater koblede data
F9	Oppdater utvalgte felt
Kontroll + Skift + F9	Fjern lenken fra feltet.
Skift + F9	Veksle kode og resultat for valgt felt
Alt + F9	Bytt alle feltkoder og resultater
Alt + Shift + F9	Kjør GOTOBUTTON Eller MACROBUTTON
F11	Neste felt
Skift + F11	Forrige felt
Kontroll + F11	Lås feltet
Kontroll + Skift + F11	Lås opp feltet

Innpakning

Hvis du vil sende det samme brevet til flere mottakere, skrive ut etiketter eller lage et personlig, men standard dokument, kan du bruke sammenslåing av e -post i stedet for å lage så mange dokumenter som nummeret på listen. Med flettefunksjonen kan du slå sammen hoveddokumentet med en datakilde for å ende opp med identiske dokumenter med unike detaljer på noen seksjoner.