TechBlogSD - Alt for WordPress- og WEB -utvikling
WEB- og WordPress -instruksjoner, nyheter, anmeldelser av temaer og plugins

Hvordan konfigurere hurtige trinn i Microsoft Outlook?

18

Outlook er den populære e-postklienten som brukes i mange store organisasjoner. Det er et faktum at rundt 80% av tiden mennesker trenger å gjøre de samme aktivitetene gjentatte ganger når de bruker Outlook -e -post. Det kan være å sende en e -post til lederen din i forhåndsdefinert format eller automatisk videresending av e -post til mapper for organisering. Å gjøre samme handling gjentatte ganger er en tidkrevende oppgave, og Outlook tilbyr en løsning som kalles Quick Steps. I denne artikkelen vil vi forklare hvordan du konfigurerer hurtige trinn i Microsoft Outlook.

Relatert: Hvordan bruke hurtigdeler i Microsoft Word?

Få tilgang til hurtige trinn i Microsoft Outlook

Du har to måter å bruke Quick Steps i Outlook – en er å bruke standardhandlingene og den andre er å lage tilpassede handlinger for ditt behov. Outlook tilbyr en rekke forhåndsdefinerte hurtige trinn, som du kan få tilgang til fra båndet under "Hjem" -fanen.

Hvordan konfigurere hurtige trinn i Microsoft Outlook?

Raske trinn i Outlook

Klikk på pil ned for å utvide listen. Selv om det er forhåndsdefinerte hurtige trinn, må du fortsatt konfigurere handlingen for første gang.

Hvordan konfigurere hurtige trinn i Microsoft Outlook?

Forhåndsdefinerte raske trinn i Outlook 2016

Eksempel på sak

La oss si at du må videresende e -post til sjefen din ofte. Uten raske trinn må du følge trinnene nedenfor:

  • Åpne e -posten og klikk på alternativet for videresending. Alternativt kan du høyreklikke på e -postelementet og velge fremover.
  • Etter det må du skrive inn e -postadressen til lederen din.
  • Til slutt klikker du på send e -post for å fullføre oppgaven.

Du kan utføre alle disse trinnene med et enkelt klikk ved å bruke Hurtige trinn. Du må imidlertid først sette opp trinnene for første gang.

Første gangs oppsett for forhåndsdefinerte raske trinn

Klikk på "Til Manager" -alternativet i de forhåndsdefinerte hurtigstegene. Hvis du ikke ser alternativet, kan du lese neste avsnitt om hvordan du oppretter et nytt hurtigsteg.

Hvordan konfigurere hurtige trinn i Microsoft Outlook?

Oppsett for første gang

  • Skriv inn e -postadressen til lederen din i Til -feltet. Hvis du vil tilpasse, klikker du på "Alternativer" -knappen for å åpne "Rediger hurtige trinn" -vinduet.

Hvordan konfigurere hurtige trinn i Microsoft Outlook?

Rediger hurtige trinn

  • I popup-vinduet "Rediger hurtige trinn" kan du endre emne, legge til Cc, legge til Bcc, oppsettflagg og betydning.
  • Du kan også legge til en tekst og planlegge meldingen etter 1 minutts forsinkelse.
  • Klikk på "Legg til handling" -knappen for å legge til flere handlinger som etter videresending, svar på e -post eller flytting av e -post til en spesifisert mappe. Du kan opprette en ny mappe som "E -post sendt til leder" og legge til den andre handlingen for å flytte e -posten til denne mappen. På denne måten kan du enkelt spore e -postene som videresendes til lederen din.
  • Sett opp en snarvei og verktøytips for handlingen.
  • Klikk på "Lagre" -knappene på forgrunnsvinduene for å bruke endringene.

Nå som du har fullført den første gangen Quick Steps -konfigurasjonen for å bruke den. La oss også diskutere hvordan du oppretter egendefinerte handlinger før du bruker Quick Steps.

Konfigurer tilpassede hurtige trinn

Hvis du vil gjøre noe som ikke er oppført i de forhåndsdefinerte hurtigstegene, klikker du på alternativet "Nytt hurtigtrinn> Tilpasset".

Hvordan konfigurere hurtige trinn i Microsoft Outlook?

Opprette tilpassede hurtige trinn i Outlook

Du vil se den samme "Rediger hurtig trinn" -vinduet.

  • Skriv inn navnet på Quick Step.
  • Klikk på rullegardinmenyen "Velg en handling" for å se listen over tilgjengelige alternativer.

Hvordan konfigurere hurtige trinn i Microsoft Outlook?

Opprette nytt hurtig trinn

  • La oss si at du vil konfigurere et hurtig trinn for "Merk som ulest". Velg alternativet fra rullegardinmenyen.
  • Klikk på snarvei -rullegardinmenyen og velg den eksisterende snarveien for å tilbakekalle ditt hurtige trinn. Outlook tilbyr snarveisområdet fra "Control + Shift + 1" til "Control + Shift +9. Dessverre kan du ikke opprette en egendefinert snarvei for å tilbakekalle hurtige trinn.

Hvordan konfigurere hurtige trinn i Microsoft Outlook?

Oppsett snarvei for Quick Step

  • Skriv inn verktøytips -tekst som vises når du holder musen over navnet på Hurtigtrinn på båndet.
  • Klikk på "Fullfør" -knappen for å fullføre oppsettet.
  • Du kan se at det nyopprettede trinnet vises på båndet som nedenfor.

Hvordan konfigurere hurtige trinn i Microsoft Outlook?

Se egendefinerte raske trinn

Bruke raske trinn

Nå som du vet hvordan du konfigurerer standard hurtige trinn for første gang, samt å lage et nytt for ditt behov. Du kan bruke dem med ett enkelt klikk.

  • Velg først e -posten og klikk på Hurtigtrinn på båndet.
  • I eksemplet ovenfor "Merk som ulest" kan du bruke snarveiene "Control + Shift + 1" for å gjøre e -posten ulest. På samme måte kan du videresende e -posten til lederen din og flytte e -posten til den angitte mappen med ett klikk.

Administrere raske trinn

Du kan bli forvirret når du har mange raske trinn. For å administrere alle dine eksisterende hurtigsteg, klikker du på det lille ikonet i nedre høyre hjørne av hurtigsteggruppen på båndet. Du vil se en "Administrer hurtige trinn" pop-up som nedenfor.

Hvordan konfigurere hurtige trinn i Microsoft Outlook?

Administrer raske trinn

Her kan du se alle tilgjengelige hurtige trinn i Outlook.

  • Du kan redigere, duplisere eller slette et Quick Step.
  • Lag et nytt hurtigsteg ved å klikke på "Ny" -knappen og velg ønsket alternativ.
  • Bruk pil opp eller pil ned for å flytte elementene og omorganisere rekkefølgen. På denne måten kan du beholde de viktigste hurtige trinnene øverst på listen på båndet.

Hurtige trinn mot regler

Vær oppmerksom på at Outlook også har regler for å flytte e -postene som skal spesifiseres til mapper. Quick Steps er imidlertid et nyttig tillegg til de eksisterende reglene i Outlook. Forskjellen mellom Quick Steps og regler er at du må ringe Quick Steps manuelt mens regler fungerer automatisk.

Opptakskilde: www.webnots.com
Leave A Reply

Dette nettstedet bruker informasjonskapsler for å forbedre din opplevelse. Vi antar at du er ok med dette, men du kan velge bort det hvis du ønsker det. jeg aksepterer Mer informasjon