TechBlogSD - Wszystko do WordPressa i tworzenia stron internetowych
Instrukcje WEB i WordPress, nowości, recenzje motywów i wtyczek

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook?

69

Większość z nas używa Microsoft Outlook jako klienta poczty e-mail od wielu lat. Z biegiem lat rozmiar Twojej skrzynki pocztowej będzie rósł i sprawi, że aplikacja będzie bardzo powolna. Zarządzanie starymi wiadomościami e-mail może być trudnym zadaniem, jeśli nie organizujesz ich odpowiednio. Aby mieć szybką i płynną aplikację Outlook, musisz okresowo czyścić skrzynkę pocztową. W tym artykule wyjaśnimy, jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook.

Dlaczego powinieneś archiwizować wiadomości e-mail w Outlooku?

Oprócz poprawy szybkości istnieje wiele innych powodów, dla których powinieneś zająć się sprzątaniem.

  • Ogólnie rzecz biorąc, organizacje używają Exchange Server do wysyłania i odbierania wiadomości e-mail. Gdy masz GB wiadomości e-mail, serwer wymiany będzie wolniej synchronizować wiadomości e-mail między serwerem a komputerem. Dlatego będziesz mieć ograniczone miejsce na e-maile. W takim przypadku należy usunąć lub zarchiwizować e-maile, aby zwolnić miejsce.
  • Być może zmieniasz organizację i chcesz przenieść wszystkie stare e-maile w celach informacyjnych.
  • Podczas zmiany komputera może być konieczne wykonanie kopii zapasowej starych wiadomości e-mail w celu migracji na nowy komputer.

Wyświetlanie szczegółów przestrzeni dyskowej w programie Outlook

Outlook ma różne foldery, takie jak skrzynka odbiorcza, wysłane elementy, kalendarze itp. Przed archiwizacją możesz wyświetlić rozmiar tych folderów, aby zorientować się, jaka zawartość zajmuje miejsce.

  • Uruchom Outlooka i przejdź do menu „Plik > Informacje".
  • W prawym okienku poszukaj przycisku "Narzędzia do czyszczenia".

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook?

Narzędzia do czyszczenia poczty programu Outlook

  • Możesz wyświetlić pasek postępu wskazujący całkowity rozmiar skrzynki pocztowej i dostępne wolne miejsce.
  • Kliknij przycisk „Narzędzia do czyszczenia” i wybierz opcję „Oczyszczanie skrzynki pocztowej…”.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook?

Oczyszczanie skrzynki pocztowej w Outlooku

  • Możesz zobaczyć różne opcje, aby uzyskać rozmiar danych e-mail w wyskakującym okienku "Oczyszczanie skrzynki pocztowej". Kliknij przycisk „Autoarchiwizacja”, aby otworzyć wyskakujące okienko „Rozmiar folderu”.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook?

Wyświetl rozmiar skrzynki pocztowej w Outlooku

  • Możesz sprawdzić rozmiar danych w różnych folderach w pamięci lokalnej i na serwerze w wyskakującym okienku „Rozmiar folderu” .

Czasami archiwizacja skrzynki odbiorczej nie zmniejsza rozmiaru skrzynki pocztowej. Jest to przydatne narzędzie, aby zorientować się, który folder zajmuje duże ilości danych. Na przykład możesz mieć wiele elementów kalendarza z dużymi załącznikami zajmującymi miejsce do przechowywania.

Powiązane: Jak automatycznie wysyłać wiadomości e-mail do określonego folderu w Outlooku?

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook?

Program Outlook oferuje domyślne funkcje archiwizowania wiadomości e-mail w folderze na komputerze. Możesz użyć tego zarchiwizowanego pliku do użycia na dowolnym innym koncie programu Outlook, aby wyświetlić starą datę wiadomości e-mail. Istnieją dwa sposoby archiwizowania wiadomości e-mail w programie Outlook — automatycznie i ręcznie.

Autoarchiwizacja wiadomości e-mail w programie Outlook

Łatwym sposobem na zaoszczędzenie czasu jest zaplanowanie archiwizacji wiadomości e-mail. Na przykład możesz automatycznie archiwizować e-maile co 15 dni.

  • Przejdź do menu „Plik > Opcje” i wybierz zakładkę „Zaawansowane”.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook?

Ustawienia autoarchiwizacji w Outlooku

  • Kliknij przycisk „Ustawienia autoarchiwizacji…” w sekcji „Autoarchiwizacja”.
  • Zaznacz pierwsze pole wyboru „Uruchom autoarchiwizację co — dni” i wybierz liczbę dni między harmonogramami.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook?

Planowanie autoarchiwizacji w Outlooku

Masz wiele innych możliwości dostosowania funkcji automatycznej archiwizacji.

  • Otrzymuj alert, zanim program Outlook automatycznie uruchomi archiwizację.
  • Pokaż lub ukryj zarchiwizowane elementy w sekcji „Archiwa” w skrzynce pocztowej.
  • Ustaw domyślny czas czyszczenia wiadomości e-mail w „Wyczyść elementy starsze niż…”. Na przykład możesz ustawić 3 miesiące, aby program Outlook automatycznie archiwizował elementy starsze niż 3 miesiące.
  • Zaznacz pole wyboru „Trwale usuń stare elementy”, jeśli chcesz trwale usunąć elementy starsze niż określona data.
  • Zmień domyślne miejsce na komputerze, aby zapisać zarchiwizowany plik.

Po podaniu szczegółów kliknij przycisk Zapisz, aby zaplanować autoarchiwizację.

Ręczne Archowanie wiadomości e-mail w Outlooku

Jednym z problemów z autoarchiwizacją jest to, że zacznie działać po otwarciu programu Outlook w zaplanowanym dniu. Jeśli nie włączysz alertu, zakłóci on Twój harmonogram pracy. Alternatywną opcją jest to, że możesz ręcznie archiwizować wiadomości e-mail, gdy masz wolny czas.

  • Przejdź do menu „Plik > Informacje”.
  • Kliknij przycisk „Narzędzia do czyszczenia” i wybierz opcję „Archiwizuj…”.
  • W wyskakującym okienku wybierz foldery, które chcesz zarchiwizować i rozpocznij archiwizację elementów.
  • Możesz wyświetlić pasek stanu pokazujący postęp.

Powiązane: Jak wstawiać emotikony w Outlooku?

Planowanie autoarchiwizacji dla poszczególnych folderów

Powyższy sposób planowania spowoduje zarchiwizowanie wszystkich przesyłek w skrzynce odbiorczej, kalendarzu, przesyłkach wysłanych i innych folderach. Możesz wyświetlić tę samą strukturę folderów w "Archiwach" wyświetlanych ogólnie pod skrzynką odbiorczą.

Możesz jednak mieć również inny harmonogram autoarchiwizacji dla skrzynki odbiorczej, wysłanych elementów i kalendarza.

  • Powiedzmy, że chcesz skonfigurować autoarchiwizację dla folderu „Wysłane elementy”. Kliknij prawym przyciskiem myszy „Pozycje wysłane”, które chcesz skonfigurować, a następnie wybierz „Właściwości”.
  • Wybierz opcję „Zarchiwizuj ten folder przy użyciu tych ustawień:” i skonfiguruj harmonogram.

Jak archiwizować wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook?

Folder autoarchiwizacji w Outlooku

Przeglądanie zarchiwizowanych wiadomości e-mail

Jak wspomniano, możesz przeglądać zarchiwizowane wiadomości e-mail w aplikacji Outlook, podobnie jak w zwykłej skrzynce odbiorczej. Outlook zapisze zarchiwizowane wiadomości e-mail jako plik pst lub ost. PST oznacza Personal Storage Table, a ost oznacza Off-line Storage Table. Plik archiwum można znaleźć w folderze:

C:UsersusernameAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst

Jeśli zmieniłeś ścieżkę lub nazwę pliku w ustawieniach, spójrz pod wybrany folder. Możesz skopiować i używać tego pliku PST do użytku z dowolnym klientem Outlook. We wcześniejszych wersjach programu Outlook firma Microsoft miała ograniczenie rozmiaru do 2 GB dla plików pst. Limit wynosi jednak 50 GB w programie Outlook 2010 w systemie Windows i 10 GB w programie Outlook 2011 na komputerze Mac.

Zmieniając organizację lub komputer, możesz skopiować stary plik archiwum i połączyć się z nowym kontem programu Outlook. Zobaczysz sekcję "Archiwa" pod skrzynką odbiorczą na pasku bocznym. Pomoże Ci to przeglądać stare wiadomości e-mail, a także kontynuować archiwizację nowych wiadomości e-mail w tym samym starym pliku pst.

Źródło nagrywania: www.webnots.com
Leave A Reply

Ta strona korzysta z plików cookie, aby poprawić Twoje wrażenia. Zakładamy, że nie masz nic przeciwko, ale możesz zrezygnować, jeśli chcesz. Akceptuję Więcej szczegółów