TechBlogSD - Wszystko do WordPressa i tworzenia stron internetowych
Instrukcje WEB i WordPress, nowości, recenzje motywów i wtyczek

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

66

Korespondencja seryjna to funkcja programu Microsoft Word, która umożliwia personalizację sekcji dla każdej kopii podobnego dokumentu. Umożliwia korzystanie z listy kontaktów lub innych fragmentów dokumentu przechowywanych w bazie danych (mogą to być listy korespondencji seryjnej programu Word, arkusze kalkulacyjne programu Excel, dostęp lub inne formy baz danych). Innymi słowy, korespondencja seryjna umożliwia użytkownikom tworzenie zestawu dokumentów o podobnym układzie i treści, ale z różnymi informacjami w niektórych sekcjach.

Powiązane: Jak zmienić osadzoną nazwę pliku w dokumentach pakietu Office?

Kiedy używać korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word?

Głównie ta funkcja służy do tworzenia identycznych listów, etykiet lub e-maili dla różnych odbiorców. Możesz również użyć narzędzia do personalizacji raportów, biuletynów lub innych dokumentów oraz e-maili do różnych kontaktów z Twojej listy mailingowej. Ogólnie rzecz biorąc, korespondencja seryjna może być przydatna, gdy chcesz wygenerować wiele dokumentów wyjściowych z pewną stałą zawartością, taką jak papier firmowy i określone części, których dane różnią się w zależności od konkretnego źródła danych.

Różne składniki korespondencji seryjnej

  • Dokument główny — dokument programu Word z zawartością, która będzie taka sama we wszystkich danych wyjściowych. Może to być zwykły tekst, scalanie pól prowadzących tekst, nagłówek firmowy i tak dalej.
  • Źródło danych — baza danych z listą danych, które różnią się w zależności od danych wyjściowych korespondencji seryjnej (na przykład odbiorców comiesięcznego biuletynu).
  • Scal dokument — wynikowe dane wyjściowe podczas scalania dokumentu głównego ze źródłem danych.

W tym przewodniku pokażemy, jak korzystać z funkcji korespondencji seryjnej w MS Word.

Korzystanie z korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word

  • Aby rozpocząć, otwórz nowy dokument, szablon lub istniejący dokument główny w programie Word.
  • Przejdź do menu „Mailing" i na wstążce kliknij strzałkę „Rozpocznij korespondencję seryjną”, aby rozwinąć.
  • Wybierz ostatnią opcję „Krok po kroku…”, aby uruchomić kreatora korespondencji seryjnej.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

Rozpocznij korespondencję seryjną

  • Spowoduje to otwarcie kreatora korespondencji seryjnej na prawej krawędzi dokumentu. Wybierz typ dokumentu, który chcesz przygotować i kliknij „Dalej” na dole kreatora.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

typ dokumentu

Powiązane: Jak e-booki w Microsoft Word?

Wybór głównego dokumentu

Tutaj musisz wybrać swój dokument początkowy.

  • Jeśli bieżący dokument jest Twoim głównym dokumentem, wybierz pierwszą opcję i kontynuuj dodawanie odbiorcy.
  • W niektórych przypadkach możesz mieć szablon, którego używasz do swoich listów. W takim przypadku zaznacz opcję szablonu, a następnie kliknij „Wybierz szablon”, aby wybrać z zapisanych szablonów.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

Wybierz szablon

  • Gdy masz gotowy dokument główny, zaznacz istniejącą alternatywę dokumentu i kliknij przycisk „Otwórz”, aby wybrać konkretny plik w pamięci komputera.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

Z istniejącego dokumentu

Uwaga: Po wybraniu szablonu lub istniejącego pliku dokument zostanie załadowany, a opcja zmieni się na „Użyj bieżącego dokumentu”.

Dodawanie danych (odbiorców) do korespondencji seryjnej

MS Word daje trzy opcje dodawania danych ze źródła.

Wybierz listę z istniejącej listy
  • Możesz mieć swoje dane w bazie danych (Excel, Access itd.). Wybierz „Użyj istniejącej listy”, kliknij link „Przeglądaj”, aby określić listę, którą chcesz scalić.
  • Wybierz źródło danych i kliknij „OK”, aby dodać listę.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

Przeglądaj listę

  • Możesz dodać wiele źródeł danych, klikając link „Wybierz inną listę”. Poza tym, klikając link „Edytuj…”, możesz edytować swoją listę, aby wybrać tylko te dane, które Cię interesują.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

Edytuj listę

Wybierz listę z kontaktów programu Outlook
  • Wybierz opcję wyboru danych adresatów z kontaktów pocztowych programu Outlook.
  • Kliknij „Wybierz folder kontaktów”, wybierz swój profil programu Outlook i kliknij przycisk „OK”.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

Kontakty programu Outlook

Powiązane: Jak dodać spis treści w programie Word?

Utwórz listę w programie Word
  • Trzecia opcja umożliwia utworzenie nowej listy w MS Word dla korespondencji seryjnej.
  • Kliknij „Wpisz nową listę”, a następnie przycisk Utwórz w dolnej sekcji.
  • Spowoduje to otwarcie widoku tabeli, w którym możesz dodawać i zapisywać listę odbiorców.
  • Wpisz dane odbiorców i naciśnij „OK”, a następnie zapisz dokument.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

Nowa lista

Edycja dokumentu głównego

  • Teraz przejdź do następnej strony, aby edytować główny dokument.
  • Jeśli wybrałeś pusty dokument, dodaj swoją zawartość do dokumentu i ustaw lokalizację scalania danych.
  • Kliknij link „Zablokuj adres”, aby edytować kolejność, w jakiej mają się pojawiać dane odbiorcy.
  • Wybierz preferowany styl i kliknij „OK”, aby wstawić adres.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

Blok adresu

  • W sekcji „Pozdrowienia” wybierz pozdrowienie i kliknij „Ok”.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

Pozdrowienie

  • Jeśli chcesz dodać więcej szczegółów, przejdź do „Więcej przedmiotów” i wstaw dodatkowe pola.
  • Gdy skończysz, twój dokument powinien wyglądać mniej więcej tak.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

Dokument korespondencji seryjnej

Powiązane: Jak naprawić powolny program Microsoft Word?

Podgląd dokumentów wyjściowych

  • Kliknij Dalej, aby przejść do kreatora podglądu. Użyj podwójnej strzałki w lewo i w prawo, aby wyświetlić podgląd wielu spersonalizowanych dokumentów.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej w programie Word?

Podgląd korespondencji seryjnej

  • Możesz znaleźć funkcję wyszukiwania konkretnego odbiorcy. Po zweryfikowaniu szczegółów kliknij „Dalej”, aby zakończyć korespondencję seryjną.

Skróty klawiaturowe korespondencji seryjnej

Oto niektóre skróty klawiaturowe używane podczas korzystania z funkcji korespondencji seryjnej.

Skrót Opis
Alt + Shift + K Podgląd korespondencji seryjnej
Alt + Shift + N Scal dokument
Alt + Shift + M Wydrukuj scalony dokument
Alt + Shift + E Edytuj dane korespondencji seryjnej
Alt + Shift + F Wstaw pole scalania
Alt + Shift + D Wstaw pole DATE
Alt + Control + L Wstaw pole LISTNUM
Alt + Shift + P Wstaw pole STRONA
Alt + Shift + T Wstaw pole CZAS
Ctrl + F9 Wstaw puste pole
Control + Shift + F7 Zaktualizuj połączone dane
F9 Zaktualizuj wybrane pola
Control + Shift + F9 Usuń łącze z pola.
Shift + F9 Przełącz kod i wynik dla wybranego pola
Alt + F9 Przełącz wszystkie kody pól i wyniki
Alt + Shift + F9 Uruchom GOTOBUTTON lub MACROBUTTON
F11 Następne pole
Shift + F11 Poprzednie pole
Kontrola + F11 Zablokuj pole
Control + Shift + F11 Odblokuj pole

Zawijanie

Jeśli chcesz wysłać ten sam list do wielu odbiorców, wydrukować etykiety lub przygotować spersonalizowany, ale standardowy dokument, możesz użyć funkcji korespondencji seryjnej zamiast tworzyć tyle dokumentów, ile jest na liście. Funkcja korespondencji seryjnej umożliwia scalenie głównego dokumentu ze źródłem danych, aby uzyskać identyczne dokumenty z unikalnymi szczegółami w niektórych sekcjach.

Źródło nagrywania: www.webnots.com

Ta strona korzysta z plików cookie, aby poprawić Twoje wrażenia. Zakładamy, że nie masz nic przeciwko, ale możesz zrezygnować, jeśli chcesz. Akceptuję Więcej szczegółów