Jak porównać dwa dokumenty Word?

W naszym wcześniejszym artykule wyjaśniliśmy, jak porównać dwa arkusze kalkulacyjne Excel. Podobnie możesz łatwo porównać dokumenty Word za pomocą kilku kliknięć. Potrzebujesz Office 365 lub Word 2019. Ta funkcja będzie działać również na wersjach Windows i Mac.

Dlaczego musisz porównać dwa dokumenty Word?

Istnieje wiele powodów, dla których możesz potrzebować porównać dwa dokumenty programu Word. W naszym przypadku niektórzy użytkownicy wysyłają nam posty gości lub czasami otrzymywaliśmy artykuły z internetowych rynków, takich jak Upwork. W większości przypadków artykuł wymaga modyfikacji, a autor poprawi treść i ponownie wyśle ​​po modyfikacjach. Niestety, żaden z nich nie używa funkcji śledzenia zmian w celu wyróżnienia i pokazania poprawionych treści. Dlatego musimy porównać dwie wersje tego samego pliku, aby sprawdzić, czy żądane zmiany zostały wprowadzone. Ponadto można również połączyć dwie wersje dokumentu, jeśli istnieje jakaś zawartość, którą można połączyć z obu wersji.

Innym dobrym przykładem jest praca z zespołem lub współpracownikami w organizacji. Czasami wszyscy członkowie zespołu muszą zaktualizować ten sam dokument swoją częścią i może być konieczne sprawdzenie i śledzenie zmian do przeglądu. Po przejrzeniu wszystkich zmian możesz odrzucić lub zaakceptować poszczególne zmiany, aby skonsolidować ostateczną wersję.

Przejdźmy do wyjaśnienia procesu.

Powiązane: Jak szybko dodać dzielniki w programie Word?

Jak porównać dwa dokumenty Word?

Otwórz Microsoft Word i przejdź do zakładki „Recenzja". Kliknij „Porównaj” i wybierz opcję „Porównaj dokumenty…”.

Menu Porównaj dokumenty

Program Word spróbuje uzyskać dostęp do twoich ostatnich dokumentów i poprosi o pozwolenie na dostęp do nich. Stanie się to szczególnie w wersji Office 365 na Macu, ponieważ Apple potrzebuje potwierdzenia prywatności podczas uzyskiwania dostępu do plików z wersji macOS Catalina. Możesz kliknąć przycisk „Anuluj”, aby zamknąć wyskakujące okienka i wybrać inny dokument. Jednak po wybraniu innego dokumentu może być konieczne potwierdzenie dostępu.

Przyznaj dostęp do plików w systemie macOS

W systemie Windows 10 zobaczysz okno dialogowe "Porównaj dokumenty", jak poniżej.

Wybór dokumentów do porównania

Kliknij przycisk przeglądarki i wybierz oryginalną i poprawioną wersję swojego dokumentu. Możesz również łatwo uzyskać dostęp do ostatnich plików, klikając listy rozwijane nazw plików.

Wybierz dokumenty do porównania

Program Word domyślnie wyświetla zmiany w poprawionym dokumencie i umieszcza autora dokumentu na etykiecie. Możesz podać inne słowo, takie jak "Zmieniony" w polu tekstowym "Zmiany etykiet z" dostępnym w sekcji "Zmieniony dokument".

Wprowadź etykietę śledzenia

Powiązane: Jak zmienić osadzoną nazwę pliku w dokumentach pakietu Office?

Dostosowywanie porównania

Wystarczy wybrać dwa dokumenty, aby uruchomić funkcję porównywania w programie Word. Możesz jednak kliknąć małą strzałkę w dół, aby zobaczyć więcej opcji dostosowywania.

Dostosuj porównanie

Ustawienia porównania

Wybierz opcje do porównania, takie jak zmiany przypadku, komentarze, pola, notatki, formatowanie, nagłówki i stopki. Możesz również znaleźć dodawanie i usuwanie pól tekstowych, tabel, a nawet białych spacji między dwiema wersjami dokumentu.

Pokaż zmiany

Tutaj zobaczysz dwie dodatkowe opcje do porównania na poziomie znaku lub słowa. Zalecamy wybranie domyślnej opcji poziomu słów. Na koniec możesz wybrać, gdzie chcesz pokazać porównania. Możesz pokazać porównanie w jednym z oryginalnych lub poprawionych dokumentów lub utworzyć nowy dokument, aby pokazać porównanie.

Po wybraniu opcji kliknij „OK”.

Sprawdzanie porównania

Na podstawie dokonanego wyboru program Word otworzy porównanie w jednym z istniejących dokumentów lub w nowym dokumencie. Możesz wyświetlić wszystkie zmiany między tymi dwoma dokumentami wymienione na pasku bocznym, jak pokazano poniżej. Jest to dokładnie podobne do używania funkcji „Śledź zmiany” podczas aktualizowania treści w dokumentach programu Word.

Zobacz porównanie wyników

Kliknij dowolną zmianę na pasku bocznym, aby zobaczyć, kiedy została zmieniona. Możesz również kliknąć tekst dokumentu, aby wyświetlić więcej szczegółów zmian.

Wyświetl szczegóły zmian

Zwróć uwagę, że słowo „Zmieniono” wyświetlane w śledzeniu to słowo, które podałeś jako etykietę podczas wybierania dokumentów. Jeśli wybrałeś pokazanie porównania w nowym dokumencie, kliknięcie zmian na pasku bocznym spowoduje wyświetlenie statystyk wstawiania i usuwania na innym pasku bocznym, jak poniżej.

Pobieranie podsumowania wersji

Akceptowanie lub odrzucanie zmian

Teraz możesz porównać dwa dokumenty Worda i zobaczyć wyniki. Podobnie jak w przypadku zwykłego sprawdzania, możesz zaakceptować lub odrzucić każdą zmianę w poprawionej wersji. Możesz to zrobić z menu „Przejrzyj > Zaakceptuj / Odrzuć” lub klikając prawym przyciskiem myszy każdą zmianę.

Zaakceptuj lub odrzuć zmiany

Po zakończeniu recenzji zapisz swoje treści, aby po porównaniu uzyskać ostateczną wersję. Podczas przeglądu porównawczego możesz przywrócić dokument do oryginalnej wersji, przechodząc do „Recenzja> Śledzenie” i wybierając „Oryginał”. Możesz także zmodyfikować opcje znaczników, aby dostosować widok wyświetlania porównania.

Przywróć oryginalny dokument

Pamiętaj, że gdy wybierzesz dokumenty zawierające śledzenie zmian bez akceptacji, Word poprosi Cię o potwierdzenie, że wszystkie te zmiany mogą zostać zaakceptowane lub odrzucone przed porównaniem. Zasadniczo oznacza to, że przed próbą porównania musisz najpierw przejrzeć i zaakceptować / odrzucić zmiany w dokumentach.

Potwierdź śledzenie zmian przed porównaniem

Powiązane: Jak tworzyć e-booki w programie Word?

Uwagi dotyczące formatowania

Może się zdarzyć, że dwa wybrane dokumenty mają różne formatowanie i chcesz pokazać porównanie w nowym dokumencie. W tym scenariuszu lub w przypadku jakichkolwiek innych konfliktów formatowania program Word poprosi o potwierdzenie użycia formatowania z jednego z wybranych dokumentów.

Potwierdź użycie formatowania

Łączenie dokumentów

Podobnie jak w przypadku porównania, możesz również połączyć dwa dokumenty po porównaniu ze śledzeniem zmian. To jednak nie zadziała w przypadku połączenia dwóch zupełnie różnych dokumentów.