TechBlogSD - Wszystko do WordPressa i tworzenia stron internetowych
Instrukcje WEB i WordPress, nowości, recenzje motywów i wtyczek

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

1

Microsoft Excel to jedno z najszerzej używanych narzędzi w organizacjach. Bez względu na to, czy jesteś inżynierem, czy analitykiem danych, na koniec musisz mieć liczby w arkuszu Excela, aby zaprezentować swoją pracę. Wśród wielu innych funkcji programu Excel sprawdzanie poprawności danych jest jedną z typowych funkcji używanych w środowisku zespołowym lub grupowym. Na przykład możesz wysłać program Excel do wszystkich współpracowników, aby wypełnić wartości ograniczone. Pomoże Ci to uniknąć wpisywania dowolnego tekstu i sprawić, że dane będą mieścić się w określonym zakresie. W tym artykule przyjrzyjmy się, jak tworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel z różnymi opcjami.

Powiązane: Jak naprawić powolny Excel i przyspieszyć pracę?

1 Definiowanie reguł walidacji

Excel umożliwia ustawienie reguł walidacji dla poszczególnych komórek lub zakresów komórek. Możesz to wykorzystać do monitorowania akceptacji określonych wartości tylko w określonych komórkach.

Weźmy przykład do walidacji arkusza ocen studenckich.

  • Komórki pod kolumną „Temat 1" powinny być liczbą.
  • Dozwolona wartość wynosi od 0 do 100.
  • Nie może to być tekst mniejszy niż zero ani większy niż 100.
  • Excel powinien automatycznie odrzucić wszystkie inne wpisy.

Możesz zdefiniować reguły sprawdzania poprawności danych w programie Excel, wykonując poniższe czynności.

  • Aby ustawić te walidacje, najpierw wybierz zakres komórek, dla których chcesz ograniczyć wartości. W naszym przykładzie wybieramy komórki od D4 do D7.
  • Przejdź do zakładki „Dane” i wybierz opcję „Walidacja danych” w grupie „Narzędzia danych”.

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Tworzenie reguły sprawdzania poprawności danych w programie Excel

  • Spowoduje to otwarcie okna dialogowego "Weryfikacja danych". Możesz ustawić dozwolone wpisy dla wybranych komórek w zakładce "Ustawienia" w oknie dialogowym.
  • Kliknij menu pod „Zezwól:” i wybierz preferowaną wartość. W naszym przykładzie wybierzemy liczbę całkowitą dla znaków.

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Ustawienia sprawdzania poprawności danych w programie Excel

  • W polu listy „Dane” możesz zdefiniować warunki ważności. Ogranicza to możliwości wejścia i wybieramy opcję „pomiędzy”, ponieważ musimy zezwolić tylko na wartości od 0 do 100. Pamiętaj, że opcje będą się zmieniać w zależności od Twojego wyboru. Na przykład, jeśli wybierzesz „większe niż”, zobaczysz tylko pole tekstowe do wprowadzenia wartości „Minimum”.
  • Dla warunku „pomiędzy” możesz określić możliwą rozpiętość w polach „Minimum” i „Maksimum”. Wprowadzimy minimum jako 0 i maksimum jako 100.

Kliknij przycisk „OK”, a teraz, gdy pomyślnie skonfigurowałeś sprawdzanie poprawności danych dla wybranych komórek.

2 Alert o błędzie reguły walidacji

Używając reguły sprawdzania poprawności, możesz ograniczyć dozwolone wartości w komórce. Podczas próby wprowadzenia wartości 110 w komórce D4 program Excel wyświetli komunikat o błędzie i ograniczy dostęp.

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Dane niedozwolone z powodu nieprawidłowych wpisów

Jednak komunikat o błędzie nie pokazuje dozwolonego zakresu od 0 do 100. Aby komunikat o błędzie był bardziej zrozumiały, można utworzyć niestandardowy komunikat ostrzegawczy o błędzie, który poda jasne instrukcje w przypadku wystąpienia błędu.

  • Wybierz komórkę lub zakres komórek i przejdź do "Dane> Sprawdzanie danych", jak wyjaśniono powyżej. Zalecamy wykonanie tego kroku razem, aby można było skonfigurować sprawdzanie poprawności i komunikat o błędzie w jednym kroku.
  • W oknie dialogowym „Weryfikacja danych” przejdź do zakładki „Ostrzeżenie o błędzie”.
  • W polu „Tytuł” ​​wpisz nagłówek swojego błędu.
  • Wprowadź szczegóły reguły w okienku „Komunikat o błędzie”.

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Alert o błędzie sprawdzania poprawności danych

Ważną częścią jest ustawienie stylu komunikatu o błędzie. Kliknij menu rozwijane „Styl”, a zobaczysz trzy opcje – Zatrzymaj, Ostrzeżenie i Informacja. W zależności od potrzeb możesz całkowicie ograniczyć wartość komórki lub zezwolić użytkownikom z ostrzeżeniem lub komunikatem informacyjnym. Na przykład, gdy użytkownik wprowadzi 110, w naszym przypadku otrzymasz następujące błędy dla różnych stylów alertów.

Powiązane: porady dotyczące programu Excel dotyczące zwiększenia produktywności.

2.1. Zatrzymaj alert o błędzie:

Jest to również domyślny alert, który pojawia się, gdy nie skonfigurujesz żadnych niestandardowych komunikatów alertów o błędach. Excel nie pozwoli na wprowadzenie nieprawidłowych wpisów i należy wpisać dozwolone wartości.

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Zatrzymaj alert o błędzie

2.2. Ostrzeżenie o błędzie informacyjnym:

Jest to prosty alert informacyjny, a program Excel pozwoli ci kontynuować z nieprawidłową wartością po kliknięciu przycisku "OK".

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Ostrzeżenie o błędzie informacyjnym

2.3. Ostrzeżenie o błędzie:

To jest ostrzeżenie, a program Excel zaoferuje opcje kontynuowania lub anulowania.

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Ostrzeżenie o błędach

3 Komunikat wejściowy reguły walidacji

Podobnie jak alert o błędzie, możesz również utworzyć komunikat wyświetlany po kliknięciu komórki. Pomoże to wpisać poprawne dane w jednym kroku przed uzyskaniem błędu.

  • Wybierz komórkę lub zakres komórek i przejdź do "Dane> Sprawdzanie danych", jak wyjaśniono powyżej.
  • W oknie dialogowym „Weryfikacja danych” przejdź do zakładki „Wiadomość wejściowa”.
  • W polu „Tytuł” ​​wpisz nagłówek wiadomości dotyczący błędu.
  • Wprowadź szczegóły reguły w okienku „Wiadomość wejściowa”.

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Komunikat wejściowy weryfikacji danych

Kliknij zatwierdzoną komórkę, aby zobaczyć, że komunikat wejściowy pojawia się jak poniżej jako instrukcja.

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Komunikat wejściowy reguły walidacji

Będzie to przydatne, gdy masz duży program Excel z różnymi rodzajami sprawdzania poprawności danych w różnych komórkach.

Powiązane: Jak naprawić błędy formuł w programie Excel?

4 Zasady walidacji istniejących danych

Podczas tworzenia reguły sprawdzania poprawności jest mało prawdopodobne, że tabela programu Excel jest nadal pusta. Dlatego musisz zadbać o kilka ustawień podczas korzystania z reguł walidacji na istniejących danych.

4.1. Rozszerzenie walidacji danych

Po wybraniu komórek poza regułami walidacji i kliknięciu opcji „Walidacja danych”, program Excel wyświetli komunikat.

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Rozszerzenie walidacji danych

Możesz kliknąć „Tak”, aby rozszerzyć weryfikację na wybrane komórki. Problem polega jednak na tym, że program Excel NIE zweryfikuje żadnych istniejących danych za pomocą reguł sprawdzania poprawności. Reguły sprawdzania poprawności można używać tylko dla wpisów, które są zgodne z wcześniej ustawioną regułą. Excel zignoruje istniejące dane bez sprawdzania poprawności. Jedyną opcją dostępną w programie Excel jest oznaczenie nieprawidłowych danych, aby można było je ręcznie poprawić.

4.2. Etykietowanie istniejących nieprawidłowych wartości

Aby znaleźć nieprawidłowe istniejące komórki danych, przejdź do menu „Dane” i kliknij przycisk rozwijany „Walidacja danych” w grupie „Narzędzia danych”. Teraz wybierz wpis „Niepoprawne dane okręgu”, aby podświetlić nieprawidłowe komórki czerwonymi kółkami, jak poniżej:

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Okrążanie nieprawidłowych danych

4.3. Usuwanie etykiet z nieprawidłowych danych

Korzystając z kręgów weryfikacji, możesz stworzyć przejrzysty przegląd nieprawidłowych danych w swojej tabeli. Jeśli poprawiłeś wartości lub nie potrzebujesz już kółek, możesz je łatwo usunąć.

Możesz ponownie użyć wpisu „Wyczyść kręgi weryfikacji” w menu „Weryfikacja danych”, aby usunąć etykietę z czerwonym kółkiem.

5 Lista reguł walidacji

Jako alternatywę dla reguł walidacji możesz użyć listy zawierającej wszystkie prawidłowe wartości. Dlatego każdy użytkownik może po prostu wybrać pomiędzy dostępnymi wartościami i wstawić prawidłowe dane. Innymi słowy, możesz ograniczyć użytkownikowi możliwość wyboru w ramach określonych wartości. W naszym przykładzie możesz zezwolić tylko na znaki takie jak 50, 60, 70, 80 i 90 i ograniczyć wszelkie inne dane wprowadzane przez użytkownika.

W wyskakującym okienku „Weryfikacja danych” przejdź do zakładki „Ustawienia”:

  • Wybierz wpis "Lista" z listy rozwijanej "Zezwól".
  • Wybierz opcję "Rozwijane w komórce", aby wyświetlić wartości z listy rozwijanej.
  • Zaznacz lub odznacz opcję „Ignoruj ​​puste” w zależności od potrzeb.
  • Wprowadź dozwolone wartości w polu tekstowym „Źródło”, oddzielając je przecinkami. Jeśli wymagane wartości już istnieją w tabeli lub w innych arkuszach, po kliknięciu w polu „Źródło” wybierz odpowiedni obszar, aby przyjąć wartości. Upewnij się, że źródło wartości jest dostępne w tej samej książce programu Excel, aby działało, gdy udostępnisz program Excel innym.
  • Kliknij przycisk „OK”, aby zapisać zmiany.

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Walidacja danych z wartościami listowymi

Sformatowana w ten sposób komórka otrzymuje po aktywacji strzałkę listy. Możesz teraz wprowadzić jedną z możliwych wartości ręcznie lub otworzyć listę za pomocą przycisku strzałki, a następnie wybrać żądany wpis.

Jak utworzyć walidację danych w programie Microsoft Excel?

Wybierz wartości z listy

Możesz także ustawić komunikat wejściowy i alert o błędzie, jak wyjaśniono powyżej.

Użyj przycisku „Wyczyść wszystko”, aby jednym kliknięciem usunąć wszystkie sprawdzanie poprawności danych, komunikaty wejściowe i alerty o błędach.

Źródło nagrywania: webnots.com
Leave A Reply

Ta strona korzysta z plików cookie, aby poprawić Twoje wrażenia. Zakładamy, że nie masz nic przeciwko, ale możesz zrezygnować, jeśli chcesz. Akceptuję Więcej szczegółów