TechBlogSD - Wszystko do WordPressa i tworzenia stron internetowych
Instrukcje WEB i WordPress, nowości, recenzje motywów i wtyczek

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

83

Większość z nas używa programu Microsoft Outlook do wysyłania e-maili i spotkań/terminów kalendarza. Możesz jednak również użyć Outlooka do tworzenia zadań i śledzenia postępów aż do zakończenia. Możliwe jest również przydzielanie lub delegowanie zadań współpracownikom i członkom zespołu. W tym artykule wyjaśnimy, jak zarządzać zadaniami w Microsoft Outlook.

Powiązane: Jak naprawić powolny program Outlook i przyspieszyć wydajność poczty e-mail?

W tym artykule omówimy następujące sekcje:

  • Tworzenie nowego zadania
  • Konwertowanie wiadomości e-mail na zadanie
  • Zadanie edycji
  • Delegowanie lub przydzielanie zadań

Jak tworzyć zadania w programie Microsoft Outlook?

Postępuj zgodnie z instrukcjami, aby utworzyć nowe zadanie.

Outlook pokaże ikony poczty, kalendarza i zadań na dole prawego paska bocznego. Może się to różnić w zależności od ustawień. Jeśli nie widzisz opcji „Zadania", kliknij przycisk z trzema kropkami na dole nawigacji na pasku bocznym i wybierz opcję „Zadania”.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

Otwórz zadania w Outlooku

Alternatywnie możesz użyć pola wyszukiwania w programie Outlook 2016 i nowszych, aby znaleźć widok zadań dla siebie. Po przejściu do widoku zadań program Outlook będzie zawierał różne elementy menu na wstążce.

Domyślnie możesz wyświetlić wszystkie istniejące zadania i listę rzeczy do zrobienia w widoku zadań. Lista rzeczy do zrobienia wyświetla wszystkie zadania, a także wszystkie e-maile oznaczone do dalszych czynności. Kliknij przycisk „Nowe zadanie”, aby utworzyć nowe zadanie.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

Tworzenie nowych zadań w Outlooku

Wprowadź temat nowego zadania, które program Outlook wyświetli na liście zadań.

Definiowanie terminu, statusu i priorytetu

W przeciwieństwie do spotkania, edytowanie zadania nie jest związane z ustalonym czasem i czasem trwania. Możesz jednak określić termin wykonania zadań. Możesz także tworzyć zadania bez ustalonego terminu.

  • Kliknij ikonę „Kalendarz” w polach „Data rozpoczęcia” i „Termin”. Ustaw daty swojego zadania zgodnie z potrzebami. Możesz również wprowadzić opisy dat, takie jak Dzisiaj, Jutro lub Pojutrze, w polach daty rozpoczęcia i terminu. Outlook automatycznie konwertuje je na odpowiednie daty.
  • Teraz kliknij pole „Status”. Tutaj możesz ustawić stopień zaawansowania pracy nad zadaniem.
  • Możesz użyć pola „Priorytet”, aby określić, jak ważne lub pilne jest zadanie. Domyślnie priorytet zadania jest zdefiniowany jako „Normalny” w Outlooku.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

  • W polu „% ukończenia” możesz wprowadzić procent wykonania zadania, jeśli jest to wymagane.
  • Jeśli chcesz, możesz poprosić program Outlook o przypomnienie o wykonaniu zadania.
  • W polu tekstowym możesz wprowadzić dodatkowe informacje o zadaniu lub wstawić elementy, które są z nim powiązane.

Powiązane: Jak zwiększyć produktywność podczas korzystania z programu Outlook?

Konfigurowanie zadania cyklicznego

Jeśli w grę wchodzi seria powtarzających się zadań, takich jak zadanie do wykonania co tydzień, włącz przycisk "Cykl" na wstążce. Następnie możesz zdefiniować wzorzec cyklu.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

Ustawianie powtarzania zadań w Outlooku

Przeglądanie utworzonych zadań

Teraz, gdy wypełniłeś szczegóły zadania, zapisz i zamknij zadanie. Możesz wyświetlić nowe zadanie na liście zadań z odpowiednim terminem.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

Wyświetl utworzone zadanie

Konwertowanie wiadomości e-mail na zadanie

Tworzenie własnych nowych zadań jest bardzo proste. Jednak od czasu do czasu może być konieczne przekonwertowanie otrzymanej wiadomości e-mail na zadanie. Oto jak przekonwertować otrzymaną pocztę na zadanie.

  • Przełącz się do widoku poczty e-mail w programie Outlook.
  • Masz kilka opcji dołączenia wiadomości e-mail do listy zadań. W przypadku jednego e-maila możesz oznaczyć wiadomość e-mail do dalszych czynności. Takie wiadomości e-mail są wyświetlane na liście zadań do wykonania, ale pozostają wiadomościami e-mail. Możesz to zrobić, klikając wiadomość prawym przyciskiem myszy i wybierając termin z menu „Obserwacja”.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

E-mail uzupełniający

  • Możesz także całkowicie przekonwertować wiadomość e-mail na zadanie. Użyj przycisku „Przenieś” i wybierz folder „Zadania”, aby to zrobić.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

Przenoszenie wiadomości e-mail do zadań

  • Teraz zobaczysz okno nowego zadania z tematem zadania takim samym jak temat wiadomości e-mail. Program Outlook dołącza również oryginalną wiadomość e-mail do obszaru tekstowego, który w razie potrzeby można otworzyć za pomocą dwukrotnego kliknięcia.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

Konwertuj e-mail na zadanie

Masz wszystkie dostępne opcje, tak jak podczas tworzenia nowego zadania. Po wypełnieniu szczegółów zapisz zadanie, a następnie przełącz się z powrotem do widoku „Zadanie”, aby zobaczyć nowe zadanie na liście zadań. Pamiętaj, że program Outlook usunie wiadomość e-mail z folderu Skrzynka odbiorcza.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

E-mail przeniesiony do zadań

Powiązane: Jak wstawiać symbole emoji w programie Outlook za pomocą skrótów klawiaturowych?

Zadania edycji

Po utworzeniu możesz edytować dowolne ze swoich zadań. Aby edytować, najpierw wybierz zadanie.

  • Załóżmy, że chcesz zmienić termin wykonania zadania. Aby to zrobić, kliknij zadanie prawym przyciskiem myszy i wybierz termin z menu „Obserwacja”.
  • Po wykonaniu zadania kliknij pole „Ukończono” przed zadaniem lub flagę w prawej kolumnie.
  • Możesz również oznaczyć zadanie jako ukończone, klikając odpowiedni przycisk na wstążce.
  • Outlook wyświetli wszystkie ukończone zadania z przekreśleniem. Jeśli nie potrzebujesz już zadania z listy, kliknij przycisk „Usuń z listy”, aby usunąć z listy.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

Edycja zadań w Outlooku

Delegowanie zadań

W Outlooku możesz również delegować zadania innym osobom. Możesz przydzielać nowe lub istniejące zadania innym osobom. Jeśli chcesz przydzielić zadanie innej osobie, wystarczy wybrać ją z listy kontaktów lub podać adres e-mail odbiorcy.

  • Podczas tworzenia nowego zadania możesz kliknąć przycisk „Przypisz zadanie”, aby przekazać go innej osobie.
  • Gdy masz już utworzone zadanie na liście rzeczy do zrobienia, kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz „Przypisz zadanie”. Możesz też kliknąć dwukrotnie, aby otworzyć zadanie w widoku zadania, a na wstążce możesz znaleźć przycisk do przypisywania zadania.
  • Użyj pola adresu w tym oknie dialogowym, aby wybrać osobę, która ma wykonać zadanie.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

Delegowanie lub przypisywanie zadań w Outlooku

  • Również domyślnie kopia zadania pozostaje na liście rzeczy do zrobienia w celach informacyjnych. Wyłącz to pole, jeśli delegowane zadanie nie będzie już wyświetlane na liście zadań do wykonania.
  • Domyślnie otrzymasz powiadomienie, gdy przydzielone zadanie zostanie wykonane. Możesz również wyłączyć to powiadomienie.
  • Po sprawdzeniu szczegółów wyślij zadanie do wyznaczonej osoby.

Akceptowanie lub odrzucanie delegowanych zadań

  • Ikona przed zadaniem informuje, że zadanie zostało przydzielone innej osobie. Odbiorca ma teraz możliwość zaakceptowania lub odrzucenia zadania.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

Zaakceptuj lub odrzuć przydzielone zadanie

  • Outlook powiadomi Cię o statusie zaakceptowany lub odrzucony. Otrzymasz również informację o postępie w wykonaniu zadania, gdy tylko odbiorca zadania wprowadzi odpowiednie informacje.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

Sprawdź status przydzielonych zadań

Wyświetlanie wszystkich przypisanych zadań

W widoku Zadania kliknij opcję widoku „Przypisane” z elementu listy. Teraz możesz przeglądać tylko zadania, które przypisałeś innym osobom.

Jak zarządzać zadaniami w programie Microsoft Outlook?

Wyświetl delegowane zadania w Outlooku

Możesz wyświetlić stan delegowanych zadań jako osobną kolumnę w widokach „Szczegółowy” i „Przypisany”. W widokach „Aktywne”, „Następne 7 dni” i „Zaległy” znajdują się osobne kolumny dla statusu i postępu. Wszystkie istotne informacje znajdziesz również w nagłówku okna zadania, gdy otworzysz zadanie.

Źródło nagrywania: www.webnots.com
Leave A Reply

Ta strona korzysta z plików cookie, aby poprawić Twoje wrażenia. Zakładamy, że nie masz nic przeciwko, ale możesz zrezygnować, jeśli chcesz. Akceptuję Więcej szczegółów