TechBlogSD - Allt för WordPress- och WEB -utveckling
WEB- och WordPress - instruktioner, nyheter, recensioner av teman och plugins

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

14

Word är en del av Microsoft Office -paketet och är ett av de mest populära ordbehandlingsverktygen. Miljontals företag och enskilda användare är beroende av möjligheterna med detta kraftfulla verktyg. Människor skapar dagligen utifrån förslag, rapporter och nästan alla andra dokument. Word har många funktioner som gör det snabbare och enklare att förbereda och formatera alla textfiler eller dokument. Men trots dess popularitet och det faktum att majoriteten av datoranvändarna är skickliga i att använda Word, är det bara några få som vet hur man använder detta kraftfulla program till sin fulla kapacitet. Nedan följer några tips som hjälper dig att spara tid och förbättra din produktivitet när du använder Microsoft Word.

  1. Auto Recovery och AutoSave
  2. Återställ osparade dokument
  3. Anpassa klistra in alternativ
  4. Använd innehåll från urklipp
  5. Applicerar stilar snabbt med formatmålare
  6. Behåller formateringskonsistens
  7. Lägg till innehållsförteckning
  8. Flytta innehållsblock med navigeringsfönstret
  9. Sätt in snabba skärmdumpar
  10. Lägga till avdelare
  11. Infoga drag citat
  12.  Använd kortkommandon

1 Auto Recovery och AutoSave Documents

En av de största frustrationerna för Word -användare är att förlora allt arbete i händelse av ett oväntat system- eller programkrasch. Av denna anledning är det viktigt att fortsätta spara ditt dokument efter att du har gjort några ändringar. Du kan dock använda vissa Word -funktioner för att undvika en situation där du kan behöva upprepa det du redan hade gjort.

  • Använd kortkommandona “Ctrl + S" för att spara ett dokument för första gången eller ändringar i dokumenten.
  • Du kan också ställa in " AutoSave " för att aktivera automatisk sparning av dokumentet efter några minuter. Gå till "Arkiv" och välj "Alternativ" längst ned i listan i den vänstra rutan.
  • Klicka på "Spara" på vänster sida i popup-fönstret och gå till avsnittet "Spara dokument" till höger.
  • Markera både "Spara AutoRecover …" och "Behåll det sista …" rutorna och ange sedan efter hur lång tid Word automatiskt ska spara dokumenten (mellan 1 och 10 minuter) genom att klicka på uppåt- eller nedåtpilen. Klicka på "Ok" längst ned i fönstret.

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Ange alternativ för autospara i Word

2 Återställ osparade dokument

  • Du kan också återställa osparade dokument genom att navigera genom menyn "Arkiv> Info".
  • Under "Hantera versioner" klickar du på "Återställ ej sparat …".

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Återställ osparat dokument

  • Detta öppnar en lista över osparade filer. Dubbelklicka på en fil för att öppna.

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Ej sparade filer Alternativ

  • Klicka på " Spara som " för att öppna och spara en kopia av filen.

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Spara som dokument

3 Anpassa klistra in alternativ

Kombinationen Kopiera och klistra in är mycket användbar när du arbetar med ett Word-dokument, men ibland kan det bli svårt, särskilt när du klistrar in ett förinställt format. Du kan undvika frustrationen genom att:

  • Tryck på "Ctrl + Alt + V" och välj "Oformaterad text" för att automatiskt slå ihop den tillagda texten med dokumentets format och klicka sedan på "Ok".

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Klistra in alternativ

  • Du kan också konfigurera klistra in alternativen. För att göra det, gå till "Arkiv", välj "Alternativ" och klicka på "Avancerat".
  • Rulla ner till avsnittet "Klipp, kopiera och klistra in", anpassa klistra in alternativen efter dina önskemål och klicka på "Ok".

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Anpassa klistra in

4 Använda Word Urklipp

Om du kopierar olika text- eller bildblock kan du öka din produktivitet genom att lagra de olika kopiorna i Urklipp.

  • För att lägga till text eller ett objekt i Urklipp, välj objektet och tryck två gånger på “Ctrl + C”.
  • Expandera urklipp på fliken "Hem" för att se de kopierade objekten.
  • Klicka på pilen på ett objekt och klicka på "Klistra in". Alternativet "Ta bort" tar bort objektet från Urklipp.

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Urklipp dokument

5 Behåll formatkonsistens med textstilar

Använd Word-inbyggda textstilar för att strukturera och skapa ett konsekvent dokument. Välj tema och ange layout för ditt dokument, så att läsbarheten är konsekvent i hela dokumentet.

När du vill utforma en viss del av ditt dokument markerar du texten och väljer en av textstilarna på menyn "Stilar" under "Hem" -menyn. Genom att tillämpa korrekt formatering på dina dokument kan du enkelt konvertera Word -dokument till vackra PDF -e -böcker.

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Textstilar i Word

6 Applicera stilar snabbt

Du vet förmodligen att tillämpa formatering av ett segment på ett annat segment med hjälp av "Format Painter".

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Formatera målare i Word

Du behöver dock inte klicka på "Formatmaler" varje gång för att använda den valda stilen på flera delar i ditt dokument.

  • Välj en textdel och dubbelklicka på alternativet "Formatera målare" under "Hem" -menyn.
  • Välj nu olika textdelar på olika platser i ditt dokument för att tillämpa stilen.
  • Tryck på Escape för att lämna formatmålaren.

7 Använd innehållsförteckning

Skapa dokument med lämpliga rubriker. Rubrikerna underlättar navigering (konturvy) och hjälper när du skapar en automatisk innehållsförteckning på fliken "Referenser".

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Innehållsförteckning i Word

När du har många rubriker går du bara till fliken "Referenser" och infogar innehållsförteckning i ditt dokument. Detta hjälper din läsare att snabbt förstå sammanfattningen.

8 Navigeringsfönster för att flytta innehållsblock

Att skapa ett mycket stort dokument är ett krångel. Speciellt när du vill strukturera om dokumentet behöver du inte klippa och klistra igenom dokumenten. Navigeringsfönstret hjälper dig att enkelt dra och släppa innehållsblocken. Du kan aktivera navigeringsfönstret under menyn "Visa". På Mac kan du aktivera rutan under "Visa> Sidofält> Dokumentkartfönster".

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Dokumentkarta i Mac Word

Du kan ändra fönsterinställningarna för att visa dokumentet i sida för sida -miniatyrbild eller som en dokumentkartvy.

9 Sätt in skärmdumpar snabbt

Skärmdumpar hjälper till att visa med en enda bild exakt vad du förklarar i hundratals ord. För att infoga skärmdump i Word, gå till "Infoga> Skärmdump" -menyn. Du kan antingen infoga hela skärmbilden för någon av de öppna apparna eller bara fånga den önskade delen av fönstret med alternativet "Skärmklippning".

Efter att du har lagt in bilder, använd "Bildverktyg" för att lägga till ramar, välj olika layouter för din skärmdump.

10 Lägga till avdelare

Vet du att du skriver tre prickar och trycker på enter -tangenten skapar en raddelare i full bredd i Word -dokument?

Prova med olika tangenter som prick och asterisk för att skapa olika typer av avdelare. Läs mer om hur du snabbt lägger till och tar bort avdelare i Word -dokument.

11 Infoga pull -citat

Att ha tusentals ord utan bild eller tabell i ett dokument gör folk uttråkade. Oroa dig inte !!! Du har möjlighet att infoga färgglada citat för att hålla läsaren på dina dokument. Gå till fliken "Infoga" och välj alternativet "Textruta". Du kan antingen välja en fördefinierad citatstil från textrutans listruta eller skapa en standardtextruta och format till en annan stil.

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Infoga Pull -offert i Word

12 Master Tangentbordsgenvägar

Kortkommandon kan verkligen spara tid när du arbetar med ett Word -dokument. Här är några av de underutnyttjade genvägarna som sparar tid och energi.

  • “Skift + F5” – För att gå till de avsnitt där du arbetade med dokumentet senast.
  • “Ctrl” och tryck sedan var som helst i en mening – Välj snabbt en hel mening.
  • “Skift + F3” – För att växla mellan stora och små bokstäver för markeringen.
  • “Ctrl + mellanslag” – För att ta bort formatering på markerad text.
  • “Ctrl + F” – För att hitta ett ord eller en fras i ett dokument.
  • Du kan använda "Sök och ersätt" tillsammans för att ersätta ett eller flera ord i ditt dokument.

12 Microsoft Word -tips för att förbättra produktiviteten

Hitta och ersätt i Word

Slutsats

Microsoft Word är ett standardguldverktyg för att skapa alla typer av dokument. Den har en mängd funktioner, vilket gör det enkelt att redigera och formatera text, bilder och andra illustrationer för att passa våra krav. Men med rätt kunskap kan du använda de olika Word -funktionerna för att bli mer effektiva och konsekventa i dina dagliga uppgifter. Ovanstående är bara några av tipsen för att öka din produktivitet med MS Word men det finns så mycket mer du kan göra för att spara tid och få rätt resultat.

Inspelningskälla: www.webnots.com
Leave A Reply

Denna webbplats använder cookies för att förbättra din upplevelse. Vi antar att du är ok med detta, men du kan välja bort det om du vill. Jag accepterar Fler detaljer