TechBlogSD - Allt för WordPress- och WEB -utveckling
WEB- och WordPress - instruktioner, nyheter, recensioner av teman och plugins

Hur använder jag Mail Merge i Word?

33

Mail merge är en Microsoft Word -funktion som låter dig anpassa ett avsnitt för varje kopia av ett liknande dokument. Det låter dig använda en lista med kontakter eller andra delar av ett dokument som lagras i en databas (kan vara en Word Mail Merge Lists, Excel Spreadsheets, access eller andra former av databaser). Med andra ord möjliggör e -sammanslagning användare att skapa en uppsättning dokument med liknande layout och innehåll men med olika information om vissa avsnitt.

Relaterat: Hur ändrar jag det inbäddade filnamnet i Office -dokument?

När ska jag använda Mail Merge i Microsoft Word?

Denna funktion används främst för att skapa identiska bokstäver, etiketter eller e -postmeddelanden för olika mottagare. Du kan också använda verktyget för att anpassa rapporter, nyhetsbrev eller andra dokument och e -post till olika kontakter på din e -postlista. I allmänhet kan e -sammanslagning vara användbar när du vill generera flera utmatningsdokument med något fast innehåll som brevpapper och specifika delar med data som varierar beroende på en viss datakälla.

Olika komponenter i e -postfusion

  • Huvuddokument – Word -dokument med innehåll som kommer att vara detsamma för alla utdata. Det kan vara vanlig text, sammanfoga fält som styr text, företagets brevpapper och så vidare.
  • Datakälla – En databas med en lista med data som varierar med varje utskriftsutskrift (till exempel mottagare av ditt månatliga nyhetsbrev).
  • Slå ihop dokument – Den resulterande utmatningen när du slår ihop huvuddokumentet med datakällan.

I den här guiden visar vi dig hur du använder funktionen för koppling av e -post i MS Word.

Använda Mail Merge i Microsoft Word

  • Öppna ett nytt dokument, en mall eller ett befintligt huvuddokument i Word för att komma igång.
  • Gå till "Utskick" -menyn och klicka på pilen "Starta e -postkoppling" på menyfliksområdet för att expandera.
  • Välj det sista alternativet "Steg-för-steg …" för att starta guiden för sammanfogning av e-post.

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Starta Mail Merge

  • Detta öppnar en e -postmeddelandeguide på dokumentets högra kant. Välj den typ av dokument du vill förbereda och klicka på "Nästa" längst ner i guiden.

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Dokumenttyp

Relaterat: Hur e -böcker i Microsoft Word?

Välja ditt huvuddokument

Här måste du välja ditt startdokument.

  • Om det aktuella dokumentet är ditt huvuddokument väljer du det första alternativet och fortsätter att lägga till mottagaren.
  • I vissa fall kan du ha en mall som du använder för dina bokstäver. Om så är fallet, markera mallalternativet och klicka sedan på "Välj mall" för att välja bland dina lagrade mallar.

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Välj mall

  • När du har ditt huvuddokument klart markerar du det befintliga dokumentalternativet och klickar på "Öppna" -knappen för att välja den specifika filen på din PC -lagring.

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Från befintligt dokument

Obs! När du väl har valt en mall eller en befintlig fil laddas dokumentet och alternativet växlar till "Använd det aktuella dokumentet."

Lägga till data (mottagare) i Mail Merge

MS Word ger dig tre alternativ för att lägga till data från källan.

Välj lista från en befintlig lista
  • Du kan ha dina data i en databas (excel, åtkomst och så vidare). Välj "Använd en befintlig lista", klicka på "Bläddra" -länken för att ange listan du vill slå samman.
  • Välj datakällan och klicka på "Ok" för att lägga till listan.

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Bläddra i listan

  • Du kan lägga till flera datakällor genom att klicka på länken "Välj en annan lista". Dessutom kan du genom att klicka på länken "Redigera …" redigera din lista för att bara välja de data som du är intresserad av.

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Redigera lista

Välj Lista från dina Outlook -kontakter
  • Välj alternativet för att välja mottagardata från dina Outlook -e -postkontakter.
  • Klicka på "Välj kontaktmapp", välj din Outlook -profil och klicka på "Ok" -knappen.

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Outlook -kontakter

Relaterat: Hur lägger jag till innehållsförteckning i Word?

Skapa en lista i Word
  • Det tredje alternativet låter dig skapa en ny lista i MS Word för din e -post sammanslagning.
  • Klicka på "Skriv en ny lista" och sedan på knappen skapa i det nedre avsnittet.
  • Detta öppnar en tabellvy där du kan lägga till och spara listan över mottagare.
  • Skriv in mottagarens detaljer och tryck på "Ok” och spara sedan dokumentet.

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Ny lista

Redigera huvuddokumentet

  • Fortsätt nu till nästa sida för att redigera huvuddokumentet.
  • Om du valde ett tomt dokument lägger du till ditt innehåll i dokumentet och anger platsen för sammanfogning av data.
  • Klicka på länken "Adressblock" för att redigera den ordning där du vill att mottagarens uppgifter ska visas.
  • Välj önskad stil och klicka på "Ok" för att infoga adressen.

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Adressblock

  • Under "Hälsningslinjer" välj en hälsning och klicka på "Ok".

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Hälsning

  • Om du behöver lägga till mer information, gå till "Fler objekt" och infoga extra fält.
  • När du är klar ska ditt dokument se ut ungefär så här.

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Mail Merge Dok

Relaterat: Hur fixar jag långsam Microsoft Word?

Förhandsgranska utmatningsdokumenten

  • Klicka på nästa för att gå till förhandsgranskningsguiden. Använd vänster och höger dubbelpilar för att förhandsgranska de flera personliga dokumenten.

Hur använder jag Mail Merge i Word?

Förhandsgranska e -postkoppling

  • Du kan hitta en funktion för att leta efter en specifik mottagare. När du har verifierat uppgifterna klickar du på "Nästa" för att slutföra sammanslagningen.

Tangentbordsgenvägar för sammanfogning

Här är några av tangentbordsgenvägarna när du använder e -postfunktionen.

Genväg Beskrivning
Alt + Skift + K Förhandsgranska e -postkoppling
Alt + Skift + N Slå ihop dokument
Alt + Skift + M Skriv ut sammanfogat dokument
Alt + Skift + E Redigera e -postkopplingsdata
Alt + Skift + F Infoga sammanfogningsfält
Alt + Skift + D Infoga DATE -fält
Alt + Control + L Infoga LISTNUM -fält
Alt + Skift + P Infoga PAGE -fält
Alt + Skift + T Infoga TIME -fält
Kontroll + F9 Infoga tomt fält
Control + Shift + F7 Uppdatera länkad data
F9 Uppdatera utvalda fält
Control + Shift + F9 Ta bort länk från fältet.
Skift + F9 Växla kod och resultat för valt fält
Alt + F9 Växla alla fältkoder och resultat
Alt + Skift + F9 Kör GOTOBUTTON Eller MACROBUTTON
F11 Nästa fält
Skift + F11 Föregående fält
Control + F11 Lås fältet
Control + Shift + F11 Lås upp fältet

Avslutar

Om du vill skicka samma brev flera mottagare, skriva ut etiketter eller förbereda ett personligt men standarddokument, kan du använda brevfogning istället för att skapa lika många dokument som numret i listan. Med funktionen för koppling av e -post kan du slå ihop ditt huvuddokument med en datakälla för att sluta med identiska dokument med unika detaljer på vissa sektioner.

Inspelningskälla: www.webnots.com
Leave A Reply

Denna webbplats använder cookies för att förbättra din upplevelse. Vi antar att du är ok med detta, men du kan välja bort det om du vill. Jag accepterar Fler detaljer