TechBlogSD - Allt för WordPress- och WEB -utveckling
WEB- och WordPress - instruktioner, nyheter, recensioner av teman och plugins

Hur arkiverar jag e -postmeddelanden i Microsoft Outlook?

42

De flesta av oss använder Microsoft Outlook som e -postklient i många år. Med åren kommer storleken på din brevlåda att växa och göra appen väldigt långsam. Hantera gamla e -postmeddelanden kan vara en skrämmande uppgift om du inte organiserar dem korrekt. För att få en snabb och smidig Outlook -app måste du städa din brevlåda regelbundet. I den här artikeln kommer vi att förklara hur du arkiverar e -postmeddelanden i Microsoft Outlook.

Varför ska du arkivera e -postmeddelanden i Outlook?

Förutom hastighetsförbättring finns det många andra anledningar till att du ska göra hushållning.

  • Generellt använder organisationer Exchange Server för att skicka och ta emot e -post. När du har GB -e -postmeddelanden blir utbyteservern långsam att synkronisera e -postmeddelandena mellan servern och din dator. Därför har du begränsat lagringsutrymme för e -post. I det här fallet bör du ta bort eller arkivera e -postmeddelanden för att frigöra utrymmet.
  • Du kanske ändrar organisationen och vill migrera alla dina gamla mejl för referens.
  • När du byter dator kan du behöva säkerhetskopiera de gamla e -postmeddelandena för att migrera till en ny dator.

Visa information om lagringsutrymme i Outlook

Outlook har olika mappar som inkorg, skickade objekt, kalendrar etc. Innan du arkiverar kan du se storleken på dessa mappar för att få en uppfattning om vilket innehåll som lagras.

  • Starta Outlook och navigera till "Arkiv> Info" -menyn.
  • Leta efter knappen "Rengöringsverktyg" i den högra rutan.

Hur arkiverar jag e -postmeddelanden i Microsoft Outlook?

Outlook Mailrensningsverktyg

  • Du kan se statusfältet som anger den totala postlådestorleken och det lediga utrymmet.
  • Klicka på knappen "Rengöringsverktyg" och välj "Rensning av brevlåda …".

Hur arkiverar jag e -postmeddelanden i Microsoft Outlook?

Rensning av brevlåda i Outlook

  • Du kan se olika alternativ för att få storleken på e -postdata i "Mailbox Cleanup" popup. Klicka på "AutoArchive" -knappen för att öppna "Folder Size" pop-up.

Hur arkiverar jag e -postmeddelanden i Microsoft Outlook?

Visa brevlådestorlek i Outlook

  • Du kan kontrollera datastorleken i olika mappar under lokal och serverlagring i popup- fönstret "Mappstorlek" .

Ibland minskar storleken på din brevlåda när du arkiverar inkorgen. Detta är ett användbart verktyg för att få en uppfattning om vilken mapp som innehåller stora data. Till exempel kan du ha många kalenderartiklar med stora bilagor som tar upp lagringsutrymmet.

Relaterat: Hur skickar jag automatiskt e -postmeddelanden till en specifik mapp i Outlook?

Hur arkiverar jag e -postmeddelanden i Microsoft Outlook?

Outlook erbjuder standardfunktioner för att arkivera e -postmeddelanden till en mapp på din dator. Du kan använda denna arkiverade fil för att använda det andra e -postkontot för att visa det gamla e -postdatumet. Det finns två sätt att arkivera e -postmeddelanden i Outlook – automatiskt och manuellt.

Autoarkivera e -postmeddelanden i Outlook

Den enkla lösningen för att spara tid är att schemalägga arkivering av e -post. Du kan till exempel arkivera e -postmeddelanden var 15: e dag automatiskt.

  • Gå till "Arkiv> Alternativ" -menyn och välj fliken "Avancerat".

Hur arkiverar jag e -postmeddelanden i Microsoft Outlook?

Autoarkiveringsinställningar i Outlook

  • Klicka på knappen "Autoarkiveringsinställningar …" under avsnittet "Autoarkivering".
  • Aktivera den första kryssrutan "Kör Autoarkivering var dag” och välj antalet dagar mellan scheman.

Hur arkiverar jag e -postmeddelanden i Microsoft Outlook?

Schemalägga AutoArchive i Outlook

Du har många andra alternativ för att anpassa den automatiska arkiveringsfunktionen.

  • Få ett meddelande innan Outlook automatiskt kör arkiveringen.
  • Visa eller dölj arkiverade objekt i avsnittet "Arkiv" i brevlådan.
  • Ställ in standardtiden för att rensa e -postmeddelandena i "Rensa bort objekt som är äldre än …". Till exempel kan du ställa in tre månader, så att Outlook automatiskt arkiverar objekt som är äldre än tre månader.
  • Markera kryssrutan “Ta bort gamla objekt permanent” om du vill radera objekt som är äldre än det angivna datumet permanent.
  • Ändra standardplatsen på din dator för att spara den arkiverade filen.

När du har angett detaljerna klickar du på knappen Spara för att schemalägga AutoArchive.

Skapa e -postmeddelanden manuellt i Outlook

Ett problem med AutoArchive är att det kommer att börja köras när du öppnar Outlook den schemalagda dagen. Om du inte har aktiverat varningen kommer det att störa ditt arbetsschema. Det alternativa alternativet är att du kan arkivera e -post manuellt när du har ledig tid.

  • Gå till "Arkiv> Info" -menyn.
  • Klicka på knappen "Rengöringsverktyg" och välj "Arkivera …".
  • Markera de mappar du vill arkivera i popup -fönstret och börja arkivera objekten.
  • Du kan se statusfältet som visar framstegen.

Relaterat: Hur infogar jag emojis i Outlook?

Schemaläggning av AutoArchive för enskilda mappar

Ovanstående schemaläggning arkiverar alla objekt i inkorg, kalender, skickade objekt och andra mappar. Du kan se samma mappstruktur under "Arkiv" som visas generellt under din inkorg.

Men du kan också ha olika AutoArchive -scheman för inkorg, skickade objekt och kalender.

  • Låt oss säga att du vill konfigurera AutoArchive för mappen "Skickade objekt". Högerklicka på "Skickade objekt" som du vill konfigurera AutoArchive och välj "Egenskaper".
  • Välj alternativet "Arkivera den här mappen med hjälp av dessa inställningar:" och ställ in schemat.

Hur arkiverar jag e -postmeddelanden i Microsoft Outlook?

AutoArchive -mapp i Outlook

Visa arkiverade e -postmeddelanden

Som nämnts kan du se de arkiverade e -postmeddelandena i Outlook -appen som liknar din vanliga inkorg. Outlook sparar de arkiverade e -postmeddelandena som .pst- eller .ost -fil. PST står för Personal Storage Table och ost står för Off-line Storage Table. Du hittar arkivfilen under mappen:

C: AnvändarnamnAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst

Om du har ändrat sökvägen eller filnamnet i inställningarna, titta under den valda mappen. Du kan kopiera och använda denna PST -fil för användning med alla Outlook -klienter. I tidigare versioner av Outlook hade Microsoft en storleksbegränsning på 2 GB för PST -filer. Gränsen är dock 50 GB från Outlook 2010 på Windows och 10 GB i Outlook 2011 på Mac.

När du byter organisation eller dator kan du kopiera den gamla arkivfilen och länka till ditt nya Outlook -konto. Du kommer att se avsnittet "Arkiv" under din inkorg i sidofältet. Detta hjälper dig att se de gamla e -postmeddelandena och fortsätta arkivera dina nya e -postmeddelanden med samma gamla pst -fil.

Inspelningskälla: www.webnots.com
Leave A Reply

Denna webbplats använder cookies för att förbättra din upplevelse. Vi antar att du är ok med detta, men du kan välja bort det om du vill. Jag accepterar Fler detaljer