Hur skapar jag datavalidering i Microsoft Excel?

Microsoft Excel är ett av de mest använda verktygen i organisationer. Oavsett om du är ingenjör eller datavetare måste du i slutet ha siffror på Excel -blad för att presentera ditt arbete. Bland många andra funktioner i Excel är datavalidering en av de vanliga funktionerna att använda i en team- eller gruppmiljö. Till exempel kan du skicka en Excel till alla dina kollegor att fylla i från de begränsade värdena. Detta hjälper dig att undvika att skriva in fritext och göra data inom ett visst omfång. I den här artikeln, låt oss utforska hur du skapar datavalidering i Microsoft Excel med olika alternativ.

Relaterat: Hur fixar jag långsam Excel och påskyndar ditt arbete?

1 Definiera valideringsregler

Excel tillåter inställning av valideringsregler för enskilda celler eller cellområden. Du kan använda detta för att övervaka acceptansen av specifika värden endast i vissa celler.

Låt oss ta ett exempel för validering av ett studentblad.

• Cellerna under kolumnen "Ämne 1" ska vara ett tal.
• Det tillåtna värdet är mellan 0 och 100.
• Det kan inte vara en text, mindre än noll eller större än 100.
• Excel bör avvisa alla andra poster automatiskt.

Du kan definiera datavalideringsreglerna i Excel genom att följa stegen nedan.

• För att ställa in dessa valideringar, välj först det cellintervall du vill begränsa värdena. I vårt exempel väljer vi cellerna D4 till D7.
• Gå till fliken "Data" och välj alternativet "Datavalidering" under gruppen "Dataverktyg".

Skapa datavalideringsregel i Excel

• Detta öppnar dialogrutan "Datavalidering". Du kan konfigurera tillåtna poster för de markerade cellerna under fliken "Inställningar" i dialogrutan.
• Klicka på rullgardinsmenyn under "Tillåt:" och välj önskat värde. I vårt exempel kommer vi att välja hela talet för märken.

Excel -datavalideringsinställningar

• I listrutan "Data" kan du definiera giltighetsvillkor. Detta begränsar inträdesmöjligheterna och vi väljer alternativet "mellan" eftersom vi bara behöver tillåta värdena från 0 till 100. Kom ihåg att alternativen ändras baserat på ditt val. Om du till exempel väljer "större än" ser du bara en textruta för att ange ett "Minsta" värde.
• För villkoret "mellan" kan du bestämma det möjliga intervallet i rutorna "Minsta" och "Maximalt". Vi anger minimum som 0 och max som 100.

Klicka på knappen "OK" och nu när du har konfigurerat en datavalidering för de valda cellerna.

2 Felmeddelande om valideringsregel

Med en valideringsregel kan du begränsa de tillåtna värdena i en cell. När du försöker ange ett värde 110 i D4 -cellen visar Excel ett felmeddelande och begränsar dig.

Data tillåts inte på grund av ogiltiga poster

Däremot felmeddelandet inte visa det tillåtna området är 0 till 100. För att felmeddelandet mer meningsfullt, kan du skapa egna fel varningsmeddelande som ger dig tydliga instruktioner när fel uppstår.

• Välj cell eller cellområde och gå till "Data> Datavalidering" enligt förklaringen ovan. Vi rekommenderar att du gör detta steg tillsammans så att du kan konfigurera validering och felmeddelande i ett enda steg.
• När du är i dialogrutan "Datavalidering" går du till fliken "Felvarning".
• Ange rubriken för ditt fel i rutan "Titel".
• Ange detaljerna för regeln under rutan "Felmeddelande".

Datavalideringsfelvarning

Den viktiga delen är att ställa in felmeddelandestilen. Klicka på rullgardinsmenyn "Stil" och du kan se tre alternativ – Stopp, varning och information. Beroende på ditt behov kan du helt begränsa cellvärdet eller tillåta användarna med varnings- eller informationsmeddelande. Till exempel, när användaren anger 110 i vårt fall får du följande fel för olika varningsstilar.

Relaterat: Excel -tips för att förbättra din produktivitet.

2.1. Varning för stoppfel:

Detta är också standardvarningen som visas när du inte ställer in några anpassade felmeddelanden. Excel tillåter dig inte att ange ogiltiga poster och du bör skriva de tillåtna värdena.

Stoppfelvarning

2.2. Informationsfelvarning:

Detta är en enkel informationsvarning och Excel låter dig fortsätta med det ogiltiga värdet när du klickar på "OK" -knappen.

Informationsfelvarning

2.3. Varningsfelvarning:

Detta är en varning och Excel erbjuder dig alternativ för att fortsätta eller avbryta.

Varningsfelvarning

3 Inmatningsmeddelande för valideringsregel

Precis som en felvarning kan du också skapa ett visningsmeddelande när du klickar på cellen. Detta hjälper dig att skriva rätt data i ett steg innan du får felet.

• Välj cell eller cellområde och gå till "Data> Datavalidering" enligt förklaringen ovan.
• När du är i dialogrutan "Datavalidering" går du till fliken "Inmatningsmeddelande".
• I rutan "Titel" anger du meddelanderubriken för ditt fel.
• Ange detaljerna för regeln under rutan "Inmatningsmeddelande".

Datavalideringsinmatningsmeddelande

Klicka på den validerade cellen för att se inmatningsmeddelandet som nedan som en instruktion.

Valideringsregel Inmatningsmeddelande

Detta kommer att vara användbart när du har en stor Excel med olika typer av datavalidering i olika celler.

Relaterat: Hur fixar jag formelfel i Excel?

4 Valideringsregler för befintliga data

När du skapar en valideringsregel är det osannolikt att din Excel -tabell fortfarande är tom. Därför måste du ta hand om några inställningar när du använder valideringsregler för befintliga data.

4.1. Utökar datavalidering

När du väljer celler utanför valideringsreglerna och klickar på alternativet "Datavalidering" kommer Excel att uppmana dig ett meddelande.

Utökar datavalidering

Du kan klicka på "Ja" för att utvidga valideringen till de valda cellerna. Problemet är dock att Excel INTE kommer att validera någon av befintliga data med dina valideringsregler. Du kan bara använda en valideringsregel för poster som följer en tidigare inställd regel. Excel ignorerar befintliga data utan någon validering. Det enda alternativet som finns i Excel är att märka ogiltiga data så att du kan korrigera dem manuellt.

4.2. Märkning av befintliga ogiltiga värden

För att hitta de ogiltiga befintliga dataceller, gå till menyn "Data” och klicka på “Data Validation” listrutan under “Data Tools” grupp. Välj nu posten "Cirkel ogiltiga data" för att markera ogiltiga celler med röda cirklar som nedan:

Inringning av ogiltiga data

4.3. Ta bort märkning av ogiltiga data

Med hjälp av valideringscirklar kan du skapa en tydlig översikt över ogiltiga data i din tabell. Om du har korrigerat värdena eller om du inte behöver cirklarna längre kan du enkelt ta bort dem.

Du kan återigen använda posten "Rensa valideringscirklar" under rullgardinsmenyn "Datavalidering" för att ta bort den röda cirkelns märkning.

5 Valideringsregellista

Som ett alternativ till valideringsregler kan du använda en lista som innehåller alla giltiga värden. Därför kan varje användare helt enkelt välja mellan tillgängliga värden och infoga rätt data. Med andra ord kan du begränsa användaren att välja inom de angivna värdena. I vårt exempelfall kan du bara tillåta märkena 50, 60, 70, 80 och 90 och begränsa alla andra användarinmatningar.

När du är i popup-fönstret "Datavalidering" går du till fliken "Inställningar":

• Välj posten "List" från rullgardinsmenyn "Tillåt".
• Välj alternativet "In-cell dropdown" för att visa värdena i rullgardinsmenyn.
• Markera eller avmarkera alternativet "Ignorera tomt" baserat på ditt behov.
• Ange de tillåtna värdena i textrutan "Källa" med kommaseparerade. Om de nödvändiga värdena redan finns i en tabell eller i andra blad, välj motsvarande område för att anta värdena genom att klicka i rutan "Källa". Se till att källan för värdena är tillgängliga i samma Excel -bok så att den fungerar när du delar Excel med andra.
• Klicka på "OK" -knappen för att spara dina ändringar.

Datavalidering med listvärden

Cellen formaterad på detta sätt får en listpil vid aktivering. Du kan nu antingen ange ett av de möjliga värdena manuellt eller öppna listan med pilknappen och sedan välja önskad post.

Välj värden från listan

Du kan också konfigurera inmatningsmeddelande och felmeddelande enligt ovan.

Använd knappen "Rensa allt" för att ta bort all datavalidering, inmatningsmeddelanden och felvarningar med ett klick.