TechBlogSD - Все для WordPress і WEB розробки
WEB і WordPress інструкції, новини, огляди тем та плагінів

10 порад Excel для підвищення продуктивності

6

Більшість організацій у всьому світі використовують Microsoft Excel для виконання різних завдань. Ви можете виконувати простий аналіз даних для складних завдань, таких як відстеження продажів, управління запасами та створення нагадувань за допомогою Excel. Він надає сітчастий інтерфейс, що дозволяє користувачам організовувати та обробляти різні типи даних у власному стилі та структурі. Однак більшість користувачів розуміють Excel як лише програму для малюнків, але існує так багато функцій і хитрощів Excel, які можна використовувати для підвищення продуктивності.

Ось 10 найкращих порад щодо підвищення продуктивності в Microsoft Excel.

  1. Використовуйте шаблони Excel
  2. Спробуйте діаграми Excel
  3. Назвіть клітинки Excel для довідки
  4. Створюйте красиві таблиці Excel
  5. Легке форматування
  6. Спробуйте заповнити флеш
  7. Використовуйте дані списку
  8. Заморозити заголовок
  9. Отримайте швидку суму
  10. Спробуйте комбінації клавіш

Пов’язано: Перетворення рядків у стовпці в Excel.

1 Скористайтеся шаблонами Excel

Створення структури вашої інформації може бути стомлюючим і тривалим. На щастя, Excel пропонує різноманітні готові шаблони для різних завдань, і вам не потрібно створювати дизайн з нуля.

  • Щоб використовувати шаблони Excel, відкрийте електронну таблицю, а потім у спадному меню «Файл» виберіть «Створити».

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Новий робочий зошит

  • Excel відобразить список шаблонів для різного використання, таких як фінансовий менеджмент, планування, управління проектами, календарі тощо.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Список шаблонів Excel

  • Виберіть один із варіантів, скажіть «Бюджет» і натисніть на значок «Створити» у спливаючому вікні, що з’явиться.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Створити з шаблону

  • Тепер ви можете налаштувати шаблон відповідно до ваших вимог.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Налаштувати шаблон

Примітка: Ви також можете шукати шаблони в Інтернеті, коли під’єднані до Інтернету.

2 Використовуйте діаграми Excel

Діаграми дуже допомагають у зведенні величезних даних до простих ілюстрацій, які легко зрозуміти та проаналізувати. Розуміння кількох хитрощів для діаграм у Excel допоможе вам створити більш значущі діаграми за менший час.

  • Використовуйте функцію "Рекомендована діаграма", щоб визначити найбільш відповідну діаграму, яку ви можете створити на основі своїх даних.
  • Натисніть будь -яку клітинку в діапазоні даних і на вкладці «Вставити» виберіть рекомендовані дані.
  • Натисніть на різні варіанти, перегляньте діаграму, і як тільки ви знайдете найкращий вибір, натисніть «Ok», щоб вставити.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Рекомендовані діаграми

  • Налаштуйте діаграму, використовуючи "Інструменти діаграм", що з’являються поверх усіх пунктів меню.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Інструменти діаграм

  • Ви можете додати до таблиці більше даних, і Excel автоматично оновить діаграму. Щоб додати стовпець (Q4), введіть “Q4" у комірці праворуч від заголовка “Q3”.
  • Введіть дані за четвертий квартал та зверніть увагу, що на діаграмі автоматично відображаються дані для доданого стовпця.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Додати дані

Пам’ятайте, що коли ви хочете перетворити таблицю даних у діаграму, просто натисніть клавіші “Alt + F1”. Excel автоматично перетворить вибрану таблицю в елегантну діаграму.

3 Найменування клітинок Excel для зручного посилання

У полі "Ім’я" Excel ліворуч (трохи вище) над клітинками відображається назва поточного виділеного елемента (таблиця, клітинка тощо).

  • За замовчуванням програма призначає ім’я клітинці шляхом об’єднання літери стовпця та номера рядка.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Поле імені

  • Ви можете призначити власне ім’я клітинкам, діапазону чи таблиці, щоб уникнути плутанини та покращити швидкість при зверненні до певної комірки чи діапазону.
  • Виберіть клітинку або діапазон і клацніть правою кнопкою миші. Виберіть "Визначити назву" зі списку меню.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Визначення імені

  • Введіть ім’я комірки та виберіть область. Ви можете додати деякі коментарі, щоб описати клітинку у текстовому полі «Коментар», а потім натиснути «Ok».

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Введіть Ім’я

  • Ви використовуєте власне ім’я у формулі Excel.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Спеціальні імена

Пов’язано: Змініть ім’я вбудованого файлу в Excel.

4 Перетворення простої таблиці в красиві таблиці Excel

Маєте просту таблицю даних на аркуші Excel? Ви можете перетворити просту таблицю в красиву таблицю Excel з фільтром та альтернативними кольорами для рядків. Просто натисніть всередині таблиці та натисніть клавіші «Control + F1», щоб перетворити її в красиву таблицю Excel.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Створюйте красиві таблиці

5 Просте форматування

Введення величезних даних в електронні таблиці є не тільки стомлюючим, але й схильним до помилок. Одна помилка у ваших даних може коштувати дорого, але за допомогою певних хитрощів ви можете мінімізувати роботу та помилки.

  • Основний спосіб контролю помилок – це форматування клітинки для певного типу даних. Для цього виберіть клітинку (и) та розгорніть параметри форматування "Номер" на вкладці "Домашня сторінка".
  • Виберіть тип даних, який потрібно ввести в комірки. На вкладці «Номер» виберіть категорію, вкажіть потрібний формат на правій панелі та натисніть «Ok».

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Формат номера

Пов’язано: Виправляйте повільний аркуш Excel під час обробки даних.

6 Спробуйте Flash Fill

  • Коли ви маєте справу з даними з певним шаблоном, використовуйте “Flash Fill” для автоматичного заповнення запису.
  • Заповніть кілька перших прикладів, виберіть наступну клітинку та натисніть «Flash Fill» на вкладці «Data».

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Flash Fill

  • Excel завершить заповнення решти клітинок.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Заповнені клітини

  • Якщо у вас є визначений список записів, таких як категорії продуктів, вікові групи тощо, ви можете заощадити час та керувати введенням даних зі списком варіантів для вибору.

7 Використовуйте дані списку

  • Виберіть клітинки і на вкладці «Дані» перейдіть до інструменту «Перевірка даних».
  • У розділі "Дозволити" виберіть "Список", а потім введіть свої параметри під джерелом, розділеним комою. Якщо у вас є список у електронній таблиці, виберіть діапазон і натисніть «Ok».

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Контрольний список

  • При заповненні даних буде швидше вибрати зі списку, який потрібно ввести.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Запис списку

Пов’язані: Як створити прапорці та перемикачі в Excel?

8 Заморожування заголовка

Під час роботи з довгими та широкими аркушами важко запам’ятати заголовок колонки. Не хвилюйтесь, виберіть другий рядок під заголовком і натисніть опцію «Заморозити панелі» в меню «Перегляд> Заморозити панелі». Це призведе до заморожування першого рядка заголовка та його збереження під час прокручування вмісту. Це легко допоможе вам перевірити заголовок, коли ви прокручуєте аркуш вниз.

Подібно до першого рядка, ви також можете заморозити перший стовпець аркуша.

9 Швидка сума, максимальна, мінімальна та середня

Якщо у стовпці є номер, натисніть «Control + Shift + T» у Windows або «Command + Shift + T» на Mac, щоб отримати швидку суму.

10 порад Excel для підвищення продуктивності

Швидка сума, максимальна, мінімальна та середня

У відфільтрованій таблиці Excel можна побачити спадне меню. Натисніть на нього, щоб отримати інші параметри, такі як макс., Хв., Середнє значення, підрахунок, стандартне відхилення тощо.

Пов’язані: Як порівняти дві книги Excel?

10 Використовуйте комбінації клавіш Excel

Переміщення по аркушах та різних документах Excel може викликати неприємності, якщо ви не знаєте правильних комбінацій клавіш. Наприклад, якщо ви хочете мати великий простір, натисніть “Control + F1”, щоб приховати стрічку.

Перегляньте наш безкоштовний посібник із комбінацій клавіш Excel, щоб стати експертом.

Висновок

Мета кожної особи чи підприємства – стати більш продуктивними та ефективними, а Microsoft Excel допомагає досягти цієї мети. Для тих, хто використовує Excel для виконання різних завдань, наведені вище поради можуть збільшити швидкість і точність обробки даних, заощадивши ваш час та гроші.

Джерело запису: www.webnots.com
Залиште відповідь

Цей веб -сайт використовує файли cookie, щоб покращити ваш досвід. Ми припустимо, що з цим все гаразд, але ви можете відмовитися, якщо захочете. Прийняти Читати далі