TechBlogSD - Все для WordPress і WEB розробки
WEB і WordPress інструкції, новини, огляди тем та плагінів

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

15

Word є частиною пакета Microsoft Office і є одним з найпопулярніших засобів обробки текстів. Мільйони компаній та окремих користувачів залежать від можливостей цього потужного інструменту. Люди щодня створюють, починаючи з пропозицій, звітів та майже з усіх інших документів. Word має численні функції, які полегшують підготовку та форматування будь -якого текстового файлу чи документа. Однак, незважаючи на її популярність і той факт, що більшість користувачів комп’ютерів добре володіють Word, лише деякі люди знають, як використовувати цю потужну програму на повну потужність. Нижче наведено кілька порад, які допоможуть заощадити час та підвищити продуктивність під час використання Microsoft Word.

  1. Автоматичне відновлення та автозбереження
  2. Відновлення незбережених документів
  3. Налаштуйте параметри вставки
  4. Використовуйте вміст з буфера обміну
  5. Швидке застосування стилів за допомогою художника форматування
  6. Підтримка послідовності форматування
  7. Додати зміст
  8. Переміщення блоків вмісту за допомогою панелі навігації
  9. Вставте швидкі скріншоти
  10. Додавання дільників
  11. Вставити лапки
  12.  Використовуйте комбінації клавіш

1 Автоматичне відновлення та автозбереження документів

Одне з найбільших розчарувань для користувачів Word – втрата всієї роботи у разі несподіваного збою системи або програми. З цієї причини важливо зберігати документ після внесення кількох змін. Однак ви можете використовувати деякі функції Word, щоб уникнути ситуації, коли вам, можливо, доведеться повторити те, що ви вже зробили.

  • Використовуйте комбінації клавіш "Ctrl + S", щоб зберегти документ вперше або змінити документи.
  • Ви також можете налаштувати «Автозбереження », щоб увімкнути автоматичне збереження документа через кілька хвилин. Перейдіть до «Файл» і виберіть «Параметри» внизу списку на лівій панелі.
  • У спливаючому вікні, що з’явиться, натисніть «Зберегти» ліворуч, а праворуч перейдіть до розділу «Зберегти документи».
  • Установіть прапорці «Зберегти автоматичне відновлення…» та «Зберегти останні…», а потім вкажіть, через який час Word має автоматично зберігати документи (від 1 до 10 хвилин), натиснувши стрілку вгору або вниз. Натисніть «Ok» внизу вікна.

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Встановіть параметри автозбереження в Word

2 Відновлення незбережених документів

  • Ви також можете відновити незбережені документи, перейшовши в меню «Файл> Інформація».
  • У розділі «Керування версіями» натисніть «Відновити незбережені…».

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Відновлення незбереженого документа

  • Відкриється список незбережених файлів. Двічі клацніть файл, щоб відкрити.

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Опція незбережених файлів

  • Натисніть «Зберегти як », щоб відкрити та зберегти копію файлу.

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Зберегти як документ

3 Налаштуйте параметр вставки

Поєднання "Копіювати та вставити" дуже корисно, коли ви працюєте над документом Word, але іноді це може бути складним, особливо коли ви вставляєте попередньо встановлений формат. Уникнути розчарувань можна:

  • Натисніть “Ctrl + Alt + V" та виберіть “Неформатований текст”, щоб автоматично об’єднати доданий текст із форматом документа, а потім натисніть “Ok”.

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Параметри вставки

  • Ви також можете налаштувати параметри вставки. Для цього перейдіть до «Файл», виберіть «Параметри» і натисніть «Додатково».
  • Прокрутіть униз до розділу «Вирізати, скопіювати та вставити», налаштувати параметри вставки відповідно до ваших уподобань і натиснути «Ok».

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Налаштувати Вставити

4 Використання буфера обміну Word

Якщо ви копіюєте різні блоки тексту або зображень, ви можете збільшити свою продуктивність, зберігаючи різні копії у буфері обміну.

  • Щоб додати текст або об’єкт до буфера обміну, виберіть елемент і двічі натисніть “Ctrl + C”.
  • Розгорніть буфер обміну на вкладці «Домашня сторінка», щоб побачити скопійовані елементи.
  • Натисніть стрілку на елементі та натисніть «Вставити». Опція "Видалити" видаляє елемент з буфера обміну.

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Документи буфера обміну

5 Підтримуйте узгодженість форматів зі стилями тексту

Використовуйте вбудовані текстові стилі Word для структурування та створення послідовного документа. Виберіть тему та встановіть макет для свого документа, щоб читабельність була послідовною у всьому документі.

Якщо ви хочете стилізувати певну частину документа, виділіть текст і виберіть один із стилів тексту на стрічці «Стилі» в меню «Домашня сторінка». Застосовуючи належне форматування до своїх документів, ви можете легко конвертувати документи Word у чудові електронні книги PDF.

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Стилі тексту в Word

6 Швидке застосування стилів

Ви, напевно, знаєте, як застосовувати форматування одного сегмента до іншого, використовуючи “Формат -художник”.

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Маляр формату в Word

Однак вам не потрібно натискати “Формат малювання” щоразу, щоб застосувати вибраний стиль до кількох частин документа.

  • Виберіть фрагмент тексту та двічі клацніть на опції «Формат малюнка» в меню «Домашня сторінка».
  • Тепер виберіть різні частини тексту в різних місцях документа, щоб застосувати стиль.
  • Натисніть клавішу Escape, щоб вийти з художника форматування.

7 Використовуйте Зміст

Створіть документ із відповідними заголовками. Заголовки полегшують навігацію (перегляд структури) та допомагають під час створення автоматичного змісту на вкладці «Посилання».

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Зміст у Word

Якщо у вас багато заголовків, просто перейдіть на вкладку «Посилання» та вставте зміст у документ. Це допоможе вашому читачеві швидко зрозуміти резюме.

8 Панель навігації для переміщення блоків вмісту

Створення дуже великого документа – це клопітка справа. Особливо, коли ви хочете перебудувати документ, вам не потрібно вирізати та вставляти документи. Панель навігації допомагає легко перетягувати блоки вмісту. Ви можете увімкнути панель навігації в меню «Вид». На Mac можна ввімкнути панель у розділі «Вид> Бічна панель> Область карти документів».

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Панель карти документів у Mac Word

Ви можете змінити параметри панелі, щоб переглядати документ у режимі перегляду сторінок за сторінками або у вигляді карти документа.

9 Швидко вставте знімки екрана

Скріншоти допомагають показати одним малюнком саме те, що ви пояснюєте сотнями слів. Щоб вставити скріншот у Word, перейдіть до меню «Вставка> Скріншот». Ви можете або вставити повноекранний знімок будь -якої відкритої програми, або лише захопити потрібну частину вікна, використовуючи опцію «Вирізання екрана».

Після вставлення зображень використовуйте “Інструменти малюнків”, щоб додати рамки, щоб вибрати різні макети для знімка екрана.

10 Додавання подільника

Чи знаєте ви, що введіть три крапки і натискання клавіші Enter створить лінію розділення на всю ширину в документі Word?

Спробуйте за допомогою різних клавіш, таких як крапка та зірочка, створити різні типи роздільників. Дізнайтеся більше про те, як швидко додавати та видаляти роздільники у документах Word.

11 Вставте витяжні цитати

Маючи тисячі слів без зображення чи таблиці в документі, люди нудьгують. Не хвилюйтесь !!! У вас є можливість вставити барвисті цитати, щоб читач не втрачав своїх документів. Перейдіть на вкладку «Вставити» та виберіть опцію «Текстове поле». Ви можете вибрати попередньо визначений стиль цитати зі спадного меню текстового поля або створити текстове поле за умовчанням та відформатувати його в інший стиль.

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Вставте цикл витягування у Word

12 Основні комбінації клавіш

Комбінації клавіш дійсно можуть заощадити ваш час під час роботи над документом Word. Ось деякі з недостатньо використаних ярликів, які економлять ваш час та енергію.

  • “Shift + F5” – для переходу до розділів, де ви останній раз працювали над документом.
  • “Ctrl”, а потім натисніть у будь -якому місці речення – швидко виберіть ціле речення.
  • “Shift + F3” – Щоб змінити регістр вибору великої літери.
  • “Ctrl + пробіл” – для видалення форматування виділеного тексту.
  • «Ctrl + F» – щоб знайти слово або фразу в документі.
  • Ви можете використовувати "Знайти та замінити" разом, щоб замінити слово (и) у своєму документі.

12 порад Microsoft Word для підвищення продуктивності

Знайдіть і замініть у Word

Висновок

Microsoft Word – це стандартний золотий інструмент для створення документів будь -якого типу. Він має безліч функцій, що полегшує редагування та форматування тексту, зображень та інших ілюстрацій відповідно до наших вимог. Однак, володіючи належними знаннями, ви можете використовувати різні функції Word, щоб стати більш ефективними та послідовними у своїх повсякденних справах. Викладене вище – це лише деякі з порад щодо підвищення продуктивності роботи з MS Word, але ви можете зробити набагато більше, щоб заощадити час та отримати правильні результати.

Джерело запису: www.webnots.com
Залиште відповідь

Цей веб -сайт використовує файли cookie, щоб покращити ваш досвід. Ми припустимо, що з цим все гаразд, але ви можете відмовитися, якщо захочете. Прийняти Читати далі