TechBlogSD - Все для WordPress і WEB розробки
WEB і WordPress інструкції, новини, огляди тем та плагінів

Як архівувати електронні листи в Microsoft Outlook?

14

Більшість із нас багато років використовують Microsoft Outlook як поштовий клієнт. З роками розмір вашої поштової скриньки буде зростати, і додаток стане дуже повільним. Керування старими електронними листами може бути складним завданням, якщо ви їх неправильно впорядковуєте. Щоб мати швидкий і плавний додаток Outlook, вам потрібно періодично очищати свою поштову скриньку. У цій статті ми розповімо, як архівувати електронні листи в Microsoft Outlook.

Чому потрібно архівувати електронні листи в Outlook?

Окрім поліпшення швидкості, є багато інших причин, чому вам слід займатися прибиранням.

  • Як правило, організації використовують Exchange Server для надсилання та отримання електронних листів. Якщо у вас є ГБ електронних листів, сервер обміну повільно синхронізуватиме листи між сервером та комп’ютером. Тому у вас буде обмежений обсяг пам’яті для електронних листів. У цьому випадку вам слід видалити або заархівувати електронні листи, щоб звільнити місце.
  • Можливо, ви змінюєте організацію і хочете перенести всі свої старі електронні листи для довідки.
  • При зміні комп’ютера вам може знадобитися створити резервну копію старих листів для переходу на новий комп’ютер.

Перегляд відомостей про місце для зберігання в Outlook

Outlook має різні папки, такі як "Вхідні", надіслані елементи, календарі тощо. Перед архівуванням можна переглянути розмір цих папок, щоб отримати уявлення про те, який вміст займає місце зберігання.

  • Запустіть Outlook і перейдіть до меню «Файл> Інформація».
  • На правій панелі знайдіть кнопку «Інструменти очищення».

Як архівувати електронні листи в Microsoft Outlook?

Інструменти очищення пошти Outlook

  • Ви можете переглянути індикатор виконання із зазначенням загального розміру поштової скриньки та вільного місця.
  • Натисніть кнопку «Інструменти очищення» та виберіть опцію «Очищення поштової скриньки …».

Як архівувати електронні листи в Microsoft Outlook?

Очищення поштової скриньки в Outlook

  • Ви можете побачити різні варіанти отримання розміру даних електронної пошти у спливаючому вікні "Очищення поштової скриньки". Натисніть кнопку «Автоархівація», щоб відкрити спливаюче вікно «Розмір папки».

Як архівувати електронні листи в Microsoft Outlook?

Перегляд розміру поштової скриньки в Outlook

  • Ви можете перевірити розмір даних у різних папках у локальному та серверному сховищі у спливаючому вікні «Розмір папки».

Іноді архівування папки "Вхідні" не зменшить розмір вашої поштової скриньки. Це корисний інструмент для отримання уявлення про те, яка папка займає великі дані. Наприклад, у вас може бути багато елементів календаря з великими вкладеннями, що займають місце для зберігання.

Пов’язані: Як автоматично надсилати електронні листи до певної папки в Outlook?

Як архівувати електронні листи в Microsoft Outlook?

Outlook пропонує функції за замовчуванням для архівування електронних листів у папку на вашому комп’ютері. Ви можете використовувати цей заархівований файл для використання в будь -якому іншому обліковому записі Outlook для перегляду старої дати електронної пошти. Є два способи архівування електронних листів у Outlook – автоматично та вручну.

Автоархівація електронних листів у Outlook

Найпростішим рішенням для економії часу є планування архівування електронних листів. Наприклад, ви можете автоматично архівувати електронні листи кожні 15 днів.

  • Перейдіть до меню «Файл> Параметри» та виберіть вкладку «Додатково».

Як архівувати електронні листи в Microsoft Outlook?

Налаштування автоархівування в Outlook

  • Натисніть кнопку «Налаштування автоархіву…» у розділі «Автоархівація».
  • Увімкніть перший прапорець «Запускати автоархівацію кожні дні» та виберіть кількість днів між розкладами.

Як архівувати електронні листи в Microsoft Outlook?

Планування автоматичного архівування в Outlook

У вас є багато інших опцій для налаштування функції автоматичного архівування.

  • Отримайте попередження, перш ніж Outlook автоматично запустить архівування.
  • Показати або приховати заархівовані елементи у розділі "Архіви" поштової скриньки.
  • Налаштуйте час за замовчуванням для очищення електронних листів у розділі "Очищення елементів старше…". Наприклад, ви можете встановити 3 місяці, щоб Outlook автоматично архівував елементи старше 3 місяців.
  • Установіть прапорець «Видалити старі об’єкти назавжди», якщо потрібно назавжди видалити елементи, старші за зазначену дату.
  • Змініть місце за промовчанням на своєму комп’ютері, щоб зберегти заархівований файл.

Після введення подробиць натисніть кнопку зберегти, щоб запланувати автоматичний архів.

Архівування електронних листів у Outlook вручну

Однією з проблем із автоархівацією є те, що вона почне працювати, коли ви відкриєте Outlook у запланований день. Якщо ви не увімкнули сповіщення, це порушить ваш робочий графік. Альтернативний варіант полягає в тому, що ви можете вручну архівувати електронні листи, коли у вас є вільний час.

  • Перейдіть до меню «Файл> Інформація».
  • Натисніть кнопку «Інструменти очищення» та виберіть опцію «Архів …».
  • У спливаючому вікні виберіть папки, які потрібно заархівувати, і почніть архівувати елементи.
  • Ви можете переглянути рядок стану, що показує прогрес.

Пов’язані: Як вставити смайлики в Outlook?

Планування автоматичного архівування для окремих папок

Вищевказаний спосіб планування дозволить архівувати всі елементи у папці "Вхідні", календарі, надісланих елементах та інших папках. Ви можете переглянути ту саму структуру папок у розділі "Архіви", який зазвичай відображається під папкою "Вхідні".

Однак ви також можете мати інший розклад автоархівування для вхідних, надісланих елементів та календаря.

  • Скажімо, ви хочете налаштувати автоархівацію для папки «Надіслані». Клацніть правою кнопкою миші на «Надіслані елементи», які потрібно налаштувати автоархівування, і виберіть «Властивості».
  • Виберіть опцію «Архівувати цю папку за допомогою цих налаштувань:» і налаштуйте розклад.

Як архівувати електронні листи в Microsoft Outlook?

Папка автоархівування в Outlook

Перегляд заархівованих листів

Як уже згадувалося, ви можете переглядати заархівовані електронні листи у програмі Outlook, подібні до звичайної папки "Вхідні". Outlook збереже заархівовані електронні листи як файл .pst або .ost. PST означає Table of Personal Storage Table, а ost означає Offline-Storage Table. Ви можете знайти архівний файл у папці:

C: ім’я користувачаAppDataLocalMicrosoftOutlookarchive.pst

Якщо ви змінили шлях або назву файлу в налаштуваннях, перегляньте вибрану папку. Ви можете скопіювати та використовувати цей файл PST для використання з будь -яким клієнтом Outlook. У попередніх версіях Outlook корпорація Майкрософт мала обмеження в розмірі 2 ГБ для файлів .pst. Однак обмеження становить 50 ГБ з Outlook 2010 у Windows та 10 ГБ у Outlook 2011 на Mac.

Змінюючи організацію або комп’ютер, ви можете скопіювати старий архівний файл та посилання на новий обліковий запис Outlook. Ви побачите розділ "Архіви" під папкою "Вхідні" на бічній панелі. Це допоможе вам переглянути старі електронні листи, а також продовжити архівування нових електронних листів із тим самим старим pst -файлом.

Джерело запису: www.webnots.com
Залиште відповідь

Цей веб -сайт використовує файли cookie, щоб покращити ваш досвід. Ми припустимо, що з цим все гаразд, але ви можете відмовитися, якщо захочете. Прийняти Читати далі