TechBlogSD - Все для WordPress і WEB розробки
WEB і WordPress інструкції, новини, огляди тем та плагінів

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

9

Більшість із нас використовують Microsoft Outlook для надсилання електронних листів та календарних зустрічей/зустрічей. Однак ви також можете використовувати Outlook для створення завдань і стежити за ходом до завершення. Також можна доручити або делегувати завдання вашим колегам та членам команди. У цій статті ми розповімо, як керувати завданнями в Microsoft Outlook.

Пов’язані: Як виправити повільний Outlook і прискорити продуктивність електронної пошти?

У цій статті ми розглянемо наступні розділи:

  • Створення нового завдання
  • Перетворення електронної пошти в завдання
  • Редагування завдання
  • Делегування або призначення завдання

Як створити завдання в Microsoft Outlook?

Дотримуйтесь інструкцій, щоб створити нове завдання.

Outlook відображатиме значки пошти, календаря та завдань у нижній частині правої бічної панелі. Це може змінюватися залежно від ваших налаштувань. Якщо ви не бачите опції «Завдання», натисніть кнопку з трьома крапками внизу навігаційної панелі на бічній панелі та виберіть опцію «Завдання».

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Відкрийте Завдання в Outlook

Крім того, ви можете скористатися вікном пошуку в Outlook 2016 і далі, щоб знайти перегляд завдань для вас. Перейшовши у вікно «Завдання», Outlook матиме на стрічці різні пункти меню .

За замовчуванням ви можете переглядати всі наявні завдання та список справ у вікні перегляду завдань. У списку справ відображаються всі завдання, а також усі електронні листи, позначені для подальших дій. Натисніть кнопку «Нове завдання», щоб створити нове завдання.

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Створення нових завдань у Outlook

Введіть тему нового завдання, яке Outlook відображатиметься у списку завдань.

Визначення терміну, статусу та пріоритету

На відміну від зустрічі, редагування завдання не прив’язане до фіксованого часу та тривалості. Однак ви можете визначити термін виконання завдань. Ви також можете створювати завдання без чіткого терміну виконання.

  • Натисніть на значок «Календар» у полях «Дата початку» та «Термін виконання». Встановіть дати для свого завдання відповідно до ваших потреб. Ви також можете ввести описи дат, такі як Сьогодні, Завтра або Післязавтра у поля початку та терміну виконання. Outlook автоматично перетворює їх на відповідні дати.
  • Тепер натисніть на поле «Статус». Тут ви можете встановити, наскільки просунулася робота над завданням.
  • Ви можете використовувати поле «Пріоритет», щоб визначити, наскільки важливою або терміновою є задача. За замовчуванням пріоритет завдання визначається як «Звичайний» у Outlook.

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

  • У полі "% завершення", якщо потрібно, можна ввести відсоток виконання завдання.
  • Якщо хочете, ви можете запропонувати Outlook нагадати вам про виконання завдання.
  • У текстовій області можна ввести додаткову інформацію про завдання або вставити елементи, пов’язані із завданням.

Пов’язані: Як підвищити продуктивність під час використання Outlook?

Налаштування завдання повторення

Якщо йдеться про ряд повторюваних завдань, таких як завдання, яке потрібно виконувати щотижня, увімкніть кнопку "Повтор" на стрічці. Потім можна визначити шаблон повторення.

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Налаштування повторення завдань у Outlook

Перегляд створених завдань

Тепер, коли ви заповнили деталі завдання, збережіть і закрийте завдання. Ви можете переглянути нове завдання у списку завдань з відповідним терміном виконання.

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Переглянути створене завдання

Перетворення електронної пошти в завдання

Створення власних нових завдань дуже просте. Однак, можливо, вам доведеться час від часу перетворювати отримане повідомлення електронної пошти в завдання. Ось як конвертувати отриману пошту в завдання.

  • Перейдіть до подання електронної пошти в Outlook.
  • У вас є кілька варіантів включення електронного листа до списку завдань. Для однієї електронної пошти у вас є можливість позначити електронну пошту для подальших дій. Такі листи відображаються у списку завдань, але залишаються повідомленнями електронної пошти. Ви можете зробити це, клацнувши правою кнопкою миші на повідомленні та вибравши дату виконання в меню «Додаткові дії».

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Додаткові повідомлення електронної пошти

  • Ви також можете повністю перетворити електронний лист у завдання. Для цього натисніть кнопку «Перемістити» та виберіть папку «Завдання».

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Переміщення електронного листа до завдань

  • Тепер ви побачите нове вікно завдання з темою завдання такою ж, як і тема електронної пошти. Outlook також вкладає оригінальний електронний лист у текстову область, яку можна відкрити подвійним клацанням миші, якщо це необхідно.

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Перетворення електронної пошти в завдання

У вас є всі варіанти, доступні під час створення нового завдання. Після заповнення реквізитів збережіть завдання, а потім поверніться до режиму «Завдання», щоб побачити нове завдання у списку завдань. Пам’ятайте, що Outlook видалить електронну пошту з папки "Вхідні".

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Електронна пошта переміщена в Завдання

Пов’язані: Як вставити символи смайликів в Outlook за допомогою комбінацій клавіш?

Редагування завдань

Ви можете редагувати будь -які свої завдання після створення. Для редагування спочатку виберіть завдання.

  • Припустимо, ви хочете змінити термін виконання завдання. Для цього клацніть правою кнопкою миші на завданні та виберіть термін виконання в меню «Додаткові дії».
  • Після завершення завдання натисніть або на поле «Виконано» перед завданням, або на прапор у правій колонці.
  • Ви також можете позначити завдання як завершене, натиснувши відповідну кнопку на стрічці.
  • Outlook відображатиме всі виконані завдання з викресленням. Якщо вам більше не потрібне завдання зі списку, натисніть кнопку «Видалити зі списку», щоб видалити зі списку.

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Редагування завдань у Outlook

Делегування завдань

В Outlook ви також можете делегувати завдання іншим особам. Ви можете призначати нові або існуючі завдання іншим людям. Якщо ви хочете призначити завдання іншій особі, вам просто потрібно вибрати особу зі своїх контактів або ввести адресу електронної пошти одержувача.

  • При створенні нового завдання ви можете натиснути кнопку «Призначити завдання», щоб делегувати його іншій особі.
  • Коли у вашому списку справ вже є створене завдання, клацніть правою кнопкою миші на завданні та виберіть «Призначити завдання». Крім того, двічі клацніть, щоб відкрити завдання у вікні "Завдання", і ви знайдете кнопку для призначення завдання на стрічці.
  • Використовуйте поле адреси у цьому діалоговому вікні, щоб вибрати особу, яка має виконувати завдання.

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Делегування або призначення завдання в Outlook

  • Також за замовчуванням копія завдання залишається у вашому списку справ для отримання інформації. Вимкніть це поле, якщо делеговане завдання більше не відображатиметься у вашому списку справ.
  • За замовчуванням ви отримаєте сповіщення, коли призначене завдання буде виконано. Ви також можете вимкнути це сповіщення.
  • Після перевірки деталей надішліть завдання призначеній особі.

Прийняття або відхилення делегованих завдань

  • Піктограма перед завданням повідомляє про те, що завдання було призначено іншій особі. Тепер одержувач має можливість прийняти або відхилити завдання.

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Прийняти або відхилити призначене завдання

  • Outlook повідомить вас про прийнятий або відхилений статус. Також ви отримаєте інформацію про хід виконання завдання, як тільки одержувач завдання введе відповідну інформацію.

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Перевірити стан призначених завдань

Перегляд усіх призначених завдань

Коли ви перебуваєте у поданні «Завдання», клацніть на опції «Призначений» у пункті списку. Тепер ви можете переглядати лише ті завдання, які ви доручили іншим людям.

Як керувати завданнями в Microsoft Outlook?

Перегляд делегованих завдань у Outlook

Ви можете переглянути стан делегованих завдань як окремий стовпець у представленнях "Детальний" та "Призначений". У переглядах "Активний", "Наступні 7 днів" та "Прострочений" є окремі стовпці для стану та прогресу. Ви також знайдете всю відповідну інформацію у заголовку вікна завдання, коли відкриєте завдання.

Джерело запису: www.webnots.com
Залиште відповідь

Цей веб -сайт використовує файли cookie, щоб покращити ваш досвід. Ми припустимо, що з цим все гаразд, але ви можете відмовитися, якщо захочете. Прийняти Читати далі