TechBlogSD - Все для WordPress і WEB розробки
WEB і WordPress інструкції, новини, огляди тем та плагінів

Як налаштувати швидкі кроки в Microsoft Outlook?

10

Outlook-популярний поштовий клієнт, який використовується у багатьох масштабних організаціях. Це факт, що приблизно 80% часу людям потрібно повторно виконувати одну і ту ж діяльність під час використання електронних листів Outlook. Це може бути надсилання електронного листа вашому менеджеру у заздалегідь визначеному форматі або автоматична пересилання електронних листів до папок для організації. Повторне виконання одних і тих самих дій займає багато часу, і Outlook пропонує рішення під назвою «Швидкі кроки». У цій статті ми розповімо, як налаштувати швидкі кроки в Microsoft Outlook.

Пов’язані: Як використовувати швидкі частини в Microsoft Word?

Доступ до швидких кроків у Microsoft Outlook

У вас є два способи використання швидких кроків в Outlook – один – це використання дій за умовчанням, а другий – створення власних дій для ваших потреб. Outlook пропонує ряд попередньо визначених швидких кроків, до яких можна отримати доступ зі стрічки на вкладці «Домашня сторінка».

Як налаштувати швидкі кроки в Microsoft Outlook?

Швидкі кроки в Outlook

Натисніть стрілку вниз, щоб розгорнути список. Хоча є заздалегідь визначені швидкі кроки, вам все одно потрібно налаштувати дію вперше.

Як налаштувати швидкі кроки в Microsoft Outlook?

Заздалегідь визначені швидкі кроки в Outlook 2016

Приклад випадку

Скажімо, вам потрібно часто пересилати електронні листи своєму менеджеру. Без швидких кроків вам потрібно виконати наступні кроки:

  • Відкрийте електронний лист і натисніть опцію переслати. Крім того, клацніть правою кнопкою миші на елементі електронної пошти та виберіть переслати.
  • Після цього вам потрібно ввести адресу електронної пошти свого менеджера.
  • Нарешті, натисніть надсилати електронний лист, щоб завершити завдання.

Ви можете виконати всі ці дії в один клік за допомогою швидких кроків. Однак спочатку потрібно налаштувати кроки вперше.

Перше налаштування для заздалегідь визначених швидких кроків

Натисніть на опцію “To Manager" у заздалегідь визначених Швидких кроках. Якщо ви не бачите цього варіанту, прочитайте наступний розділ про те, як створити новий швидкий крок.

Як налаштувати швидкі кроки в Microsoft Outlook?

Перший час перенаправлення

  • Введіть адресу електронної пошти свого менеджера в полі Кому. Якщо ви хочете налаштувати, натисніть кнопку «Параметри», щоб відкрити спливаюче вікно «Змінити швидкі кроки».

Як налаштувати швидкі кроки в Microsoft Outlook?

Редагувати швидкі кроки

  • У спливаючому вікні "Змінити швидкі кроки" можна змінити тему, додати копію, додати приховану копію, прапорець налаштування та важливість.
  • Ви також можете додати текст і запланувати повідомлення після 1 хвилини затримки.
  • Натисніть кнопку «Додати дію», щоб додати додаткові дії, наприклад після пересилання, відповіді на електронний лист або переміщення листа до вказаної папки. Ви можете створити нову папку, як -от «Електронна пошта надіслана менеджеру», і додати другу дію, щоб перемістити електронну пошту до цієї папки. Таким чином, ви можете легко відстежувати електронні листи, переслані вашому менеджеру.
  • Налаштуйте ярлик та підказку для дії.
  • Натисніть кнопку «Зберегти» у спливних вікнах, щоб застосувати зміни.

Тепер, коли ви вперше завершили налаштування Швидких кроків для його використання. Перш ніж перейти до швидких кроків, давайте також обговоримо створення власних дій.

Налаштуйте спеціальні швидкі кроки

Якщо ви хочете зробити щось, що не зазначено у заздалегідь визначених Швидких кроках, натисніть кнопку «Новий швидкий крок> Користувацький».

Як налаштувати швидкі кроки в Microsoft Outlook?

Створення користувацьких швидких кроків у Outlook

Ви побачите те саме спливаюче вікно "Змінити швидкий крок".

  • Введіть назву свого швидкого кроку.
  • Натисніть спадне меню «Вибрати дію», щоб переглянути список доступних опцій.

Як налаштувати швидкі кроки в Microsoft Outlook?

Створення нового швидкого кроку

  • Скажімо, ви хочете налаштувати швидкий крок для "Позначити як непрочитане". Виберіть варіант зі спадного меню.
  • Натисніть спадне меню швидкого доступу та виберіть існуючий ярлик для скасування швидкого кроку. Outlook пропонує діапазон ярликів від "Control + Shift + 1" до "Control + Shift +9". На жаль, ви не можете створити власний ярлик для скасування швидких кроків.

Як налаштувати швидкі кроки в Microsoft Outlook?

Ярлик налаштування для швидкого кроку

  • Введіть текст підказки, який відображатиметься, якщо навести курсор миші на назву швидких кроків на стрічці.
  • Натисніть кнопку «Готово», щоб завершити налаштування.
  • Ви можете побачити, що новостворений крок з’являється на стрічці, як показано нижче.

Як налаштувати швидкі кроки в Microsoft Outlook?

Переглянути спеціальні швидкі кроки

Застосування швидких кроків

Тепер, коли ви знаєте, як вперше налаштувати швидкі кроки за замовчуванням, а також створити новий для ваших потреб. Ви можете використовувати їх в один клік.

  • Спочатку виберіть електронну адресу та натисніть «Швидкі кроки» на стрічці.
  • У наведеному вище прикладі "Позначити як непрочитане" можна використовувати ярлики "Control + Shift + 1", щоб зробити електронну пошту непрочитаною. Подібним чином ви можете переслати електронний лист своєму менеджеру та перемістити електронний лист у вказану папку одним клацанням миші.

Керування швидкими кроками

Ви можете заплутатися, коли у вас є багато швидких кроків. Щоб керувати усіма існуючими швидкими кроками, клацніть на маленькій піктограмі у нижньому правому куті групи швидких кроків на стрічці. Ви побачите спливаюче вікно "Керування швидкими кроками", як показано нижче.

Як налаштувати швидкі кроки в Microsoft Outlook?

Керуйте швидкими кроками

Тут ви можете переглянути всі доступні швидкі кроки у своєму Outlook.

  • Швидкий крок можна редагувати, дублювати або видаляти.
  • Створіть новий «Швидкий крок», натиснувши кнопку «Створити» та виберіть потрібний параметр.
  • Використовуйте кнопки зі стрілками вгору або вниз, щоб перемістити елементи та змінити порядок. Таким чином, ви можете тримати найважливіші швидкі кроки у верхній частині списку на стрічці.

Швидкі кроки проти правил

Зауважте, що в Outlook також є правила переміщення повідомлень електронної пошти до папок. Однак швидкі кроки є корисним доповненням до існуючих правил у Outlook. Різниця між швидкими кроками та правилами полягає в тому, що вам потрібно викликати швидкі кроки вручну, поки правила працюють автоматично.

Джерело запису: www.webnots.com
Залиште відповідь

Цей веб -сайт використовує файли cookie, щоб покращити ваш досвід. Ми припустимо, що з цим все гаразд, але ви можете відмовитися, якщо захочете. Прийняти Читати далі