TechBlogSD - Все для WordPress і WEB розробки
WEB і WordPress інструкції, новини, огляди тем та плагінів

Як налаштувати відповідь на роботу в Microsoft Outlook?

14

Outlook – один із найзручніших клієнтів електронної пошти, незалежно від того, чи використовуєте ви його у компанії чи для особистого користування. Очевидно, що ви не можете працювати весь час і вам потрібно зробити перерву через хворобу або відпустку. У такому випадку рекомендується повідомити відправників електронної пошти про те, що ви не на посаді, і коли можливо відповісти на їхні електронні листи. ТОВ – популярний термін в організаціях для позначення поза офісом. У цій статті ми розповімо, як налаштувати відповідь поза офісом у електронних листах Microsoft Outlook.

Пов’язані: Як виправити повільні електронні листи Outlook?

Дотримуйтесь наведених нижче вказівок, щоб налаштувати автоматичні відповіді в офісі в Outlook:

  • Запустіть Outlook і перейдіть до меню "Файл> Інформація". Якщо у вас є кілька електронних листів у Outlook, виберіть, з якої електронної пошти потрібно ініціювати автоматичну відповідь.
  • Натисніть кнопку «Автоматичні відповіді».

Як налаштувати відповідь на роботу в Microsoft Outlook?

Автоматичні відповіді в Outlook

  • Ви побачите два варіанти відключення та включення автоматичної відповіді з вашої електронної пошти.
  • Виберіть опцію «Надсилати автоматичні відповіді». Тепер ви побачите, що Outlook включає всі інші параметри редагування.

Як налаштувати відповідь на роботу в Microsoft Outlook?

Увімкнути автоматичні відповіді

Пов’язані: Як налаштувати електронну пошту для домену GoDaddy?

Налаштування діапазону часу для автоматичної відповіді

Якщо ввімкнути автоматичну відповідь, Outlook розгляне можливість негайного надсилання автоматичної відповіді без дати завершення. Це корисно, якщо ви назавжди закриваєте електронну пошту або збираєтесь у тривалу відпустку, наприклад, по вагітності та пологах. У цьому випадку введіть відповідне повідомлення у текстове поле та натисніть «OK», щоб застосувати зміни.

Однак вихід у безстрокову відпустку – не загальний випадок. Можливо, ви витрачаєте день або тиждень на хворобу чи відпустку. У цьому випадку вам слід встановити точний час, коли потрібно надіслати автоматичну відповідь.

  • Натисніть на опцію «Надсилати лише протягом цього часового діапазону».
  • Виберіть дату / час початку та завершення.

Повідомлення про автоматичну відповідь

Після налаштування від і до дат, наступним кроком є ​​введення повідомлення як відповідь відправнику електронної пошти. Ви можете надсилати автоматичну відповідь людям, які мають електронну адресу вашої компанії, а також стороннім особам.

  • Введіть відповідне повідомлення на вкладці "Всередині моєї організації". Ви можете відформатувати відповідь, налаштувавши різні шрифти, розміри та кольори. Натисніть «OK» і закрийте спливаюче вікно, щоб надіслати автоматичну відповідь протягом зазначеного часу.
  • Якщо ви хочете надіслати відповідь людям за межами вашої компанії, перейдіть на вкладку "Поза моєю організацією".
  • Увімкніть опцію «Автовідповідь, щоб відповісти за межами моєї організації». Ви можете вибрати відповідати лише людям у ваших контактах або всім людям, які надсилають вам електронний лист протягом періоду поза офісом.
  • Введіть вміст і формат повідомлення, якщо потрібно.
  • Натисніть «OK», щоб застосувати зміни.

Як налаштувати відповідь на роботу в Microsoft Outlook?

Налаштування автоматичної відповіді за межами організації

Ось і все; Ви налаштували відповідь OOO у Outlook. Не забудьте ввести змістовне повідомлення з чіткими деталями. Нижче наведено приклад повідомлення про відсутність офісу з причинами відпустки, часом повернення, альтернативним контактом та номером контактної особи екстреної допомоги (якщо є бажання).

Шановний відправщику,
[] я перебуваю на лікарняному; на вашу електронну пошту буде надано відповідь після моєї підтримки.
[x] Я перебуваю у відпустці з дуже обмеженим доступом до своєї електронної пошти.
[x] Я перебуваю у відпустці з дуже обмеженим доступом до своєї електронної пошти.

Я повернусь 26 квітня 2019 року, і ви можете зв’язатися з xxxxx за будь -якими питаннями.
У невідкладних випадках телефонуйте на мій мобільний телефон хххххххх.

Дякую і з повагою,
Ваше ім’я

Пов’язано: Підвищте свою продуктивність за допомогою цих порад Outlook.

Встановлення правил

Найцікавіше – це встановити правила для автоматичної відповіді лише на певні електронні листи. Натисніть кнопку «Правила» у спливаючому вікні автоматичних відповідей і знову натисніть «Додати правило…».

Як налаштувати відповідь на роботу в Microsoft Outlook?

Додавання правил до повідомлень ТОВ

У діалоговому вікні «Редагувати правило» налаштуйте правило, яке потрібно застосувати. Наприклад, введіть адресу електронної пошти from, щоб Outlook надсилав лише автоматичну відповідь цьому відправнику електронної пошти. Інші відправники НЕ отримають автоматичної відповіді. З іншого боку, ви можете розглянути можливість надсилання автоматичної відповіді лише на електронні листи, надіслані вам безпосередньо з вашою електронною поштою у полі "Адреса". Таким чином, ви можете ігнорувати сотні електронних листів, які надходять на вашу електронну адресу в поле CC.

Як налаштувати відповідь на роботу в Microsoft Outlook?

Правило встановлення

Тестування автоматичної відповіді

Outlook відкриє повідомлення -попередження, коли ви відкриваєте Outlook протягом періоду поза офісом. Ви також можете надіслати тестовий лист на свій власний ідентифікатор, щоб отримати відповідь ТОВ.

Як налаштувати відповідь на роботу в Microsoft Outlook?

Out Out Office увімкнено в Outlook

Пов’язані: Як вставити смайлики в електронні листи Outlook?

Вимкнути Відповідь "Не в офісі"

Якщо ви хочете вимкнути відповідь OOO протягом зазначеного періоду, відкрийте Outlook і натисніть опцію «Вимкнути», щоб вимкнути налаштування OOO. Ви також можете перейти до меню «Файли> Інформація» та вимкнути автоматичні відповіді.

Як налаштувати відповідь на роботу в Microsoft Outlook?

Вимкнути відповідь "Не в офісі"

В іншому випадку налаштування автоматично закінчуються через зазначений час.

Джерело запису: www.webnots.com
Залиште відповідь

Цей веб -сайт використовує файли cookie, щоб покращити ваш досвід. Ми припустимо, що з цим все гаразд, але ви можете відмовитися, якщо захочете. Прийняти Читати далі