TechBlogSD - Все для WordPress і WEB розробки
WEB і WordPress інструкції, новини, огляди тем та плагінів

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

10

Microsoft Excel – один з найбільш широко використовуваних інструментів в організаціях. Незалежно від того, чи є ви інженером або дослідником даних, в кінці вам потрібно мати цифри на аркуші Excel, щоб представити свою роботу. Серед багатьох інших функцій Excel, перевірка даних є однією із загальних функцій для використання в командному або груповому середовищі. Наприклад, ви можете надіслати Excel всім своїм колегам для заповнення з обмежених значень. Це допоможе вам уникнути введення вільного тексту та внести дані у визначений обсяг. У цій статті ми розглянемо, як створити перевірку даних у Microsoft Excel з різними параметрами.

Пов’язані: Як виправити повільний Excel і прискорити роботу?

1 Визначення правил перевірки

Excel дозволяє встановлювати правила перевірки для окремих клітинок або діапазонів комірок. Ви можете використовувати це для моніторингу прийняття конкретних значень лише в певних осередках.

Візьмемо приклад для перевірки студентського аркуша.

  • Клітинки під стовпцем "Тема 1" мають бути числом.
  • Допустиме значення від 0 до 100.
  • Це не може бути текст, менший за нуль або більший за 100.
  • Excel повинен автоматично відхиляти всі інші записи.

Ви можете визначити правила перевірки даних у Excel, виконавши наведені нижче дії.

  • Щоб встановити ці перевірки, спочатку виберіть діапазон клітинок, для яких потрібно обмежити значення. У нашому прикладі ми виділяємо комірки від D4 до D7.
  • Перейдіть на вкладку «Дані» та виберіть опцію «Перевірка даних» у групі «Інструменти даних».

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Створення правила перевірки даних у Excel

  • Відкриється діалогове вікно «Перевірка даних». Ви можете налаштувати дозволені записи для вибраних клітинок на вкладці «Налаштування» діалогового вікна.
  • Натисніть спадне меню у розділі «Дозволити:» і виберіть бажане значення. У нашому прикладі ми виділимо ціле число для позначок.

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Налаштування перевірки даних Excel

  • У полі списку “Дані" можна визначити умови дійсності. Це обмежує можливості введення, і ми вибираємо опцію “між”, оскільки нам потрібно дозволити лише значення від 0 до 100. Пам’ятайте, що параметри змінюватимуться залежно від вашого вибору. Наприклад, якщо вибрати "більше", ви побачите лише текстове поле для введення значення "мінімум".
  • Для умови "між" можна визначити можливий проміжок у полях "Мінімум" та "Максимум". Ми будемо вводити мінімум як 0, а максимум як 100.

Натисніть кнопку «OK» і тепер, коли ви успішно налаштували перевірку даних для вибраних клітинок.

2 Сповіщення про помилку правила перевірки

За допомогою правила перевірки можна обмежити дозволені значення в комірці. Коли ви намагаєтесь ввести значення 110 у клітинку D4, Excel покаже вам повідомлення про помилку та обмежить вас.

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Дані заборонені через недійсні записи

Однак повідомлення про помилку не показує, що дозволений діапазон становить від 0 до 100. Щоб зробити повідомлення про помилку більш значущим, ви можете створити власне повідомлення про помилку, яке дає вам чітку інструкцію, коли помилка виникає.

  • Виберіть клітинку або діапазон комірок і перейдіть до «Дані> Перевірка даних», як описано вище. Ми рекомендуємо вам зробити цей крок разом, щоб ви могли налаштувати перевірку та повідомлення про помилку за один крок.
  • Коли ви перебуваєте у діалоговому вікні «Перевірка даних», перейдіть на вкладку «Сповіщення про помилку».
  • У полі «Заголовок» введіть заголовок вашої помилки.
  • Введіть деталі правила на панелі «Повідомлення про помилку».

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Сповіщення про помилку перевірки даних

Важливою частиною є встановлення стилю повідомлення про помилку. Натисніть на спадне меню «Стиль», і ви побачите три варіанти – Зупинити, Попередження та Інформація. Залежно від ваших потреб, ви можете повністю обмежити значення комірки або дозволити користувачам попередження або інформаційне повідомлення. Наприклад, коли користувач вводить 110 у нашому випадку, ви отримаєте такі помилки для різних стилів оповіщення.

Пов’язані: Поради Excel для підвищення продуктивності.

2.1. Зупинити сповіщення про помилку:

Це також попередження за умовчанням, яке з’являється, коли ви не налаштовуєте жодних спеціальних повідомлень про помилки. Excel не дозволить вам вводити недійсні записи, і вам слід ввести дозволені значення.

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Зупинити сповіщення про помилку

2.2. Сповіщення про інформаційну помилку:

Це просте інформаційне сповіщення, і Excel дозволить вам продовжити з недійсним значенням, натиснувши кнопку «OK».

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Сповіщення про інформаційну помилку

2.3. Попередження про помилку:

Це попередження, і Excel запропонує вам продовжити або скасувати.

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Попередження Попередження про помилку

3 Вхідне повідомлення правила перевірки

Так само, як сповіщення про помилку, ви також можете створити відображуване повідомлення, натиснувши клітинку. Це допоможе ввести правильні дані за один крок до отримання помилки.

  • Виберіть клітинку або діапазон комірок і перейдіть до «Дані> Перевірка даних», як описано вище.
  • Коли ви перебуваєте у діалоговому вікні «Перевірка даних», перейдіть на вкладку «Вхідне повідомлення».
  • У полі введення "Заголовок" введіть заголовок повідомлення про свою помилку.
  • Введіть деталі правила на панелі «Введення повідомлення».

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Вхідне повідомлення перевірки даних

Натисніть на перевірену клітинку, щоб побачити вхідне повідомлення, як показано нижче, як інструкцію.

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Вхідне повідомлення правила перевірки

Це буде корисно, якщо у вас є великий Excel з різними видами перевірки даних у різних осередках.

Пов’язані: Як виправити помилки формул у Excel?

4 Правила перевірки існуючих даних

Під час створення правила перевірки малоймовірно, що таблиця Excel ще порожня. Тому вам доведеться подбати про декілька налаштувань при використанні правил перевірки наявних даних.

4.1. Розширення перевірки даних

Якщо вибрати клітинки поза правилами перевірки та натиснути опцію «Перевірка даних», Excel запропонує вам надіслати повідомлення.

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Розширення перевірки даних

Ви можете натиснути «Так», щоб поширити перевірку на вибрані клітинки. Однак проблема полягає в тому, що Excel НЕ перевірить жодну з існуючих даних з вашими правилами перевірки. Правило перевірки можна використовувати лише для записів, які відповідають встановленому раніше правилу. Excel буде ігнорувати наявні дані без перевірки. Єдиний доступний варіант у Excel – це позначити недійсні дані таким чином, щоб ви могли виправити їх вручну.

4.2. Позначення існуючих недійсних значень

Для того, щоб знайти недійсні наявні клітинки даних, перейдіть до меню «Дані» та натисніть кнопку розкривного меню «Перевірка даних» у групі «Інструменти даних». Тепер виберіть запис «Обвести недійсні дані», щоб виділити недійсні клітинки червоними колами, як показано нижче:

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Обхід недійсних даних

4.3. Видалення маркування на недійсних даних

За допомогою кіл перевірки можна створити чіткий огляд недійсних даних у вашій таблиці. Якщо ви виправили значення або вам більше не потрібні кола, їх можна легко видалити.

Ви можете знову використати запис "Очистити кола перевірки" у спадному меню "Перевірка даних", щоб видалити маркування червоного кола.

5 Перелік правил перевірки

В якості альтернативи правилам перевірки можна використовувати список, що містить усі допустимі значення. Тому кожен користувач може просто вибрати між доступними значеннями та вставити правильні дані. Іншими словами, ви можете обмежити користувача у виборі в межах зазначених значень. У нашому прикладі ви можете дозволити лише позначки типу 50, 60, 70, 80 та 90 та обмежити будь -який інший введення користувача.

Коли ви перебуваєте у спливаючому вікні «Перевірка даних», перейдіть на вкладку «Налаштування»:

  • Виберіть запис «Список» у спадному вікні «Дозволити».
  • Виберіть опцію «Випадаючий список у клітинці», щоб відобразити значення у випадаючому списку.
  • Поставте або зніміть прапорець "Ігнорувати пусте" відповідно до ваших потреб.
  • Введіть дозволені значення у текстовому полі «Джерело» з комами. Якщо необхідні значення вже існують у таблиці або на інших аркушах, після натискання у полі «Джерело» виберіть відповідну область для прийняття значень. Переконайтеся, що джерело значень доступне в одній книзі Excel, щоб воно працювало, коли ви надаєте доступ до Excel іншим.
  • Натисніть кнопку «OK», щоб зберегти зміни.

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Перевірка даних зі значеннями списку

Відформатована таким чином комірка отримує стрілку списку після активації. Тепер ви можете або ввести одне з можливих значень вручну, або відкрити список за допомогою кнопки зі стрілкою, а потім вибрати потрібний запис.

Як створити перевірку даних у Microsoft Excel?

Виберіть значення зі списку

Ви також можете налаштувати вхідне повідомлення та попередження про помилку, як описано вище.

Використовуйте кнопку «Очистити все», щоб одним натисканням кнопки видалити всі перевірки даних, вхідні повідомлення та попередження про помилки.

Джерело запису: www.webnots.com
Залиште відповідь

Цей веб -сайт використовує файли cookie, щоб покращити ваш досвід. Ми припустимо, що з цим все гаразд, але ви можете відмовитися, якщо захочете. Прийняти Читати далі