TechBlogSD - Все для WordPress і WEB розробки
WEB і WordPress інструкції, новини, огляди тем та плагінів

Як використовувати злиття пошти в Word?

22

Злиття пошти – це функція Microsoft Word, яка дозволяє персоналізувати розділ для кожної копії подібного документа. Він дозволяє використовувати список контактів або інші фрагменти документа, що зберігаються в базі даних (це можуть бути списки об’єднання пошти Word, таблиці Excel, доступ або інші форми баз даних). Іншими словами, злиття пошти дозволяє користувачам створювати набір документів зі схожим макетом та змістом, але з різною інформацією щодо деяких розділів.

Пов’язані: Як змінити ім’я вбудованого файлу в документах Office?

Коли використовувати злиття пошти в Microsoft Word?

В основному ця функція використовується для створення однакових листів, міток або електронних листів для різних одержувачів. Ви також можете використовувати цей інструмент для персоналізації звітів, інформаційних бюлетенів чи будь -яких інших документів та надсилання електронної пошти різним контактам зі списку розсилки. Як правило, злиття пошти може бути корисним, коли ви хочете створити кілька вихідних документів з певним фіксованим вмістом, наприклад бланки та певні частини з даними, що змінюються залежно від конкретного джерела даних.

Різні компоненти злиття пошти

  • Основний документ – документ Word зі змістом, який буде однаковим для всіх результатів. Це може бути звичайний текст, поля об’єднання, що направляють текст, фірмові бланки тощо.
  • Джерело даних – база даних із переліком даних, які змінюються для кожного результату об’єднання пошти (наприклад, одержувачі вашого щомісячного інформаційного бюлетеня).
  • Об’єднати документ – результат, який ви отримаєте при об’єднанні основного документа з джерелом даних.

У цьому посібнику ми покажемо вам, як використовувати функцію злиття листів у MS Word.

Використання злиття пошти в Microsoft Word

  • Щоб розпочати, відкрийте новий документ, шаблон або існуючий основний документ у Word.
  • Перейдіть до меню «Розсилка» і на стрічці натисніть стрілку «Почати злиття пошти», щоб розгорнути її.
  • Виберіть останню опцію «Покроково…», щоб запустити майстер злиття пошти.

Як використовувати злиття пошти в Word?

Запустіть злиття пошти

  • Це відкриє майстер злиття пошти на правому краю документа. Виберіть тип документа, який потрібно підготувати, і натисніть «Далі» внизу майстра.

Як використовувати злиття пошти в Word?

Тип документа

Пов’язані: Як електронні книги в Microsoft Word?

Вибір основного документа

Тут вам потрібно вибрати початковий документ.

  • Якщо поточний документ є вашим основним документом, виберіть перший варіант і продовжуйте додавати одержувача.
  • У деяких випадках у вас може бути шаблон, який ви використовуєте для своїх листів. Якщо це так, перевірте варіант шаблону, а потім натисніть «Вибрати шаблон», щоб вибрати із збережених шаблонів.

Як використовувати злиття пошти в Word?

Виберіть шаблон

  • Коли ваш основний документ буде готовий, позначте існуючу альтернативу документу та натисніть кнопку «Відкрити», щоб вибрати конкретний файл на сховищі вашого ПК.

Як використовувати злиття пошти в Word?

З існуючого документа

Примітка. Після вибору шаблону або наявного файлу документ завантажується, а опція перемикається на "Використовувати поточний документ".

Додавання даних (одержувачів) до злиття пошти

MS Word пропонує три варіанти додавання даних із джерела.

Виберіть список із наявного списку
  • Ви можете мати свої дані в базі даних (Excel, Access тощо). Виберіть "Використовувати наявний список", натисніть посилання "Огляд", щоб вказати список, який потрібно об’єднати.
  • Виберіть джерело даних і натисніть «Ok», щоб додати список.

Як використовувати злиття пошти в Word?

Перегляд списку

  • Ви можете додати кілька джерел даних, натиснувши посилання «Вибрати інший список». Крім того, натиснувши посилання "Редагувати …", ви можете відредагувати свій список, вибравши лише ті фрагменти даних, які вас цікавлять.

Як використовувати злиття пошти в Word?

Редагувати список

Виберіть Список зі списку контактів Outlook
  • Виберіть опцію вибору даних одержувача зі своїх поштових контактів Outlook.
  • Натисніть «Вибрати папку контактів», виберіть свій профіль Outlook і натисніть кнопку «Ok».

Як використовувати злиття пошти в Word?

Контакти Outlook

Пов’язані: Як додати зміст у Word?

Створіть список у Word
  • Третій варіант дозволяє створити новий список у MS Word для злиття пошти.
  • Натисніть «Ввести новий список», а потім кнопку створення в нижньому розділі.
  • Відкриється подання таблиці, де можна додати та зберегти список одержувачів.
  • Введіть дані одержувачів і натисніть “Ok", а потім збережіть документ.

Як використовувати злиття пошти в Word?

Новий список

Редагування основного документа

  • Тепер перейдіть до наступної сторінки, щоб редагувати основний документ.
  • Якщо ви вибрали чистий документ, додайте його до вмісту та встановіть місце для об’єднання даних.
  • Натисніть посилання «Блок адреси», щоб змінити порядок, у якому ви хочете, щоб відображалися дані одержувача.
  • Виберіть потрібний стиль і натисніть «Ok», щоб вставити адресу.

Як використовувати злиття пошти в Word?

Блок адреси

  • У розділі "Вітальні рядки" виберіть привітання та натисніть "Ok".

Як використовувати злиття пошти в Word?

Вітання

  • Якщо вам потрібно додати більше деталей, перейдіть до розділу «Додаткові елементи» та вставте додаткові поля.
  • Після того, як ви закінчите, ваш документ має виглядати приблизно так.

Як використовувати злиття пошти в Word?

Документ злиття пошти

Пов’язано: Як виправити повільний Microsoft Word?

Попередній перегляд вихідних документів

  • Натисніть Далі, щоб перейти до майстра попереднього перегляду. Використовуйте подвійні стрілки вліво і вправо, щоб переглянути кілька персоналізованих документів.

Як використовувати злиття пошти в Word?

Попередній перегляд злиття пошти

  • Ви можете знайти функцію пошуку конкретного одержувача. Після того, як ви перевірили дані, натисніть «Далі», щоб завершити об’єднання пошти.

Комбінації клавіш для об’єднання пошти

Ось деякі комбінації клавіш під час використання функції злиття пошти.

Ярлик Опис
Alt + Shift + K Попередній перегляд злиття пошти
Alt + Shift + N Об’єднати документ
Alt + Shift + M Друк об’єднаного документа
Alt + Shift + E Редагувати дані злиття пошти
Alt + Shift + F Вставити поле злиття
Alt + Shift + D Вставте поле ДАТА
Alt + Control + L Вставте поле LISTNUM
Alt + Shift + P Вставити поле PAGE
Alt + Shift + T Вставте поле TIME
Control + F9 Вставити порожнє поле
Control + Shift + F7 Оновлення зв’язаних даних
F9 Оновити вибрані поля
Control + Shift + F9 Вилучити посилання з поля.
Shift + F9 Переключити код та результат для вибраного поля
Alt + F9 Переключити всі коди полів та результати
Alt + Shift + F9 Запустіть GOTOBUTTON або MACROBUTTON
F11 Наступне поле
Shift + F11 Попереднє поле
Control + F11 Блокування поля
Control + Shift + F11 Розблокувати поле

Підведенню

Якщо ви хочете надіслати одному і тому ж листу кількох одержувачів, надрукувати етикетки або підготувати персоналізований, але стандартний документ, ви можете використовувати злиття листів, а не створювати стільки документів, скільки їх у вашому списку. Функція об’єднання пошти дозволяє об’єднати ваш основний документ із джерелом даних, щоб у результаті отримати однакові документи з унікальними реквізитами в деяких розділах.

Джерело запису: www.webnots.com

Цей веб -сайт використовує файли cookie, щоб покращити ваш досвід. Ми припустимо, що з цим все гаразд, але ви можете відмовитися, якщо захочете. Прийняти Читати далі