TechBlogSD - ওয়ার্ডপ্রেস এবং ওয়েব ডেভেলপমেন্টের জন্য সবকিছু
ওয়েব এবং ওয়ার্ডপ্রেস নির্দেশাবলী, খবর, থিম এবং প্লাগইনগুলির পর্যালোচনা

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

2

মাইক্রোসফট এক্সেল প্রতিষ্ঠানের মধ্যে বহুল ব্যবহৃত সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি। আপনি প্রকৌশলী বা ডেটা বিজ্ঞানী হোন না কেন, শেষ পর্যন্ত আপনার কাজ উপস্থাপন করার জন্য আপনাকে এক্সেল শীটে নম্বর থাকতে হবে। এক্সেলের অন্যান্য অনেক বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে, একটি দল বা গোষ্ঠীর পরিবেশে ব্যবহারের জন্য সাধারণ বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে ডেটা যাচাইকরণ অন্যতম। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সীমাবদ্ধ মানগুলি পূরণ করতে আপনার সমস্ত সহকর্মীদের কাছে একটি এক্সেল পাঠাতে পারেন। এটি আপনাকে নিখরচায় পাঠ্য এড়াতে এবং একটি নির্দিষ্ট সুযোগের মধ্যে ডেটা তৈরি করতে সহায়তা করবে। এই প্রবন্ধে, আসুন আমরা মাইক্রোসফট এক্সেলে বিভিন্ন অপশন সহ ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করা যায় তা জেনে নিই।

সম্পর্কিত: কিভাবে ধীর এক্সেল ঠিক করবেন এবং আপনার কাজের গতি বাড়াবেন?

1 বৈধতা বিধি সংজ্ঞায়িত করা

এক্সেল পৃথক কোষ বা সেল রেঞ্জের জন্য যাচাইকরণের নিয়ম সেট করার অনুমতি দেয়। আপনি এটি ব্যবহার করতে পারেন শুধুমাত্র নির্দিষ্ট কোষে নির্দিষ্ট মানগুলির গ্রহণযোগ্যতা পর্যবেক্ষণ করতে।

আসুন একটি ছাত্র মার্কশিটের বৈধতার জন্য একটি উদাহরণ নেওয়া যাক।

  • "সাবজেক্ট 1" কলামের নীচের ঘরগুলি একটি সংখ্যা হওয়া উচিত।
  • অনুমোদিত মান 0 থেকে 100 এর মধ্যে।
  • এটি একটি পাঠ্য হতে পারে না, শূন্যের চেয়ে কম বা 100 এর বেশি।
  • এক্সেলের অন্য সব এন্ট্রি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রত্যাখ্যান করা উচিত।

আপনি নিচের ধাপগুলি অনুসরণ করে এক্সেলে ডেটা যাচাইকরণের নিয়ম নির্ধারণ করতে পারেন।

  • এই বৈধতাগুলি সেট করার জন্য, প্রথমে আপনি কোষগুলির পরিসর নির্বাচন করুন যা আপনি মানগুলি সীমাবদ্ধ করতে চান। আমাদের উদাহরণে, আমরা D4 থেকে D7 কোষ নির্বাচন করি।
  • "ডেটা" ট্যাবে যান এবং "ডেটা টুলস" গ্রুপের অধীনে "ডেটা যাচাইকরণ" বিকল্পটি নির্বাচন করুন।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন রুল তৈরি করা

  • এটি "ডেটা যাচাইকরণ" ডায়ালগ বক্স খুলবে। আপনি ডায়ালগ বক্সের "সেটিংস" ট্যাবের অধীনে নির্বাচিত ঘরগুলির জন্য অনুমোদিত এন্ট্রি সেটআপ করতে পারেন।
  • "অনুমতি দিন" এর অধীনে ড্রপডাউনে ক্লিক করুন এবং আপনার পছন্দের মান নির্বাচন করুন। আমাদের উদাহরণে, আমরা চিহ্নের জন্য সম্পূর্ণ সংখ্যা নির্বাচন করব।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

এক্সেল ডেটা যাচাইকরণ সেটিংস

  • "ডেটা" তালিকা বাক্সে আপনি বৈধতার শর্তগুলি নির্ধারণ করতে পারেন। এটি প্রবেশের সম্ভাবনাকে সীমাবদ্ধ করে এবং আমরা "এর মধ্যে" বিকল্পটি নির্বাচন করি কারণ আমাদের শুধুমাত্র 0 থেকে 100 এর মানগুলি অনুমোদন করতে হবে। মনে রাখবেন, আপনার নির্বাচনের উপর ভিত্তি করে বিকল্পগুলি পরিবর্তিত হবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি "এর চেয়ে বড়" নির্বাচন করেন তবে আপনি একটি "ন্যূনতম" মান প্রবেশ করতে শুধুমাত্র একটি পাঠ্য বাক্স দেখতে পাবেন।
  • "মধ্যবর্তী" অবস্থার জন্য আপনি "ন্যূনতম" এবং "সর্বোচ্চ" বাক্সে সম্ভাব্য স্প্যান নির্ধারণ করতে পারেন। আমরা সর্বনিম্ন 0 এবং সর্বাধিক 100 হিসাবে প্রবেশ করব।

"ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন এবং এখন আপনি নির্বাচিত ঘরগুলির জন্য একটি ডেটা যাচাইকরণ সফলভাবে সেটআপ করেছেন।

2 বৈধতা নিয়ম ত্রুটি সতর্কতা

একটি বৈধতা নিয়ম ব্যবহার করে, আপনি একটি কক্ষে অনুমোদিত মান সীমাবদ্ধ করতে পারেন। যখন আপনি D4 ঘরে একটি মান 110 প্রবেশ করার চেষ্টা করেন, তখন এক্সেল আপনাকে একটি ত্রুটি বার্তা দেখাবে এবং আপনাকে সীমাবদ্ধ করবে।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

অবৈধ প্রবেশের কারণে ডেটা অনুমোদিত নয়

যাইহোক, ত্রুটি বার্তা আপনি প্রদর্শন করা হয় না মঞ্জুরিপ্রাপ্ত সীমা 100 থেকে 0 অর্ডার ত্রুটি বার্তা আরও বেশি অর্থবহ, আপনাকে অবশ্যই কাস্টম ত্রুটি তৈরি করতে পারেন করতে সালে সতর্কতা বার্তা যখন ত্রুটি ঘটে যে আপনার স্পষ্ট নির্দেশ দেয়।

  • সেল বা কোষের পরিসর নির্বাচন করুন এবং উপরে বর্ণিত হিসাবে "ডেটা> ডেটা যাচাইকরণ" এ যান। আমরা আপনাকে এই পদক্ষেপটি একসাথে করার পরামর্শ দিচ্ছি যাতে আপনি একক ধাপে যাচাইকরণ এবং ত্রুটি বার্তা সেটআপ করতে পারেন।
  • যখন আপনি "ডেটা যাচাইকরণ" ডায়ালগে থাকেন, "ত্রুটি সতর্কতা" ট্যাবে যান।
  • "শিরোনাম" বাক্সে, আপনার ত্রুটির শিরোনাম লিখুন।
  • "ত্রুটি বার্তা" ফলকের অধীনে নিয়মের বিবরণ লিখুন।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

ডেটা যাচাইকরণ ত্রুটি সতর্কতা

গুরুত্বপূর্ণ অংশ হল ত্রুটি বার্তা শৈলী সেট করা। "স্টাইল" ড্রপডাউনে ক্লিক করুন এবং আপনি তিনটি বিকল্প দেখতে পাবেন – স্টপ, ওয়ার্নিং এবং ইনফরমেশন। আপনার প্রয়োজনের উপর নির্ভর করে আপনি সম্পূর্ণরূপে সেল মান সীমাবদ্ধ করতে পারেন বা ব্যবহারকারীদের সতর্কবাণী বা তথ্য বার্তা দিয়ে অনুমতি দিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যখন ব্যবহারকারী আমাদের ক্ষেত্রে 110 প্রবেশ করে তখন আপনি বিভিন্ন সতর্কতা শৈলীর জন্য নিম্নলিখিত ত্রুটিগুলি পাবেন ।

সম্পর্কিত: আপনার উত্পাদনশীলতা উন্নত করার জন্য এক্সেল টিপস

2.1। ত্রুটির সতর্কতা বন্ধ করুন:

এটি একটি ডিফল্ট সতর্কতা যা আপনি যখন কোন কাস্টম ত্রুটি সতর্কতা বার্তা সেটআপ করবেন না তখন প্রদর্শিত হবে। এক্সেল আপনাকে অবৈধ এন্ট্রিগুলি প্রবেশ করতে দেবে না এবং আপনাকে অনুমোদিত মানগুলি টাইপ করা উচিত।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

ত্রুটির সতর্কতা বন্ধ করুন

2.2। তথ্য ত্রুটির সতর্কতা:

এটি একটি সাধারণ তথ্য সতর্কতা এবং যখন আপনি "ওকে" বোতামে ক্লিক করবেন তখন এক্সেল আপনাকে অবৈধ মান দিয়ে চালিয়ে যেতে দেবে।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

তথ্য ত্রুটির সতর্কতা

2.3। সতর্কতা ত্রুটির সতর্কতা:

এটি একটি সতর্কতা এবং এক্সেল আপনাকে অবিরত বা বাতিল করার বিকল্পগুলি অফার করবে।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

সতর্কতা ত্রুটির সতর্কতা

3 বৈধতা নিয়ম ইনপুট বার্তা

একটি ত্রুটি সতর্কতার মতো, আপনি সেলে ক্লিক করার সময় একটি প্রদর্শন বার্তাও তৈরি করতে পারেন। এটি ত্রুটি পাওয়ার আগে এক ধাপে সঠিক ডেটা টাইপ করতে সাহায্য করবে।

  • সেল বা কোষের পরিসর নির্বাচন করুন এবং উপরে বর্ণিত হিসাবে "ডেটা> ডেটা যাচাইকরণ" এ যান।
  • যখন আপনি "ডেটা যাচাইকরণ" ডায়ালগে থাকেন, "ইনপুট বার্তা" ট্যাবে যান।
  • "শিরোনাম" এন্ট্রি বক্সে, আপনার ত্রুটির জন্য বার্তা শিরোনাম লিখুন।
  • "ইনপুট বার্তা" প্যানের অধীনে নিয়মের বিবরণ লিখুন।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

ডেটা যাচাইকরণ ইনপুট বার্তা

যাচাইকৃত ঘরে ক্লিক করুন ইনপুট বার্তাটি একটি নির্দেশনা হিসাবে নীচের মত প্রদর্শিত হবে।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

বৈধতা নিয়ম ইনপুট বার্তা

যখন বিভিন্ন কোষ জুড়ে বিভিন্ন ধরণের ডেটা যাচাইকরণের সাথে আপনার একটি বড় এক্সেল থাকবে তখন এটি কার্যকর হবে।

সম্পর্কিত: এক্সেলে ফর্মুলা ত্রুটিগুলি কীভাবে ঠিক করবেন?

4 বিদ্যমান ডেটার বৈধতা নিয়ম

যখন আপনি একটি বৈধতা নিয়ম তৈরি করেন, তখন আপনার এক্সেল টেবিলটি এখনও খালি থাকার সম্ভাবনা নেই। অতএব, বিদ্যমান ডেটাগুলিতে যাচাইকরণ নিয়ম ব্যবহার করার সময় আপনাকে কয়েকটি সেটিংসের যত্ন নিতে হবে।

4.1। ডেটা যাচাইকরণ প্রসারিত

যখন আপনি যাচাইকরণের নিয়মের বাইরে ঘর নির্বাচন করেন এবং "ডেটা যাচাইকরণ" বিকল্পে ক্লিক করেন, তখন এক্সেল আপনাকে একটি বার্তা দেবে।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

ডেটা যাচাইকরণ প্রসারিত

নির্বাচিত ঘরে বৈধতা বাড়াতে আপনি "হ্যাঁ" এ ক্লিক করতে পারেন। যাইহোক, সমস্যাটি হল যে এক্সেল আপনার যাচাইকরণের নিয়মগুলির সাথে বিদ্যমান কোনও ডেটা যাচাই করবে না। আপনি পূর্বে সেট করা নিয়ম অনুসরণ করে এমন এন্ট্রিগুলির জন্য শুধুমাত্র একটি বৈধতা নিয়ম ব্যবহার করতে পারেন। এক্সেল কোন বৈধতা ছাড়াই বিদ্যমান ডেটা উপেক্ষা করবে। Excel এ উপলব্ধ একমাত্র বিকল্প হল অবৈধ ডেটা লেবেল করা যাতে আপনি নিজে সেগুলো সংশোধন করতে পারেন।

4.2। বিদ্যমান অবৈধ মানগুলি লেবেল করা

অবৈধ বিদ্যমান ডেটা সেলগুলি খুঁজে পেতে, "ডেটা" মেনুতে যান এবং "ডেটা টুলস" গ্রুপের অধীনে "ডেটা যাচাইকরণ" ড্রপডাউন বোতামে ক্লিক করুন । এখন, নীচের মত লাল বৃত্তের সাথে অবৈধ কোষগুলি হাইলাইট করতে "বৃত্ত অবৈধ ডেটা" এন্ট্রি নির্বাচন করুন:

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

অবৈধ ডেটা ঘুরছে

4.3। অবৈধ ডেটা থেকে লেবেল সরানো হচ্ছে

বৈধতা চেনাশোনাগুলি ব্যবহার করে, আপনি আপনার টেবিলে অবৈধ ডেটাগুলির একটি পরিষ্কার ওভারভিউ তৈরি করতে পারেন। আপনি যদি মানগুলি সংশোধন করে থাকেন বা আপনার আর চেনাশোনাগুলির প্রয়োজন হয় না, আপনি সহজেই সেগুলি সরিয়ে ফেলতে পারেন।

লাল বৃত্তের লেবেল অপসারণের জন্য আপনি "ডেটা যাচাইকরণ" ড্রপডাউনের অধীনে "ক্লিয়ার ভ্যালিডেশন সার্কেলস" এন্ট্রিটি আবার ব্যবহার করতে পারেন।

5 বৈধতা নিয়ম তালিকা

বৈধতা বিধিগুলির বিকল্প হিসাবে, আপনি সমস্ত বৈধ মান সম্বলিত একটি তালিকা ব্যবহার করতে পারেন। অতএব, প্রতিটি ব্যবহারকারী সহজলভ্য মানগুলির মধ্যে বেছে নিতে পারে এবং সঠিক ডেটা সন্নিবেশ করতে পারে। অন্য কথায়, আপনি নির্দিষ্ট মানগুলির মধ্যে ব্যবহারকারীকে নির্বাচন করতে সীমাবদ্ধ করতে পারেন। আমাদের উদাহরণের ক্ষেত্রে, আপনি শুধুমাত্র 50, 60, 70, 80 এবং 90 এর মত চিহ্নের অনুমতি দিতে পারেন এবং অন্য কোন ব্যবহারকারীর ইনপুট সীমাবদ্ধ করতে পারেন।

যখন আপনি "ডেটা যাচাইকরণ" পপ-আপে থাকেন, "সেটিংস" ট্যাবে যান:

  • "অনুমতি দিন" ড্রপডাউন বক্স থেকে "তালিকা" এন্ট্রি নির্বাচন করুন।
  • ড্রপডাউনে মানগুলি দেখানোর জন্য "ইন-সেল ড্রপডাউন" বিকল্পটি নির্বাচন করুন।
  • আপনার প্রয়োজনের উপর ভিত্তি করে "ফাঁকা উপেক্ষা করুন" বিকল্পটি চেক বা আনচেক করুন।
  • "উৎস" টেক্সট বক্সে অনুমোদিত মানগুলি কমা দিয়ে আলাদা করে লিখুন। যদি প্রয়োজনীয় মানগুলি ইতিমধ্যে একটি টেবিলে বা অন্যান্য শীটে বিদ্যমান থাকে, "উৎস" বাক্সে ক্লিক করার পরে, মানগুলি গ্রহণ করার জন্য সংশ্লিষ্ট এলাকা নির্বাচন করুন। একই এক্সেল বইয়ের মধ্যে মানগুলির উৎস নিশ্চিত করুন যাতে আপনি অন্যদের সাথে এক্সেল শেয়ার করার সময় এটি কাজ করে।
  • আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

তালিকা মান সহ ডেটা যাচাইকরণ

এইভাবে ফরম্যাট করা সেলটি সক্রিয়করণের সময় একটি তালিকা তীর গ্রহণ করে। আপনি এখন ম্যানুয়ালি সম্ভাব্য মানগুলির মধ্যে একটি লিখতে পারেন বা তীর বোতামের মাধ্যমে তালিকাটি খুলতে পারেন এবং তারপরে পছন্দসই এন্ট্রি নির্বাচন করতে পারেন।

মাইক্রোসফট এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন কিভাবে তৈরি করবেন?

তালিকা থেকে মান নির্বাচন করুন

আপনি উপরে বর্ণিত হিসাবে ইনপুট বার্তা এবং ত্রুটি সতর্কতা সেটআপ করতে পারেন।

এক ক্লিকে সমস্ত ডেটা যাচাইকরণ, ইনপুট বার্তা এবং ত্রুটি সতর্কতা অপসারণ করতে "সমস্ত সাফ করুন" বোতামটি ব্যবহার করুন।

রেকর্ডিং উত্স: webnots.com
Leave A Reply

এই ওয়েবসাইট আপনার অভিজ্ঞতা উন্নত করতে কুকি ব্যবহার করে। আমরা ধরে নেব যে আপনি এটির সাথে ঠিক আছেন, তবে আপনি ইচ্ছা করলে অপ্ট-আউট করতে পারেন। আমি স্বীকার করছি আরো বিস্তারিত