Управление цифровыми активами – это систематическая организация всех ваших цифровых активов в централизованном месте. Вы спросите, что такое «цифровые активы»? Ну, они включают в себя все ваши мультимедийные файлы, такие как фотографии, видео, документы, векторы, файлы Photoshop, аудиоресурсы и т.д. Если вы программист, думайте об управлении цифровыми активами как о «мерзавце» для маркетологов.

Если вам интересно, зачем нужна система управления цифровыми активами в эпоху Dropbox и Google Drive, и когда WordPress предлагает собственное управление изображениями и простые настройки медиа-менеджера, позвольте мне рассказать вам историю.

Повесть о производительности

Наша история начинается с большого технического журнала, который ежедневно публикует сотни сообщений, включая сообщения в блогах, истории из Instagram, видео, фотографии, твиты, снимки и многое другое. Их контент-команда большая и разнообразная. Возможно, даже в нескольких офисах.

Сэм, недавно нанятый технический писатель, работает над статьей о состоянии облачных вычислений в 2017 году. Как мы все знаем, внутренние ссылки – хорошая практика, независимо от размера блога. Как и любой хороший цифровой журналист, Сэм проверяет, готовила ли команда в прошлом инфографику об облачных вычислениях – что-то, что он мог бы использовать в своей статье. Коллега уверенно сообщил ему, что действительно была такая инфографика, подготовленная всего несколько месяцев назад. И что это было где-то в папке Dropbox их компании.

После 27 минут тщательного поиска во всех папках, где должна была находиться инфографика, Сэм находит PSD-файл инфографики. Но это не та версия, потому что она называлась «на проверку». Еще 12 минут поиска, и Сэм наконец решает найти опубликованную статью в Google и загрузить инфографику. Но увы! Эту инфографику нужно было изменить. Сэм неохотно открывает Photoshop, молясь, чтобы он все еще помнил основы.

Почему мы говорим о Сэме?

Сэм потратил три четверти часа (это почти два с половиной эпизода «Теории большого взрыва»), пытаясь найти правильную версию инфографики. На этот раз можно было использовать что-то более продуктивное – например, – я не знаю – работу над статьей? Мы действительно не знаем, закончил ли Сэм статью в тот день.

Но теперь вы, наверное, задаетесь вопросом, в чем смысл этой истории? В любой организации управление цифровыми активами – важнейший компонент производительности. Когда сотрудник тратит почти час на поиск файлов, которые должны были быть легкодоступными, это напрасная трата времени. Компания теряет деньги.

Для тех из вас, кто собирается закрыть окно (или нажать кнопку «Домой»), подождите некоторое время. У меня для вас есть хорошая статистика. Даже если вам не нравится остальная часть статьи, одной статистики должно быть достаточно для разговоров о кулере на работе.

Интересная статистика по управлению цифровыми активами

Отсутствие систематического внедрения управления цифровыми активами в крупных организациях приводит к огромным потерям в производительности. Что косвенно равносильно потере денег.

Хотя система управления цифровыми активами подходит не всем, вот некоторые исследования, показывающие, насколько важным может быть управление цифровыми активами в большой организации.

Время, затраченное на поиск документов

Исследование, проведенное IDC в 2012 году, показало, что люди тратят более 9 часов в неделю на «хранение и систематизацию документов» и «поиск документов».

Время, потраченное на управление документами: опрос 840 информационных работников, равномерно распределенных по США, Великобритании, Франции, Германии, Австралии и Японии. Источник: опрос информационных работников IDC, 2012 г.

Коэффициент успешности поиска медиафайлов

Компания по исследованию рынка GISTICS обнаружила, что 62% специалистов по маркетингу и творчеству тратят от 1 до 6 часов в неделю на управление файлами. Кроме того, GISTICS обнаружила, что средний творческий человек ищет средства массовой информации 83 раза в неделю и не может найти их в 35% случаев при отсутствии системы управления цифровыми активами.

Решение. По их оценкам, система управления цифровыми активами поможет сократить время на поиск активов более чем на 85%, а процент неудачных попыток найти носитель упадет до 5%.

Согласно GISTICS Research, система управления цифровыми активами поможет сократить время на поиск активов более чем на 85%!

Окупаемость инвестиций в систему управления цифровыми активами

Группа компаний Aberdeen Group обнаружила, что «лучшие в своем классе» компании из широкого спектра отраслей в два раза чаще используют систему управления цифровыми активами для маркетинговых функций, чем средняя компания в своей отрасли. Те же самые «лучшие в своем классе» компании сообщили о сокращении времени выхода на рынок на 23% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года и о росте средней рентабельности инвестиций в маркетинг на 18%. На вопрос «Как инвестиции в управление цифровыми активами повлияли на производительность?» 69% ответили, что время цикла создания активов сократилось, 40% ответили, что тратили меньше времени на передачу файлов, а 63% указали, что агентские сборы были снижены.

Источник: Ян Майклс, «Руководство для маркетологов по обоснованию инвестиций в управление цифровыми активами», Отчет об исследовании Aberdeen Group.

В крупных организациях система управления цифровыми активами обычно сокращает время вывода продукта на рынок на 23% и увеличивает среднюю рентабельность инвестиций в маркетинг на 18%.

Уровень внедрения системы управления цифровыми активами

Подводя итоги, Frost & Sullivan заявляет: «По мере того, как компании добавляют более богатые цифровые медиа в свою стратегию бренда, размеры файлов стремительно растут. Заинтересованные стороны этих активов многократно географически рассредоточены, но им по-прежнему требуется легкий доступ и совместная работа над одними и теми же активами из разных мест. Благодаря интеграции со сторонними системами, использующим веб-службы и обеспечивающим условный контроль доступа, системы управления цифровыми активами теперь стали идеальной платформой для обеспечения такого сотрудничества в непрерывном рабочем процессе ».

Они также прогнозируют, что рынок управления цифровыми активами, как ожидается, будет расти со средним годовым темпом роста более 30% и к 2013 году достигнет выручки более миллиарда долларов.

Источник: Мукул Кришна, «Реализация ценностного предложения размещенных решений для управления цифровыми активами», 2009 г. и «Мировой рынок управления цифровыми активами, 2010 г.

Зачем вам нужна система управления цифровыми активами?

Читатели, которые работают в типичной корпоративной среде, столкнулись бы по крайней мере с одним из пунктов, упомянутых ниже. Люди из творческого и маркетингового отделов согласятся с большинством из них. Прошу отличаться? Оставляйте свои мысли в разделе комментариев!

1 Поддержание файлов в актуальном состоянии: вы потратите огромное количество времени на поддержание актуальных версий своих цифровых активов. Эта проблема возрастает в геометрической прогрессии с увеличением размера команды.

Хотя многие предприятия малого и среднего бизнеса предпочитают Dropbox (благодаря его популярности и низкой стоимости), сотрудники не регулярно сохраняют свою работу в Dropbox. Следовательно, команда в конечном итоге использует устаревшие или неправильные версии файлов.

2 Общий доступ к файлам и папкам. Хотя мне нравится использовать Dropbox, есть определенные функции контроля доступа пользователей, которых у Dropbox пока нет. Вы можете предоставить общий доступ к подпапке в уже предоставленной папке. Пока работа моей команды сохраняется в основной папке, я не могу предоставить доступ к подпапке фрилансеру, которому нужны файлы брендбука и цифровых активов. Кроме того, становится действительно обременительным индивидуально выделять / обновлять разрешения для каждого пользователя.

Решение: для этого создана система управления цифровыми активами. Вы можете создать несколько уровней доступа для разных пользователей, будь то старший менеджер проекта, разработчик по контракту или дизайнер-фрилансер. Координация с несколькими агентствами становится намного проще благодаря централизованному управлению активами, множеству ролей пользователей и детализированным разрешениям.

3 Удаленные группы. В организациях с несколькими офисами координация между удаленной командой затруднительна и требует огромных накладных расходов. Без системы управления цифровыми активами (или плагинов для управления проектами) нет централизованного хранилища, в котором сохраняются все цифровые активы. Это также приводит к проблемам с контролем версий, а маркетологи не понимают git.

Внедрение системы управления цифровыми активами – благо для удаленных и децентрализованных команд благодаря централизованному управлению активами.

4 Стоимость. Хотя внедрение системы управления цифровыми активами изначально является дорогостоящим, стоимость часто выравнивается при добавлении большого количества пользователей. В типичном облачном хранилище, таком как Dropbox, годовая стоимость может быть выше, чем у системы управления цифровыми активами, по мере роста количества пользователей. Мы даже не упомянули, сколько времени и денег вы сэкономите на затратах на производительность!

Управление цифровыми активами 101

Теперь, когда мы рассмотрели, почему может понадобиться система управления цифровыми активами, давайте погрузимся в типы систем управления цифровыми активами.

Типы решений для управления цифровыми активами

Систему управления цифровыми активами можно внедрить в организации тремя способами. Отличительной чертой является предпосылка системы управления цифровыми активами. Другими словами, расположение программного обеспечения для управления цифровыми активами и расположение реальных цифровых активов являются решающими факторами.

Решение для управления цифровыми активами SaaS

Также известное как решение для управления цифровыми активами, предлагаемое на классической платформе «Программное обеспечение как услуга», это обычно простейшая форма развертывания системы управления цифровыми активами.

Вы платите ежемесячную плату за использование программного обеспечения. Вы загружаете свои активы и управляете ими через веб-интерфейс или мобильное приложение. Все ваши цифровые активы надежно хранятся в облаке. Пропускная способность предоставляется и управляется компанией SaaS вместе с обслуживанием, обновлениями безопасности и контролем доступа пользователей.

Файлы вашей организации фактически хранятся в общедоступном (или гибридном) облаке за пределами межсетевых экранов организации. Стоимость внедрения решения для управления цифровыми активами SaaS невысока, и, как правило, это самый быстрый способ развертывания.

Локальное решение для управления цифровыми активами

Подумайте о программном обеспечении корпоративного уровня, развертываемом до облачной эры. Программное обеспечение будет вручную устанавливаться на серверы компании, и оплата будет в основном единовременной, включая обновления программного обеспечения / системы безопасности и годовые контракты на техническое обслуживание.

Это был бы пример локальной системы управления цифровыми активами. Цифровые активы не покидают серверы компании. Как правило, они используются организациями, имеющими ценные медиа-активы, такие как фотографии, видео, аудио и т.д. Подумайте о Vogue или журнале Rolling Stone – именно они извлекут максимальную пользу из системы управления цифровыми активами.

Гибридное решение для управления цифровыми активами

Мы живем во время, которое считается золотым годом для стартапов и малого и среднего бизнеса. Вот сложная часть – большинство предприятий предпочитают поддерживать строгий контроль над своими данными, всегда находясь за их брандмауэром. Что, если малому и среднему бизнесу и стартапам требуется решение для управления цифровыми активами, но они не могут позволить себе покрыть расходы на локальное развертывание?

Просто. Вы создаете для них гибридное решение для управления цифровыми активами!

Рассмотрим следующий пример:

Подумайте о популярной журнальной компании. Elle Magazine? Хорошо!

В журнале Elle Magazine есть фотосессии, которые можно разделить на две большие категории.

Первая категория – строго конфиденциальные фотосессии, которые не будут выпущены в ближайшие 6 месяцев.
Вторая категория – фотосессии, опубликованные в предыдущих выпусках журнала.

В интересах Elle Magazine хранить фотосессии первой категории на своих серверах за брандмауэром компании и не разрешать их хранение в общедоступном облаке.

Фотосессии второй категории уже опубликованы. Таким образом, они могут храниться в публичном облаке за пределами межсетевого экрана компании. Это также было бы выгодно, так как избавило бы ИТ-команду Elle Magazine от необходимости решать проблемы с пропускной способностью и безопасностью.

Теперь гибридное решение для управления цифровыми активами представляет собой сочетание локального и облачного развертывания. Личные файлы хранятся и доступны из локального развертывания, а общедоступные файлы хранятся в облаке, чтобы их мог увидеть весь мир.

Другими словами, Elle Magazine может хранить свои неизданные фотосессии в локальном развертывании, а публичные – в облачном развертывании. Гибридное управление цифровыми активами объединяет лучшее из двух миров. Проще говоря, это могло бы помочь многим компаниям поддерживать свои стандарты безопасности и позволить доступ к общедоступной информации из источника, оптимизированного для доступности.

Тегирование ресурсов и управление метаданными

Одна из основных целей системы управления цифровыми активами – организация и управление медиаресурсами организации, в которой она развернута. Есть разные способы добиться этого. Некоторые системы управления цифровыми активами могут использовать простую таксономию для организации информации. В то время как другие могут использовать передовое машинное обучение и искусственный интеллект, чтобы понимать содержание изображений и помечать / категоризировать их без вмешательства человека. В следующих абзацах мы рассмотрим некоторые из основных способов, которыми система управления цифровыми активами управляет ресурсами, также известными как цифровые активы.

Таксономия

Что такое таксономия? Что ж, это не что иное, как классификация данных. Базовым уровнем таксономии может быть тип файла. Ресурс может иметь несколько типов файлов, включая изображения, видео, PDF-файлы, аудиофайлы и т.д. Изображения могут быть дополнительно классифицированы на: png, ai, eps, jpg и т.д.

Другим типом таксономии может быть видимость (публичная / частная). Файлы, которым разрешено быть видимыми в общедоступной сети, можно отнести к категории общедоступных. А те, которые должны быть заблокированы межсетевыми экранами компании, можно отнести к категории частных.

Система управления цифровыми активами может использовать простые таксономии, такие как многоуровневые категории и теги, для организации существующих медиаресурсов. Это означает, что вы можете быстро найти нужные файлы, просто проверив определенные категории.

Управление метаданными

Проще говоря, метаданные – это данные о данных. Подумайте об EXIF-информации изображения. Такие детали, как данные / время фотосъемки, координаты GPS, информация ISO и т.д., Составляют метаданные фотоснимка фотографии. Точно так же для файла PDF типичные метаданные могут содержать автора, теги, категории, дату публикации и т.д.

Система управления цифровыми активами может читать эти метаданные, а также искать и фильтровать результаты поиска на основе вашего запроса.

Начало работы с управлением цифровыми активами для WordPress

WordPress предлагает очень простую форму решения для управления цифровыми активами. И он доступен в каждой установке WordPress – даже в пустой. Вы можете догадаться, что это такое?

Правильно – это не что иное, как медиа-библиотека WordPress. Вы можете загружать фотографии, видео, PDF-файлы, документы, сжатые архивы и многое другое – и все это с помощью медиа-библиотеки WordPress.

Однако если вы хотите каталогизировать всю свою информацию в едином доступном источнике – вам нужна система управления цифровыми активами. С помощью решения для управления цифровыми активами, интегрированного в WordPress, вы можете классифицировать, публиковать и управлять всеми своими активами – начиная со снимков экрана, сделанных в 2005 году, и заканчивая самыми последними PDF-файлами в 2017 году.

Мы собрали список лучших плагинов для управления цифровыми активами для WordPress, которые помогут вам начать работу в кратчайшие сроки.

Расширенная медиа-библиотека – добавление таксономий в медиа-библиотеку WordPress

Информация и Скачать Посмотреть демо

Мы начнем с обновления медиабиблиотеки WordPress по умолчанию с некоторыми дополнительными возможностями. С помощью Enhanced Media Library вы можете классифицировать свои снимки экрана, фотографии, PDF-файлы и другие файлы, добавив несколько таксономий.

Вы также можете фильтровать свои медиафайлы по различным параметрам и сортировать их в различном порядке – все это призвано помочь вам найти и организовать ваши медиафайлы наиболее эффективным способом.

Типичным примером может служить организация ваших фотографий по следующим категориям.

Скриншоты
Фото на обложке
Котировки
Изображения героев (различных товаров)

Если вы даже хотите глубже классифицировать, приведенную выше таксономию можно дополнительно обновить до:

Скриншоты
- Темы
- Плагины
- FAQs
- Учебники
Фото на обложке
- Сообщения в блоге
- Тематические страницы
- Страницы плагина
Котировки
- Общие номера
- Лидеры мысли
Изображения героев
- Плагины
- Разрывы разделов статьи

Расширенная медиа-библиотека – хорошее начало для людей, которые хотят улучшить свою медиа-библиотеку, используя существующие ресурсы WordPress.

Категории медиабиблиотеки Премиум

Информация и Скачать

Если вы хотите только добавить категории в свою медиатеку, вы можете рассмотреть плагин Media Library Categories Premium, который делает именно это.

С помощью массовых действий вы можете быстро классифицировать свою библиотеку с помощью предопределенной таксономии. Если вы не уверены в своей структуре таксономии, вы можете начать с базы (например, той, что описана в предыдущем описании плагина) и импровизировать с ней. Затем вы начинаете применять категории к определенной таксономии. Когда вы сталкиваетесь с изображением или PDF-файлом, которые не подходят под категории, которые вы ранее определили, продолжайте и создайте новую запись!

Папки библиотеки мультимедиа от MaxFoundry

Информация и Скачать Посмотреть демо

Папки медиа-библиотеки позволяют создавать многоуровневые папки в медиа-библиотеке WordPress. Благодаря интуитивно понятному интерфейсу перетаскивания вы можете перемещать медиафайлы с минимальными усилиями. Вы также можете перемещать папки и упорядочивать их по категориям для упрощения управления.

Плагин Media Library Folders предлагает следующие замечательные функции, помимо возможности настройки.

Интерфейс с перетаскиванием файлов, чтобы вы могли быстро выполнить свою работу.
Возможность сортировки и фильтрации файлов и папок для более быстрого поиска.
Убедитесь, что файлы и папки готовы к SEO при загрузке, добавив атрибуты ALT и Title.
Возможность импортировать, перемещать или дублировать существующие файлы и папки в новые папки.

Кроме того, Media Library Folders также интегрируется с популярными сторонними плагинами, такими как WooCommerce, NextGEN, Advanced Custom Fields и другими.

Это лишь некоторые из плагинов, которые, по нашему мнению, являются хорошим выбором для начала работы с решением для управления цифровыми активами в WordPress. Для получения подробного списка ознакомьтесь с этой статьей о плагинах для файловых менеджеров мультимедиа от Ника из Torque.

Далее мы рассмотрим два плагина, которые помогут вам сделать следующий шаг к управлению цифровыми активами. Эти плагины на самом деле не плагины, а полноценные решения для управления цифровыми активами.

Папка Fire

Информация и Скачать Посмотреть демо

Brandfolder – это SaaS-решение для управления цифровыми активами, любимое некоторыми из лучших компаний в мире, включая Slack, Shazam, Under Armour и многие другие. Это упрощает управление активами вашего бренда. И, честно говоря, пользовательский интерфейс, вероятно, лучше я сталкивался в решении Digital Asset Management.

Такие решения, как Brandfolder, полезны для крупных организаций, которым необходимо поддерживать единообразие бренда в нескольких вертикалях и продуктах.

К сожалению, прямые цены недоступны. Таким образом, хотя плагин для интеграции с вашим сайтом WordPress является бесплатным, учетная запись Brandfolder не обязательно является недорогой. Тем не менее, это отличный ресурс, чтобы узнать все об управлении цифровыми активами и оставаться в курсе последних событий в отрасли управления цифровыми активами.

Phraseanet – решение с открытым исходным кодом для управления цифровыми активами

Информация и Скачать

Другое решение для управления цифровыми активами с открытым исходным кодом называется Phraseanet. Сначала вам нужно будет загрузить и установить программное обеспечение на другом сервере. Если вы используете WordPress на сервере общего хостинга с cPanel, скорее всего, вы сможете установить его быстро. Я рекомендую обратиться к руководству по установке Phraseanet.

После этого вы можете загрузить и установить плагин Phraseanet WordPress и начать добавлять изображения и другие медиафайлы в свои сообщения из специального решения для управления цифровыми активами.

Для тех из вас, кто читал раздел «Управление цифровыми активами 101 », Phraseanet может быть развернут как локальное решение для управления цифровыми активами.

Заключение: преимущества использования системы управления цифровыми активами

Преимущество номер один решения для управления цифровыми активами – это его способность повысить производительность в организации. Это означает меньше времени на поиск последней версии файла и больше на выполнение реальной работы. Решение для управления цифровыми активами также дает вам централизованный контроль – место, где вы можете обновить (загрузить) файл один раз, а затем просто забыть о нем. Любые изменения, которые вы вносите в файл, будут отражаться везде, включая общедоступные файлы.

Мои друзья из команды разработчиков говорят о git, управлении версиями, CVS и многом другом. Честно говоря, это заставляет меня задаться вопросом – почему у маркетологов не должно быть решения, подобного git или CVS, специально для них? Вот что такое решение для управления цифровыми активами!

Представьте, насколько продуктивным вы были бы, если бы вы могли просто войти на свою рабочую станцию (ноутбук, настольный компьютер, iPhone – все, что летает) – и сразу начать работу над последним проектом? Сотрудничество становится бесполезным.

Может ли решение для управления цифровыми активами решить проблему само по себе?

Я всегда использую Google Docs в своей работе. И я следую строгой системе именования файлов. Религиозно. Я считаю, что общую продуктивность команды можно значительно повысить, если мы установим определенные основные правила и соблюдаем их. Например, вы знаете, как мы должны чистить зубы перед сном? Сколько из нас на самом деле это делает? Здесь то же самое.

Вы должны сохранить свою работу. Не в ваших «Моих документах», «Рабочих файлах» или на старом добром рабочем столе. Но в правильной папке. Эта папка обычно назначается вам ИТ-командой.

Все, что вам нужно сделать, это сделать дополнительный шаг (на самом деле последний шаг) и сохранить свою работу в нужной папке. Одного этого было бы достаточно для увеличения производительности вашей и вашей команды. Это также улучшит долгосрочную маркетинговую рентабельность инвестиций в решение для управления цифровыми активами.

Что вы думаете о системе управления цифровыми активами? Стоит ли оно того? Дайте нам знать в комментариях ниже.

Источник записи: https://www.wpexplorer.com