Wenn sich Fristen häufen und Prioritäten dreimal pro Woche wechseln, funktioniert es nicht mehr, Projekte im Kopf zu behalten. Früher oder später bearbeitet jemand im Team die falsche Aufgabe, weil er nicht wusste, dass sich gestern alles geändert hat. Und Sie erfahren es erst, wenn die Frist bereits gerissen ist.

Das Problem sind nicht die Menschen. Das Problem ist, dass Listen in Excel und Gespräche in Messengern Ihnen kein vollständiges Bild liefern: wer was tut, wie viel Zeit eine Aufgabe beansprucht und wo der Engpass sitzt, der das gesamte Projekt ausbremst.

Gute Projektplanungssoftware löst genau das. Sie zeigt die Teamauslastung, bewegt Aufgaben automatisch durch Status und macht sichtbar, was brennt und was warten kann, ohne tägliche Anrufe und endlose Klärungen im Chat.

💡 Kurzüberblick:

• Verstehen, warum Teams Planungssoftware brauchen und welche Probleme sie löst
• Fünf Auswahlkriterien durchgehen: Funktionen, Kosten, Flexibilität, Einführungsaufwand, echte Bewertungen
• Elf Tools für Teams jeder Größe vergleichen, von kostenlosen Einstiegslösungen bis zu Unternehmensplattformen
• Preis- und Funktionstabelle für die schnelle Auswahl prüfen

Warum Sie Projektplanungssoftware brauchen

Die Daten sprechen für sich. Laut einer Umfrage von SaaSList stellen 47% der Unternehmen, die Projektmanagement-Software eingeführt haben, eine verbesserte Genauigkeit bei der Projektkostenschätzung fest. Und der durchschnittliche Mitarbeiter spart laut Berechnungen von Hubstaff bis zu 498 Stunden pro Jahr durch automatisierte Routineplanung.

Doch die Zahlen sind nur die halbe Wahrheit. Hier ist, was sich in der Praxis ändert, wenn ein Team von Tabellen und Chats auf ein spezialisiertes Tool umsteigt.

Fristen sind keine Rätselraten mehr. Wenn Sie über echte Statistiken zu Aufgaben verfügen, wie viel Zeit ähnliche Arbeiten in der Vergangenheit beansprucht haben, werden Schätzungen vom ersten Tag an erreichbar. Wenn etwas schiefgeht, sehen Sie die Abweichung, bevor das Team einen Meilenstein verpasst.

Kommunikation ist an die Arbeit gebunden, nicht an E-Mails. E-Mail ist für Projektarbeit überholt. Umfragen zufolge fühlen sich 83% der Mitarbeiter gerade wegen des E-Mail-Volumens erschöpfter. In Projektsoftware leben Dateien, Kommentare und Statusaktualisierungen innerhalb der Aufgabe, Sie müssen nicht in der Korrespondenz graben, um den Kontext zu verstehen.

Ressourcen werden nach Daten zugewiesen, nicht nach Bauchgefühl. Sie sehen, wer freie Kapazitäten hat, wer am Rande der Überlastung steht und welche Teams bereit sind, ein neues Projekt zu übernehmen. Informationen sind stets griffbereit, Sie müssen sie nicht mühsam aus fünf Quellen zusammentragen.

Budget unter Echtzeitkontrolle. Nachträglich entdeckte Mehrausgaben können für ein Startup fatal sein. Planungssoftware liefert zu Beginn genaue Schätzungen und erlaubt Ihnen, Ausgaben und Stunden pro Projekt in Echtzeit zu verfolgen, das Problem ist sichtbar, solange es noch behoben werden kann.

Wie Sie ein Tool auswählen: 5 Kriterien

Damit Sie nicht im Vergleich dutzender Plattformen ertrinken, grenzen Sie Ihre Auswahl anhand von fünf Parametern ein.

Funktionen: Muss vs. Kann

Teilen Sie die Anforderungen in zwei Spalten auf. In die erste kommt, ohne was es nicht geht: zum Beispiel Aufgabenabhängigkeiten, Gantt-Diagramm, Zeiterfassung. In die zweite kommen nette Ergänzungen: Analytik, benutzerdefinierte Felder, KI-Assistent. Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie brauchen, stöbern Sie auf den Seiten, die die Tools aus unserer Liste beschreiben, das gibt Ihnen ein Verständnis dafür, welche Funktionen es überhaupt gibt.

Kosten: in Stunden rechnen, nicht in Euro

Kostenlose Versionen sind gut für den Start, sollten aber nicht der Endpunkt sein. Rechnen Sie für Ihren Fall: Wenn ein Tool einem Team von zehn Leuten pro Person eine halbe Stunde pro Woche spart, sind das zwanzig Stunden im Monat. Bei einem durchschnittlichen Mitarbeiterstundensatz holen Sie Hunderte Euro an Produktivität zurück. Ein kostenpflichtiger Tarif für zehn Euro pro Person rechnet sich um das Vierfache, noch ohne die gerissenen Fristen.

Konfigurationsflexibilität

Das Tool sollte sich Ihrem Prozess anpassen, nicht umgekehrt. Die Möglichkeit, Dashboards, Aufgabenfelder und Automatisierungen anzupassen, ist ein Zeichen einer ausgereiften Plattform. Denken Sie auch an die Zukunft: Wird das Tool in drei bis fünf Jahren mit dem Team mitwachsen können?

Einführungsaufwand

Die funktionsreichste Software nützt nichts, wenn das Team sie nicht annimmt. Bewerten Sie die technische Versiertheit des am wenigsten „digitalen" Teammitglieds. Für die meisten Unternehmen liefert ein einfaches und klares Tool mehr Wert als ein komplexer Unternehmensmoloch mit monatelanger Eingewöhnung.

Echte Bewertungen und Langlebigkeit

Sehen Sie sich vor der Auswahl aktuelle Bewertungen auf G2 und Capterra an (nicht älter als ein Jahr). Achten Sie auf Beschwerden über Fehler, Supportqualität und Aktualisierungshäufigkeit. Das Produkt sollte lebendig sein: regelmäßige Releases, reaktionsschneller Support und eine wachsende Nutzerbasis.

11 Projektplanungstools im Jahr 2026

Nachfolgend eine Auswahl von elf Lösungen: von schlanken Einstiegswerkzeugen für kleine Teams bis hin zu Enterprise-Plattformen mit Analyse- und Ressourcenmanagement. Alle Preise sind auf dem Stand von 2026.

Vergleichstabelle

1. Hubstaff Tasks

Hubstaff Tasks stellt die Automatisierung in den Mittelpunkt der Planung. Anstatt Aufgaben manuell zwischen den Phasen weiterzureichen, richten Sie den Workflow einmal ein, und Aufgaben gehen bei Statusänderungen automatisch an die richtige Person über.

Automatisierte Standups ersetzen tägliche Anrufe. Jeder Teilnehmer sendet direkt aus dem Tool einen kurzen Tagesabschlussbericht über das Erledigte. Das dauert wenige Minuten und hält alle auf dem Laufenden, ohne sie aus der Arbeit zu reißen.

Die integrierte Aufgabenzeiterfassung erstellt ein Protokoll, das das reale Bild zeigt: wie viele Stunden in eine bestimmte Art von Arbeit fließen, wer überlastet ist und wo Prozesse beschleunigt werden können. Dieselben Daten helfen, zukünftige Projekte genauer zu schätzen.

Was heraussticht:

• Automatische Standups und Aufgabenübergänge per Workflow
• Integrierte Zeiterfassung ohne zusätzliche Plugins
• Mehrere Ansichten: Zeitleiste, Sprints, Kanban

Was zu bedenken ist:

• Kein Gantt-Diagramm in der Basisversion
• Das Ökosystem ist an Hubstaff gebunden (die Zeiterfassung funktioniert im Zusammenspiel mit dem Hauptprodukt)

Preise

Kostenlose Version, bis zu 5 Nutzer. Kostenpflichtiger Tarif: 5 $ pro Nutzer und Monat.

🔗 Hubstaff Tasks auf der offiziellen Website

2. Airtable

Airtable ist eine Mischung aus Tabellenkalkulation und Datenbank. Projekte heißen hier „Bases", jede Base besteht aus Tabellen, und Sie können die Funktionalität durch Blocks erweitern: von Zeiterfassung über SMS-Benachrichtigungen bis hin zur Geokodierung.

Der Wechsel zwischen Ansichten, Kalender, Galerie, Kanban, hilft jedem Teilnehmer, das Projekt so zu betrachten, wie es für ihn am bequemsten ist. Ein gemeinsamer Teamkalender zeigt die Auslastung aller Beteiligten auf einen Blick.

Was heraussticht:

• Flexible Struktur: jede Base wird auf die Aufgabe hin konfiguriert
• Umfangreiches Blocks-Ökosystem zur Erweiterung
• Plattformübergreifend: Windows, macOS, Android, iOS

Was zu bedenken ist:

• Kommentare sind die einzige Möglichkeit der Teamkommunikation
• Keine Teilaufgaben und Aufgabenabhängigkeiten
• Telefonsupport nur im Enterprise-Tarif

Preise

Kostenlose Version, bis zu 1200 Datensätze pro Base. Plus (12 $/Nutzer/Monat), Pro (24 $/Nutzer/Monat), Enterprise (individuell).

🔗 Airtable auf der offiziellen Website

3. ProjectManager.com

Die 2008 gestartete Plattform hat mehrere Neugestaltungen durchlaufen und bietet heute ein vollständiges Set für die Planung: Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Aufgabenabhängigkeiten und anpassbare Dashboards.

Eine seltene Funktion sind Sprachnotizen zu Aufgaben. Praktisch, wenn Sie Kontext schnell per Sprache übermitteln müssen, anstatt Text zu tippen. Berichte werden konfiguriert und automatisiert, auch wenn ihre anfängliche Einrichtung Zeit in Anspruch nimmt.

Was heraussticht:

• Vollständige Aufgabenabhängigkeiten für strukturierte Prozesse
• Sprachnotizen, ein schneller Weg, um Kontext zu teilen
• 30-tägige Testphase ohne Einschränkungen

Was zu bedenken ist:

• Kreditkarte zur Aktivierung der Testphase erforderlich
• Dateigrößenbeschränkungen behindern den Dokumentenaustausch
• Die Berichtseinrichtung geht nicht schnell

Preise

Personal (15 $/Nutzer/Monat), Team (20 $/Nutzer/Monat), Business (25 $/Nutzer/Monat). 30 Tage Testphase.

🔗 ProjectManager.com auf der offiziellen Website

4. Monday.com

Monday.com hat sich vom Startup Dapulse (2012) zu einer der bekanntesten Projektmanagement-Plattformen entwickelt. Das Hauptmerkmal sind anpassbare Boards, die sich auf ein bestimmtes Team zuschneiden lassen: Marketing, Entwicklung, Personalwesen, Vertrieb.

Sechs Darstellungsoptionen (Tabelle, Kalender, Karte, Kanban, Diagramm, Zeitleiste) decken die Bedürfnisse unterschiedlicher Rollen ab. Integrierte Automatisierungen übernehmen Benachrichtigungen, Statusänderungen und wiederkehrende Aufgaben ohne Programmierung.

Was heraussticht:

• Umfangreiche Board-Anpassung und fertige Vorlagen für verschiedene Abteilungen
• 6 Ansichten eines Boards für unterschiedliche Rollen
• Starker Fokus auf Datensicherheit

Was zu bedenken ist:

• Kein integrierter Team-Chat
• Berichtswesen im Vergleich zu Wettbewerbern eingeschränkt
• Aufgabenabhängigkeiten sind nur grundlegend umgesetzt

Preisgestaltung

Basic (10 $/Nutzer/Monat), Standard (12 $/Nutzer/Monat), Pro (20 $/Nutzer/Monat), Enterprise (individuell).

🔗 Monday.com auf der offiziellen Website

5. Asana

Asana ist stark im Management der Teamauslastung. Die Führungskraft sieht, wer überlastet ist, wer freie Kapazitäten hat, und kann Aufgaben per Drag-and-drop umverteilen. Die Funktion „Aufwandsschätzung" erlaubt es, Aufgaben nach dem erforderlichen Arbeitsaufwand zu kennzeichnen: Sie sehen sofort, wo der Engpass liegt.

Fertige Vorlagen für Mitarbeiter-Onboarding, Produkteinführungen und Veranstaltungsorganisation beschleunigen den Start. Die kostenlose Version ist großzügig (bis zu 15 Personen), aber Neueinsteiger ohne Projektmanagement-Erfahrung könnten sie anfangs etwas schwierig finden.

Was heraussticht:

• Übersichtliches Management der Teamauslastung
• Aufwandsschätzung für Aufgaben zur schnellen Ausbalancierung
• Vorlagen für typische Projektszenarien

Was zu bedenken ist:

• Steile Lernkurve für Neueinsteiger
• Erweitertes Berichtswesen nur in den kostenpflichtigen Tarifen
• Die Oberfläche kann überladen wirken

Preisgestaltung

Kostenlos, bis zu 15 Personen. Premium (13,49 $/Nutzer/Monat), Business (24,99 $/Nutzer/Monat), Enterprise (individuell).

🔗 Asana auf der offiziellen Website

6. Hive

Hive positioniert sich als „Produktivitätsplattform", aber der Kern ist Planung und Projektmanagement. Das Hauptmerkmal ist Hive Analytics: Maschinelles Lernen analysiert den Arbeitsablauf und hebt Engpässe hervor, wobei es konkrete Verbesserungen vorschlägt. Echtzeit-Benachrichtigungen warnen vor Produktivitätseinbrüchen im Team.

Das Tool umfasst zudem Genehmigungsworkflows, Automatisierung, mehrere Projektansichten sowie einen integrierten Chat mit Zoom- und Slack-Unterstützung direkt aus der Oberfläche.

Was heraussticht:

• KI-Analysen, die Prozessprobleme identifizieren
• Echtzeit-Benachrichtigungen über Produktivitätseinbrüche
• Integration von Zoom und Slack innerhalb der Plattform

Was zu bedenken ist:

• Kostenlose Version mit Begrenzung auf 10 Teilnehmer
• Erweiterte Funktionen nur als kostenpflichtige Add-ons
• Mobile App der Desktop-Version unterlegen

Preisgestaltung

Kostenlos (bis zu 10 Personen), Starter ($5/Benutzer/Monat), Teams ($12/Benutzer/Monat), Enterprise (individuell).

🔗 Hive auf der offiziellen Website

7. Hub Planner

Hub Planner legt den Schwerpunkt auf Ressourcenplanung. Über die Drag-and-Drop-Oberfläche weisen Sie Personen Projekten zu und erkennen sofort mögliche Terminkonflikte. Mitarbeiter beantragen ihre Abwesenheiten über die App, die Führungskraft genehmigt oder lehnt sie direkt im System ab.

Die Plattform unterstützt Zeiterfassung (inklusive mobiler App), automatische Einsatzpläne sowie anpassbare Projekt- und Ressourcenfelder. Dynamische Berichte stehen mit einer Reihe fertiger Vorlagen bereit.

Was heraussticht:

• Starker Fokus auf Ressourcenplanung
• 60-tägiger Testzeitraum, doppelt so lang wie marktüblich
• Integrierte Urlaubs- und Abwesenheitsverfolgung

Was zu bedenken ist:

• Exportierte Berichte leiden unter Formatierungsproblemen
• Die Oberfläche wirkt etwas angestaubt

Preisgestaltung

60 Tage Testzeitraum. Plug & Play ($7/Benutzer/Monat), Premium ($18/Benutzer/Monat), Enterprise (individuell).

🔗 Hub Planner auf der offiziellen Website

8. Paymo

Das rumänische Produkt Paymo vereint Ressourcenmanagement, Zeiterfassung und Abrechnung in einer Oberfläche. Das ist besonders wertvoll für Teams, die mit Kunden arbeiten: Zeiterfassungsdaten werden direkt in Rechnungen umgewandelt und Online-Zahlungen ohne externe Dienste akzeptiert.

20 Oberflächensprachen, ein großer Pluspunkt für internationale Teams. Jeder Beteiligte arbeitet in seiner Muttersprache, was die Einstiegshürde senkt und Fehler reduziert.

Was heraussticht:

• Integrierte Abrechnung und Annahme von Online-Zahlungen
• 20 Oberflächensprachen, ein Rekord in dieser Auswahl
• Automatische Zeiterfassung (Desktop + Mobil)

Was zu bedenken ist:

• Kostenlose Version stark eingeschränkt (nur für Freelancer)
• Geringe Flexibilität bei der Abrechnung
• Oberfläche nicht so ausgereift wie bei den Marktführern

Preisgestaltung

Kostenlos (für Freelancer). Small Office ($11,95/Benutzer/Monat), Business ($18,95/Benutzer/Monat).

🔗 Paymo auf der offiziellen Website

9. FunctionFox

FunctionFox richtete sich von Anfang an an Kreativteams: Werbeagenturen, Designstudios, PR und Multimedia. In der Praxis kann es aber jedes Team nutzen, das interaktive Gantt-Diagramme, Kalender-Projektansichten und die Überwachung der Mitarbeiterverfügbarkeit benötigt.

Drei Produktversionen (Classic, Premier, In-House) decken unterschiedliche Anforderungsniveaus ab. Premier ist die optimale Wahl, wenn Sie vollständige Planung benötigen. Automatische Budgetwarnungen halten die Finanzen unter Kontrolle.

Was heraussticht:

• Zugeschnitten auf Kreativteams mit übersichtlicher Oberfläche
• Automatische Warnungen bei nahender Budgetgrenze
• Hervorragender Kundensupport (in Bewertungen hervorgehoben)

Was zu bedenken ist:

• Keine Teilaufgaben und Abhängigkeiten
• Minimaler Satz an Integrationen
• Keine integrierte Buchhaltung, nur Ausgabenverfolgung

Preisgestaltung

Classic (5 $/Nutzer/Monat), Premier (10 $/Nutzer/Monat), In-House (20 $/Nutzer/Monat).

🔗 FunctionFox auf der offiziellen Website

10. Kantata (vormals MavenLink)

MavenLink fusionierte mit Kimble Applications und firmiert seit 2022 unter der Marke Kantata. Es handelt sich um eine Plattform für Professional Services Automation (PSA), die nicht nur Projektplanung, sondern den gesamten Zyklus abdeckt: von der Angebotsphase und Ressourcenplanung bis hin zur Finanzbuchhaltung und BI-Analyse.

Ein anpassbares Dashboard zeigt den Status aller Projekte auf einen Blick, ein Aktivitäten-Feed protokolliert die an jedem Projekt geleistete Arbeit. Das Tool ist stark in den Bereichen Prognosen, Spesenverfolgung und automatisierte Berichterstattung.

Was heraussticht:

• Vollständiger PSA-Zyklus: Ressourcen, Finanzen, Analysen
• Kollaborative Dokumentenbearbeitung in Echtzeit
• Leistungsstarke Projektprognosen

Was zu bedenken ist:

• Teuer für kleine Teams (individuelle Preisgestaltung)
• Mobile App mit eingeschränktem Funktionsumfang
• Kann für nicht-unternehmerische Teams übermäßig komplex sein

Preisgestaltung

Individuelle Preisgestaltung je nach Unternehmensbedarf. Referenz: mittlere und große Unternehmen.

🔗 Kantata auf der offiziellen Website

11. Teamwork

Teamwork (früher bekannt als Teamwork Projects) bietet eine einfache Möglichkeit, die Teamauslastung zu verstehen. Die Planungsfunktionen sind solide und zuverlässig: wiederkehrende Aufgaben, Teilaufgaben, Abhängigkeiten, Gantt-Diagramme, Listen und Kanban-Boards.

Ein integrierter Messenger ermöglicht die direkte Kommunikation, ohne die Plattform verlassen zu müssen, eine seltene Funktion, die üblicherweise über externes Slack abgewickelt wird. Sie können auch E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen über wichtige Aktualisierungen einrichten.

Was heraussticht:

• Integrierter Chat für die Teamkommunikation
• Praktische Aufteilung von Aufgaben in einfache Schritte
• Mobile Apps für iOS und Android für die Arbeit von unterwegs

Was zu bedenken ist:

• Automatisierung nur in den kostenpflichtigen Tarifen
• Mobile Version bietet keine Gantt-Diagramme
• Die Benutzeroberfläche kann neue Nutzer verwirren

Preisgestaltung

Kostenlos (bis zu 5 Personen und 2 Projekte). Starter (13,99 $/Nutzer/Monat). Premium und Enterprise auf Anfrage.

🔗 Teamwork auf der offiziellen Website

⁉️🤔 Häufig gestellte Fragen

Kommt man mit kostenlosen Projektplanungstools aus?

Ja, wenn das Team klein ist (bis zu 5-10 Personen) und die Prozesse keine Aufgabenabhängigkeiten, Gantt-Diagramme oder Zeiterfassung erfordern. Hubstaff Tasks, Asana und Airtable bieten großzügige kostenlose Tarife, die für die grundlegende Planung ausreichen. Sobald jedoch der Bedarf an Automatisierung, Reporting oder Ressourcenplanung auftritt, macht sich der kostenpflichtige Tarif durch eingesparte Stunden um ein Vielfaches bezahlt.

Wie unterscheidet sich ein Kanban-Board von einem Gantt-Diagramm und wofür sollten Sie sich entscheiden?

Kanban zeigt den Aufgabenfluss nach Status („zu erledigen", „in Bearbeitung", „erledigt") und eignet sich gut für das operative Management ohne feste Termine. Ein Gantt-Diagramm visualisiert die Projektzeitleiste, wann jede Aufgabe beginnt, wie lange sie dauert und wie Aufgaben voneinander abhängen. Für Teams mit festen Deadlines und Abhängigkeiten ist Gantt unverzichtbar. Die meisten Tools in der Auswahl (ProjectManager.com, Asana, Teamwork) unterstützen beide Ansichten.

Welches Tool eignet sich am besten für ein Remote-Team?

Hubstaff Tasks und Hive sind auf verteilte Teams zugeschnitten. Hubstaff Tasks bietet automatische Standups und integrierte Zeiterfassung, der Manager sieht, wer woran arbeitet, ohne Mikromanagement. Hive liefert KI-gestützte Produktivitätsanalysen und die Integration mit Zoom und Slack. Für internationale Teams sticht Paymo mit 20 Oberflächensprachen hervor.

Lohnt sich der Umstieg von Excel und Google Sheets auf eine spezialisierte Software?

Ja, sobald die Anzahl der Projekte nicht mehr in den Kopf passt. Excel zeigt keine Aufgabenabhängigkeiten an, kann keine Benachrichtigungen versenden, liefert kein Bild der Teamauslastung und speichert keine Historie der Aufgabenkommunikation. Untersuchungen zufolge verzeichnen Unternehmen, die von Tabellenkalkulation auf Projektsoftware umgestiegen sind, eine um 47% höhere Schätzgenauigkeit und Einsparungen von bis zu 498 Stunden pro Jahr und Mitarbeiter.

Was tun, wenn sich das Team gegen ein neues Tool sträubt?

Fangen Sie klein an: Führen Sie das Tool in einem Projekt oder in einem Team ein, lassen Sie die Leute sich daran gewöhnen. Wählen Sie eine Plattform mit einfacher Oberfläche (Monday.com, Teamwork) und einem großzügigen kostenlosen Tarif, damit kein Druck entsteht nach dem Motto „wir haben bezahlt, also müssen wir es nutzen". Zeigen Sie den Nutzen für den einzelnen Mitarbeiter auf: „Sie verlieren keinen Kontext mehr in der Korrespondenz", nicht „das Unternehmen wird effizienter".

Was Sie 2026 einführen sollten: die abschließende Aufschlüsselung

Wenn das Team bis zu 10 Personen umfasst und das Budget begrenzt ist, nehmen Sie Hubstaff Tasks oder Hive in den Einstiegstarifen. Die Automatisierung ist bei beiden auf der Höhe, und der Preis von $5 pro Nutzer erlaubt ein schmerzfreies Wachstum.

Für visuell orientierte Menschen und Teams mit unterschiedlichen Funktionen (Marketing, Entwicklung, HR in einem Projekt) ist Monday.com die beste Wahl. Anpassbare Boards und 6 Ansichten decken die Bedürfnisse aller Rollen ab, ohne dass zwischen Tools gewechselt werden muss.

Für Kundenarbeit eignen sich Paymo oder Teamwork. Ersteres punktet mit integrierter Abrechnung, letzteres mit Kommunikation und Aufgabendetaillierung.

Wenn es um Enterprise-Maßstab geht und Sie einen vollständigen PSA-Zyklus benötigen, dann Kantata. Teuer, komplex, deckt aber absolut alles ab: von Ressourcen bis zur Geschäftsanalyse.

Der wichtigste Rat: Wählen Sie ein Tool nicht nach einer Feature-Checkliste aus. Nehmen Sie 2-3 Kandidaten, richten Sie in jedem ein echtes Projekt ein (dafür sind die kostenlosen Testversionen da) und sehen Sie, welches das Team ohne Reibungsverluste akzeptiert. Die funktionsreichste Software, die niemand nutzt, ist schlechter als die einfachste Tabelle, die jeden Tag geöffnet wird.