Jira ist seit Langem der Standard für Projektmanagement in IT-Teams. Doch dieser Standard hat einen Preis, der genau dann zu beißen beginnt, wenn das Team über zehn Personen hinauswächst.

Der kostenlose Plan von Jira fasst bis zu zehn Nutzer, ideal für Startups und kleine Gruppen. Doch der Wechsel in die Standard-Stufe für 7,91 $ pro Nutzer und Monat bedeutet für ein 15-köpfiges Team eine monatliche Rechnung von 118,65 $. Und wenn Sie Confluence für die Dokumentation hinzufügen, wächst der Betrag weiter:

So sieht die Preisgestaltung für ein mittelgroßes Team aus. Und Confluence für die Dokumentation fügt der Rechnung eine weitere Zeile hinzu:

Zum Glück steht der Markt nicht still. Es sind Werkzeuge entstanden, die vergleichbare Funktionalität kostenlos oder zu einem Preis bieten, der nicht an die Teamgröße gekoppelt ist. Wir haben fünf solcher Lösungen ausgewählt: von Kanban-Boards bis hin zu voll ausgestatteten Projektmanagement-Plattformen mit offenem Quellcode.

💡 Kurzüberblick:

• Trello, maximale Flexibilität für Teams, die bereits eine eigene Methodik haben
• Asana, beste Balance zwischen Leistungsumfang und Einfachheit für wachsende Teams
• OpenProject, Open-Source-Alternative mit Jira-Migrator und voller Kontrolle über die Daten
• Remember The Milk, intelligente To-do-Liste, die für berufliche und private Aufgaben gleichermaßen funktioniert
• Todoist, GTD-Werkzeug mit ausgereiften Apps auf allen Plattformen

Vergleichstabelle

1. Trello

Trello ist Kanban in seiner reinsten Form: Boards, Listen, Karten. Keine aufgezwungene Methodik, keine starren Strukturen. Sie entscheiden, wie Sie die Arbeit organisieren.

Die Hauptstärke von Trello ist die Flexibilität. Eine Karte lässt sich mit allem füllen: Checklisten, Fristen, Anhänge, Kommentare. Das Verschieben zwischen Listen funktioniert intuitiv, und die visuelle Klarheit lenkt nicht vom Wesentlichen ab. Für Integrationen gibt es Power-Ups, zuschaltbare Module für Google Drive, Slack, GitHub und Dutzende anderer Dienste.

Doch Flexibilität hat eine Kehrseite: Trello liefert keine fertige Struktur. Wenn das Team keine etablierte Methodik hat, werden Boards schnell zu einer chaotischen Ansammlung von Karten ohne Prioritäten. Und ja, Atlassian hat Trello 2017 gekauft, formal ist es ein Produkt desselben Anbieters wie Jira. In der Praxis blieben Oberfläche und Philosophie eigenständig.

Vorteile:

• Intuitive Bedienung, Einstiegshürde eine halbe Stunde
• Kostenloser Plan umfasst unbegrenzt Karten und Mitglieder
• Riesiger Katalog an Power-Ups für Integrationen

Nachteile:

• Keine eingebaute Berichtsfunktion und keine Gantt-Diagramme
• Power-Ups im kostenlosen Plan nicht mehr als drei pro Board
• Gehört zu Atlassian (derselbe Anbieter wie Jira)

Preis: kostenloser Plan mit 10 Boards pro Arbeitsbereich, Standard 5 $ pro Nutzer und Monat, Premium 10 $.

🔗 Trello auf der offiziellen Website

2. Asana

Asana entstand aus dem internen Tool von Facebook und hat sich über 15 Jahre zu einem der Schwergewichte im Markt entwickelt. Anders als bei Trello ist hier alles „out of the box" verfügbar: Ansichten (Liste, Board, Kalender, Gantt-Diagramm), Projektportfolios, Ziele, Automatisierung und Berichtswesen.

Asanas kostenloser Tarif ist für zwei Personen ausgelegt und eher ein Demo-Modus für die persönliche Nutzung. Aber selbst er umfasst unbegrenzt viele Aufgaben, Projekte, Speicherplatz (bis zu 100 MB pro Datei) und über 100 Integrationen. Für die Teamarbeit benötigen Sie den Starter-Tarif für 10,99 $ pro Nutzer und Monat, der Zeitleiste, Dashboards, Formulare und unbegrenzte Automatisierung hinzufügt.

In der Praxis funktioniert Asana am besten in funktionsübergreifenden Teams, in denen Marketing, Entwicklung und Produkt in einer einheitlichen Umgebung arbeiten. Die tiefe Hierarchie (Portfolio → Projekt → Aufgabe → Teilaufgabe) erlaubt es, Arbeit bis ins kleinste Detail herunterzubrechen.

Vorteile:

• Leistungsstarkes Berichtswesen und Dashboards in den kostenpflichtigen Stufen
• Hybrider Ansatz: Liste, Kanban, Kalender und Gantt-Diagramm in einem Projekt
• Über 100 kostenlose Integrationen (Slack, Google Drive, Zoom, Microsoft Teams)

Nachteile:

• Kostenloser Tarif auf 2 Nutzer beschränkt, für ein Team ist eine kostenpflichtige Stufe erforderlich
• Die Oberfläche kann anfangs überladen wirken
• Steile Lernkurve für Administratoren

Preis: Personal, kostenlos (bis zu 2 Nutzer), Starter, 10,99 $/Nutzer/Monat, Advanced, 24,99 $/Nutzer/Monat.

🔗 Asana, offizielle Website | 🔗 Preisseite

3. OpenProject

OpenProject ist ein voll ausgestatteter, quelloffener Projektmanager unter der GPL-v3-Lizenz. Wenn Jira Ihnen zu teuer und zu geschlossen ist und Trello zu einfach, liegt OpenProject genau in der Mitte: Gantt-Diagramme, agile Boards (Scrum und Kanban), Zeiterfassung, Roadmaps, Foren und ein Wiki für die Teamzusammenarbeit.

Der Hauptvorteil gegenüber Cloud-Anbietern ist die Datenhoheit. OpenProject kann auf Ihrem eigenen Server bereitgestellt werden, und Sie erhalten die volle Kontrolle über die Infrastruktur. Für Organisationen mit strengen Sicherheitsanforderungen (öffentlicher Sektor, Banken, Gesundheitswesen) ist dies das entscheidende Argument. Die Cloud-Version wird auf Servern in der EU (Deutschland) gehostet und ist DSGVO-konform.

Im Juni 2026 veröffentlichte das Projekt die Version 17.5, und der integrierte Jira-Migrator erlaubt es, Projekte direkt aus Jira zu übertragen, wobei Aufgaben, Benutzer und grundlegende benutzerdefinierte Felder erhalten bleiben. 20 Millionen Downloads und 15 Tausend Sterne auf GitHub sprechen für sich.

Vorteile:

• Vollständig quelloffener Code, kann geprüft und angepasst werden
• Self-Hosting, die Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle
• Integrierter Jira-Migrator für die Migration von Jira
• Gantt-Diagramme, agile Boards und Zeiterfassung „out of the box"

Nachteile:

• Installation auf dem eigenen Server erfordert Linux-Administration
• Die Oberfläche ist funktional, aber weniger ausgefeilt als bei Trello oder Asana
• Mindestanzahl an Nutzern in den kostenpflichtigen Stufen (ab 5 bei Basic)

Preis: Community, kostenlos (voll funktionsfähige Version, selbst gehostet), Basic, 7,25 $/Nutzer/Monat (mindestens 5 Nutzer), Professional, 13,50 $/Nutzer/Monat (mindestens 25).

🔗 OpenProject, offizielle Website | 🔗 Community-Version installieren

4. Remember The Milk

Remember The Milk bezeichnet sich selbst als „smarte To-do-App für vielbeschäftigte Menschen". Anders als Jira versucht RTM nicht, Projekte im klassischen Sinne zu verwalten, sondern Ihre Aufmerksamkeit zu steuern.

Das Konzept ist einfach: Sie entladen alles aus Ihrem Kopf in Listen, vergeben Prioritäten und Termine, und die App erinnert Sie, wenn es nötig ist. Die Unterstützung für Siri, Twitter, E-Mail und sogar Smartwatches bedeutet, dass Sie eine Aufgabe von überall aus hinzufügen können. Die Smart-Add-Funktion versteht natürliche Sprache: Sie tippen „Bob am Freitag um 17 Uhr anrufen", und RTM analysiert Datum, Uhrzeit und den Kern der Aufgabe selbstständig.

Trotz des „unernsten" Namens wird RTM auch im professionellen Umfeld eingesetzt: Teilaufgaben, Delegation, Suchoperatoren, geteilte Listen, Farb-Tags und hunderte Design-Themen. 2026 wurde die MCP-Integration (Model Context Protocol) ergänzt, sodass Sie Aufgaben per Sprache oder im Chat über Claude, ChatGPT und Cursor verwalten können.

Vorteile:

• Sofortige Aufgabenerfassung von jedem Gerät aus (E-Mail, Twitter, Siri, Uhr)
• Smart Add versteht natürliche Sprache, kein manuelles Ausfüllen von Datums- und Zeitfeldern nötig
• Professionelle Funktionen: Teilaufgaben, Delegation, Suchoperatoren
• MCP-Integration mit KI-Assistenten (Claude, ChatGPT, Cursor)

Nachteile:

• Nicht für komplexes Projektmanagement geeignet (keine Gantt-Diagramme, Aufgabenabhängigkeiten)
• Kostenloser Plan auf das Teilen mit 2 Personen beschränkt
• Oberfläche wirkt im Vergleich zu Mitbewerbern etwas archaisch

Preis: kostenloser Plan mit Basisfunktionen, Pro, 39,99 $ pro Jahr (unbegrenztes Teilen, Anhänge, Farb-Tags).

🔗 Remember The Milk, offizielle Website

5. Todoist

Todoist ist um die Getting-Things-Done-Methodik von David Allen herum aufgebaut. Jede Aufgabe landet im „Posteingang", von wo aus sie auf Projekte verteilt, mit Priorität und Frist versehen oder auf später verschoben wird.

Der Hauptvorteil von Todoist gegenüber anderen Teilnehmern dieser Liste ist die Geschwindigkeit. Die App synchronisiert sofort über alle Plattformen hinweg (Web, Desktop, Mobilgeräte), und die Aufgabenerfassung in natürlicher Sprache funktioniert verzögerungsfrei. Das „Karma"-System gamifiziert die Produktivität: Die App zählt erledigte Aufgaben und erstellt Fortschrittsdiagramme.

Für Teams bietet Todoist gemeinsame Projekte, Kommentare und Datei-Uploads. Der kostenlose Tarif ist großzügiger als der von Asana: bis zu 80 aktive Projekte und bis zu 5 Personen pro Projekt. Auch die Bezahltarife sind günstiger als bei den meisten Wettbewerbern: Premium für 3 $ pro Monat und Business für 5 $ pro Nutzer.

Vorteile:

• Kostenloser Tarif umfasst 80 Projekte und 5 Mitglieder pro Projekt
• Sofortige Synchronisation auf allen Plattformen
• Eingebaute Gamification (Karma) motiviert das Team
• Niedriger Preis der Bezahltarife

Nachteile:

• Erinnerungen und Dateianhänge nur in Bezahltarifen
• Keine eingebauten Gantt-Diagramme und Aufgabenabhängigkeiten
• Nicht geeignet für komplexe projektübergreifende Portfolios

Preis: kostenloser Tarif (80 Projekte, 5 Personen/Projekt), Premium 3 $/Monat, Business 5 $/Nutzer/Monat.

🔗 Todoist, offizielle Website

So wählen Sie eine Jira-Alternative: Worauf Sie achten sollten

Die Wahl des Tools läuft auf drei Fragen hinaus. Erstens: Teamgröße und Budget. Wenn das Team bis zu 10 Personen umfasst und das Budget bei null liegt, nehmen Sie Trello oder den kostenlosen Tarif von Jira. Wenn das Team wächst und Sie nicht pro Nutzer zahlen möchten, schauen Sie sich OpenProject (eigener Server) oder Remember The Milk (Festpreis pro Jahr) an.

Zweitens: Methodik. Wenn Sie in Scrum mit Backlogs und Sprints arbeiten, liefert Ihnen OpenProject alles, was Sie brauchen. Bevorzugen Sie visuelles Kanban, wählen Sie Trello oder den Kanban-Modus von Asana. Leben Sie nach GTD, nehmen Sie Todoist.

Drittens: Datenkontrolle. OpenProject auf dem eigenen Server ist die einzige Option, bei der Daten physisch Ihre Infrastruktur nicht verlassen. Für den öffentlichen Sektor, Banken und das Gesundheitswesen ist dies eine zwingende Anforderung.

⁉️🤔 Häufig gestellte Fragen

Kann man Jira für ein Team von 15 Personen kostenlos nutzen?

Nein. Der kostenlose Tarif von Jira ist auf 10 Nutzer begrenzt. Für 15 Personen ist der kleinste Tarif Standard zu 7,91 $ pro Nutzer und Monat (Quelle), was etwa 118,65 $ pro Monat oder 1.423 $ pro Jahr entspricht. Genau diese Preisschwelle bringt Teams dazu, nach Alternativen zu suchen. Im Juni 2026 kündigte Atlassian das Ende des Verkaufs neuer Data-Center-Lizenzen zum 30. März 2026 und das vollständige Ende des Data-Center-Supports bis zum 28. März 2029 an. Teams mit selbst gehostetem Jira können OpenProject mit integriertem Jira-Migrator in Betracht ziehen, für die direkte Migration von Projekten und Aufgaben ohne Datenverlust.

Was ist besser für ein kleines Team, Trello oder Asana?

Für ein Team von 3 bis 8 Personen, das visuelles Kanban benötigt und kein komplexes Reporting braucht, ist Trello der einfachere und günstigere Einstieg. Der kostenlose Trello-Tarif umfasst unbegrenzt viele Mitglieder. Asana ist im kostenlosen Tarif auf 2 Nutzer begrenzt, das heißt, für ein Team von 5 Personen ist sofort ein Bezahltarif erforderlich (mindestens 54,95 $ pro Monat (Asana-Preise)). Wenn Sie jedoch Gantt-Diagramme, Dashboards und Formulare benötigen, liefert Ihnen Asana Starter dies „out of the box", während Sie es sich in Trello aus Power-Ups zusammenbauen müssen. Fazit: Wenn Sie bei null Budget von Grund auf starten, nehmen Sie Trello. Sind Sie bereit, sofort für Struktur zu zahlen, schauen Sie sich Asana an.

Wie sicher ist die Speicherung von Projekten in OpenProject?

OpenProject kann auf dem eigenen Server (On-Premises) bereitgestellt werden, in diesem Fall verlassen die Daten physisch Ihre Infrastruktur nicht. Die Cloud-Version (Enterprise Cloud) wird auf Servern in Deutschland gehostet und ist DSGVO-zertifiziert. Der Quellcode ist unter der GPL-v3-Lizenz offen und kann geprüft werden. Zum Vergleich: Jira Cloud speichert Daten auf Servern von Amazon Web Services, und Sie können nicht überprüfen, was genau mit Ihren Daten auf Code-Ebene der Plattform geschieht.

Was macht Remember The Milk besser als eine gewöhnliche Aufgabenliste auf dem Telefon?

Drei Dinge: Smart Add (Erfassung einer Aufgabe in natürlicher Sprache in einem Feld, Datum, Uhrzeit, Priorität werden automatisch erkannt), Delegation (Sie können eine Aufgabe einer anderen Person zuweisen und die Erledigung verfolgen) und Allgegenwärtigkeit (eine Aufgabe kann über Siri, Twitter, E-Mail, Smartwatch oder direkt aus Gmail hinzugefügt werden). Eine gewöhnliche Aufgabenliste auf dem Telefon bietet keine Delegation, aufgabenübergreifende Suche oder ortsbezogene Erinnerungen.

Kann man Projekte ohne Datenverlust von Jira zu OpenProject migrieren?

Ja. OpenProject enthält einen integrierten Jira-Migrator, der Projekte, Aufgaben, grundlegende benutzerdefinierte Felder und Benutzer überträgt. Die Migration erfolgt nicht sofort, sie hängt vom Datenvolumen ab, aber allein die Tatsache, dass ein Standardwerkzeug existiert, zeigt, dass der Anbieter gezielt daran arbeitet, Teams zu gewinnen, die Jira verlassen. Stand Juni 2026 unterstützt der Migrator grundlegende benutzerdefinierte Felder (hinzugefügt in Version 17.4).

Was Sie 2026 installieren sollten: abschließende Aufschlüsselung

Wenn das Budget bei null liegt und das Team bereits nach seiner eigenen Methodik arbeitet, nehmen Sie Trello. Es ist für beliebig viele Mitglieder kostenlos und zwingt keine Struktur auf.

Wenn das Team wächst und Sie Reporting, Gantt-Diagramme und Dashboards ohne Power-Up-Bastelei benötigen, deckt Asana Starter für 10,99 $ pro Person und Monat diese Anforderungen ab.

Wenn Datenkontrolle entscheidend ist oder Sie selbst gehostetes Jira verlassen (Stichwort Ende des Data-Center-Supports 2029), wählen Sie OpenProject Community Edition. Kostenlos, offen, mit integriertem Migrator.

Wenn Sie weniger einen Projektmanager als vielmehr eine intelligente To-do-Liste benötigen, die Aufgaben von überall her erfasst (E-Mail, Siri, Watch), Remember The Milk für 39,99 $ pro Jahr.

Und wenn die GTD-Methodik Ihr angestammtes Element ist und Ihnen die Arbeitsgeschwindigkeit auf allen Geräten wichtig ist, Todoist.