Jira è da tempo lo standard per la gestione dei progetti nei team IT. Ma questo standard ha un costo che inizia a farsi sentire proprio quando il team supera le 10 persone.

Il piano gratuito di Jira accoglie fino a 10 utenti, perfetto per startup e piccoli gruppi. Ma passare al piano Standard a $7,91 per utente al mese per un team di 15 persone significa una bolletta di $118,65 mensili. E se aggiungi Confluence per la documentazione, l'importo cresce ulteriormente:

Ecco come si presentano i prezzi per un team di medie dimensioni. E Confluence per la documentazione aggiunge un'altra voce alla fattura:

Per fortuna, il mercato non sta fermo. Sono emersi strumenti che offrono funzionalità comparabili gratuitamente, o a un prezzo non legato alla dimensione del team. Abbiamo selezionato cinque di queste soluzioni: dalle bacheche kanban alle piattaforme di project management complete con codice open source.

💡 Panoramica rapida:

• Trello, massima flessibilità per team che hanno già una propria metodologia
• Asana, il miglior equilibrio tra potenza e semplicità per team in crescita
• OpenProject, alternativa open source con migratore da Jira e pieno controllo sui dati
• Remember The Milk, lista di cose da fare intelligente che funziona ugualmente bene per lavoro e attività personali
• Todoist, strumento GTD con app curate su tutte le piattaforme

Tabella comparativa

1. Trello

Trello è il kanban nella sua forma più pura: bacheche, liste, schede. Nessuna metodologia imposta, nessuna struttura rigida. Sei tu a decidere come organizzare il lavoro.

Il punto di forza principale di Trello è la flessibilità. Una scheda può essere riempita con qualsiasi cosa: checklist, scadenze, allegati, commenti. Lo spostamento tra le liste funziona in modo intuitivo e la chiarezza visiva non distrae dall'essenziale. Per le integrazioni ci sono i Power-Up, moduli collegabili per Google Drive, Slack, GitHub e decine di altri servizi.

Ma la flessibilità ha un rovescio della medaglia: Trello non fornisce una struttura predefinita. Se il team non ha una metodologia consolidata, le bacheche si trasformano rapidamente in un insieme caotico di schede senza priorità. E sì, Atlassian ha acquistato Trello nel 2017, formalmente è un prodotto dello stesso fornitore di Jira. Nella pratica, l'interfaccia e la filosofia sono rimaste indipendenti.

Vantaggi:

• Interfaccia intuitiva, barriera all'ingresso: mezz'ora
• Il piano gratuito include schede e membri illimitati
• Vasto catalogo di Power-Up per le integrazioni

Svantaggi:

• Nessun report integrato e diagrammi di Gantt
• Power-Up nel piano gratuito, non più di tre per bacheca
• Di proprietà di Atlassian (stesso fornitore di Jira)

Prezzo: piano gratuito con 10 bacheche per area di lavoro, Standard, $5 per utente al mese, Premium, $10.

🔗 Trello sul sito ufficiale

2. Asana

Asana è nata come strumento interno di Facebook e in oltre 15 anni è diventata uno dei pesi massimi del mercato. A differenza di Trello, qui tutto è disponibile «out of the box»: viste (elenco, bacheca, calendario, diagramma di Gantt), portfolio di progetto, obiettivi, automazione e reportistica.

Il piano gratuito di Asana è pensato per due persone, è più una modalità demo per uso personale. Ma anche questo include attività, progetti, spazio di archiviazione illimitati (fino a 100 MB per file) e oltre 100 integrazioni. Per il lavoro in team serve il piano Starter a $10,99 per utente al mese, che aggiunge timeline, dashboard, moduli e automazione illimitata.

Nella pratica, Asana funziona al meglio in team interfunzionali dove marketing, sviluppo e prodotto lavorano in un ambiente unificato. La gerarchia profonda (portfolio → progetto → attività → sottoattività) consente di scomporre il lavoro a qualsiasi livello di dettaglio.

Vantaggi:

• Reportistica e dashboard potenti nei piani a pagamento
• Approccio ibrido: elenco, kanban, calendario e diagramma di Gantt in un unico progetto
• Oltre 100 integrazioni gratuite (Slack, Google Drive, Zoom, Microsoft Teams)

Svantaggi:

• Piano gratuito limitato a 2 utenti, per un team serve un piano a pagamento
• L'interfaccia può sembrare sovraccarica all'inizio
• Curva di apprendimento ripida per gli amministratori

Prezzo: Personal, gratuito (fino a 2 utenti), Starter, $10,99/utente/mese, Advanced, $24,99/utente/mese.

🔗 Asana, sito ufficiale | 🔗 Pagina dei prezzi

3. OpenProject

OpenProject è un project manager open source completo sotto licenza GPL v3. Se Jira è troppo costoso e chiuso per te, e Trello è troppo semplice, OpenProject si colloca esattamente nel mezzo: diagrammi di Gantt, bacheche agili (Scrum e Kanban), monitoraggio del tempo, roadmap, forum e wiki per la collaborazione del team.

Il vantaggio principale rispetto ai concorrenti cloud è la sovranità dei dati. OpenProject può essere installato sul proprio server e si ottiene il pieno controllo sull'infrastruttura. Per le organizzazioni con severi requisiti di sicurezza (settore pubblico, banche, sanità), questo è l'argomento decisivo. La versione cloud è ospitata su server nell'UE (Germania) ed è conforme al GDPR.

A giugno 2026, il progetto ha rilasciato la versione 17.5 e il Jira Migrator integrato consente di trasferire progetti direttamente da Jira, preservando attività, utenti e campi personalizzati di base. 20 milioni di download e 15 mila stelle su GitHub parlano da soli.

Vantaggi:

• Codice completamente open source, può essere verificato e modificato
• Self-hosting, i dati restano sotto il tuo controllo
• Jira Migrator integrato per la migrazione da Jira
• Diagrammi di Gantt, bacheche agili e monitoraggio del tempo «out of the box»

Svantaggi:

• L'installazione sul proprio server richiede competenze di amministrazione Linux
• L'interfaccia è funzionale ma meno curata di Trello o Asana
• Numero minimo di utenti nei piani a pagamento (da 5 nel piano Basic)

Prezzo: Community, gratuito (versione completa, in self-hosting), Basic, $7,25/utente/mese (minimo 5 utenti), Professional, $13,50/utente/mese (minimo 25).

🔗 OpenProject, sito ufficiale | 🔗 Installazione versione Community

4. Remember The Milk

Remember The Milk si definisce «un'app to-do intelligente per persone impegnate». A differenza di Jira, RTM non cerca di gestire progetti in senso classico: gestisce la tua attenzione.

Il concetto è semplice: svuoti tutto ciò che hai in testa in liste, assegni priorità e date, e l'app ti ricorda le cose quando serve. Il supporto per Siri, Twitter, email e persino smartwatch significa che puoi aggiungere un'attività da qualsiasi parte. La funzione Smart Add capisce il linguaggio naturale: scrivi «chiama Bob venerdì alle 17», e RTM interpreta da solo data, ora e contenuto.

Nonostante il nome «poco serio», RTM si usa anche in ambito professionale: sottoattività, delega, operatori di ricerca, liste condivise, etichette colorate e centinaia di temi grafici. Nel 2026 hanno aggiunto l'integrazione MCP (Model Context Protocol): puoi gestire le attività tramite Claude, ChatGPT e Cursor, a voce o in chat.

Pro:

• Aggiunta immediata di attività da qualsiasi dispositivo (email, Twitter, Siri, orologio)
• Smart Add capisce il linguaggio naturale, senza bisogno di compilare manualmente i campi data e ora
• Funzionalità professionali: sottoattività, delega, operatori di ricerca
• Integrazione MCP con assistenti AI (Claude, ChatGPT, Cursor)

Contro:

• Non adatto alla gestione progetti complessa (niente diagrammi di Gantt, niente dipendenze tra attività)
• Il piano gratuito limita la condivisione a 2 persone
• L'interfaccia appare un po' datata rispetto alla concorrenza

Prezzo: piano gratuito con funzionalità di base, Pro, $39,99 all'anno (condivisione illimitata, allegati, etichette colorate).

🔗 Remember The Milk, sito ufficiale

5. Todoist

Todoist è costruito attorno alla metodologia Getting Things Done di David Allen. Ogni attività finisce nella «inbox», da dove viene distribuita tra i progetti, riceve una priorità e una scadenza, oppure viene rimandata.

Il vantaggio principale di Todoist rispetto agli altri strumenti della lista è la velocità. L'app si sincronizza istantaneamente su tutte le piattaforme (web, desktop, mobile) e l'inserimento delle attività tramite linguaggio naturale funziona senza ritardi. Il sistema «karma» gamifica la produttività: l'app conta le attività completate e costruisce grafici di avanzamento.

Per i team, Todoist offre progetti condivisi, commenti e caricamento di file. Il piano gratuito è più generoso di quello di Asana: fino a 80 progetti attivi e fino a 5 persone per progetto. Anche i piani a pagamento sono più convenienti rispetto alla maggior parte dei concorrenti: Premium a $3 al mese e Business a $5 per utente.

Vantaggi:

• Il piano gratuito include 80 progetti e 5 membri per progetto
• Sincronizzazione istantanea su tutte le piattaforme
• La gamification integrata (karma) motiva il team
• Prezzo contenuto dei piani a pagamento

Svantaggi:

• Promemoria e allegati solo nei piani a pagamento
• Nessun diagramma di Gantt integrato né dipendenze tra attività
• Non adatto a portafogli di progetti complessi e trasversali

Prezzo: piano gratuito (80 progetti, 5 persone/progetto), Premium, $3/mese, Business, $5/utente/mese.

🔗 Todoist, sito ufficiale

Come scegliere un'alternativa a Jira: cosa guardare

La scelta dello strumento si riduce a tre domande. Primo, dimensioni del team e budget. Se il team è fino a 10 persone e il budget è zero, prendete Trello o il piano gratuito di Jira. Se il team sta crescendo e non volete pagare per ogni utente, valutate OpenProject (server proprio) o Remember The Milk (prezzo fisso annuale).

Secondo, la metodologia. Se lavorate in Scrum con backlog e sprint, OpenProject vi darà tutto ciò che serve. Se preferite il kanban visuale, Trello o la modalità kanban di Asana. Se vivete di GTD, Todoist.

Terzo, il controllo dei dati. OpenProject sul proprio server è l'unica opzione in cui i dati non lasciano fisicamente la vostra infrastruttura. Per il settore pubblico, le banche e la sanità, questo è un requisito obbligatorio.

⁉️🤔 Domande frequenti

Si può usare Jira gratis per un team di 15 persone?

No. Il piano gratuito di Jira è limitato a 10 utenti. Per 15 persone, il piano minimo è Standard a $7,91 per utente al mese (fonte), ovvero circa $118,65 al mese o $1.423 all'anno. È esattamente questo scatto di prezzo che spinge i team a cercare alternative. A giugno 2026, Atlassian ha annunciato la fine delle nuove vendite di licenze Data Center il 30 marzo 2026 e la fine completa del supporto Data Center entro il 28 marzo 2029. I team che usano Jira on-premise possono considerare OpenProject con il suo Jira Migrator integrato, per una migrazione diretta di progetti e attività senza perdita di dati.

Per un team piccolo, è meglio Trello o Asana?

Per un team di 3-8 persone che ha bisogno di un kanban visuale e non necessita di reportistica complessa, Trello è un punto di ingresso più semplice ed economico. Il piano gratuito di Trello include membri illimitati. Asana nel piano gratuito è limitato a 2 utenti, il che significa che per un team di 5 persone richiede subito un piano a pagamento (minimo $54,95 al mese (prezzi Asana)). Ma se avete bisogno di diagrammi di Gantt, dashboard e moduli, Asana Starter ve li offre «pronti all'uso», mentre in Trello dovrete assemblarli tramite Power-Up. In sintesi: se partite da zero senza budget, prendete Trello. Se siete pronti a pagare subito per avere struttura, valutate Asana.

Quanto è sicuro archiviare progetti in OpenProject?

OpenProject può essere installato sul proprio server (on-premises), e in questo caso i dati non lasciano fisicamente la vostra infrastruttura. La versione cloud (Enterprise Cloud) è ospitata su server in Germania ed è certificata GDPR. Il codice sorgente è aperto sotto licenza GPL v3 e può essere sottoposto a audit. Per confronto: Jira Cloud archivia i dati su server Amazon Web Services e non potete verificare cosa accade esattamente ai vostri dati a livello di codice della piattaforma.

Cosa rende Remember The Milk migliore di una semplice lista di attività sul telefono?

Tre cose: Smart Add (inserimento di un'attività in linguaggio naturale in un unico campo, data, ora e priorità vengono riconosciute automaticamente), la delega (si può assegnare un'attività a un'altra persona e monitorarne il completamento) e l'ubiquità (un'attività può essere aggiunta tramite Siri, Twitter, email, smartwatch o direttamente da Gmail). Una normale lista di attività sul telefono non offre delega, ricerca trasversale tra le attività o promemoria basati sulla posizione.

Si possono migrare progetti da Jira a OpenProject senza perdere dati?

Sì. OpenProject include un Jira Migrator integrato che trasferisce progetti, attività, campi personalizzati di base e utenti. La migrazione non è istantanea, dipende dal volume dei dati, ma il solo fatto che esista uno strumento standard significa che il fornitore sta lavorando attivamente per attrarre i team che lasciano Jira. A giugno 2026, il migrator supporta i campi personalizzati di base (aggiunti nella versione 17.4).

Cosa installare nel 2026: sintesi finale

Se il budget è zero e il team lavora già con una propria metodologia, prendete Trello. È gratuito per qualsiasi numero di membri e non impone una struttura.

Se il team sta crescendo e avete bisogno di reportistica, diagrammi di Gantt e dashboard senza il ballo dei Power-Up, Asana Starter a $10,99 a persona al mese coprirà queste esigenze.

Se il controllo dei dati è critico o state abbandonando Jira on-premise (ricordate la fine del supporto Data Center nel 2029), OpenProject Community Edition. Gratuito, aperto, con migrator integrato.

Se hai bisogno non tanto di un project manager quanto di una lista di cose da fare intelligente che intercetta le attività da ogni canale (email, Siri, orologio), Remember The Milk a 39,99 $ all'anno.

E se la metodologia GTD è il tuo elemento naturale e la velocità di lavoro su tutti i dispositivi è importante, Todoist.